2005年09月21日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

時間管理術の7つの嘘 その5 : 人にまかせれば、うまくいくのか? (2)

 重要な仕事に集中するためには、まかせられる仕事は人にまかせる。


と、時間管理本でよく言われていることに対して、
それがうまくいかなかった例を前回述べました。


バタ男の失敗の原因の1つは、

  仕事を人にまかせる動機が、「その仕事を忘れて安心したい」
  というものだったため、適切なフォローができていなかった。
  (フォローすることも忘れてしまった)

  人にまかせる = 嫌な仕事を自分の目の前から消すことになって
  しまっていた。
  (目の前から消したい、という心理がフォローを忘れる原因となった)

ということでした。


しかし、バタ男の行動には、これだけでなく、
もう1つまずいところがあったのです。



それは、仕事をまかせるタイミングです。


「タイミング」といっても、

  相手の機嫌がよさそうなときを狙って頼もう!

といった話ではありません・・・。
(それはそれで処世術として、必要かもしれませんが。)



前回のバタ男の失敗例では、こうでした。

 バタ男が仕事A、B、Cを受けていた
     ↓
 仕事Bに時間がかかり、他の仕事ができなくなってきた
     ↓
 仕事Cを他の人(タレ男)にまかせた


これがまずいのです。
何がまずいかって言うと、順番がまずいのです。

私が言いたいことは、こういうことです。


  自分が困ってから、人にまかせようとしたときは、
  たいていうまくいかない。

  人にまかせるかどうかは、その仕事が発生した時点で
  決めてしまった方がうまくいく。


これは、自分自身の経験や、周りの人の仕事ぶり、そして、
仕事を頼まれる立場にいる人から相談を受けたことをベースに
導き出した結論です。

   簡単なことなのですが、この結論を見出すまでには
   5年は、かかってますので、あまり軽くみないように・・(^_^;)



  ちなみに、この結論には「デッドライン・リマインドの法則」が
  深く関わっています。

  「デッドライン・リマインドの法則」とは、

    人が「その仕事をやらなければならない!」と思い出すのは、
    今からやり始めたら、なんとか間に合う、という時である。

  というものです。思い当たるフシはありませんか?
    ※ちなみに、この法則は別名、「二度寝の法則」ともいいます・・。



自分の手元に仕事を溜めてしまうと、仕事が間に合わなくなりそうな、
ギリギリになってから思い出してしまいがちです。

そうなってから、あわてて人にまかせようとしても、良い結果は
得られないことが多いです。

「人にまかせる」ということは、自分ではコントロールできない不確定な
要素を自分の仕事に持ち込むことと同じです。ギリギリの状況で行うこと
は避けるべきです。


では、どうすればいいのでしょうか?


仕事が重なってバタバタしてしまいがちな人は、普段から仕事を人に
振ることが重要です。

ポイントは、自分の手元に仕事がきたら、すぐに人に振ることです。

忙しくなってから振るのではなく、忙しくなる前からやるのです。
普段は振る仕事の量は少なくてもかまいません。仕事を振る練習を
していると思って、実践することです。


時間に余裕があるうちに、人にまかせること。それが、まかせる側も
まかされる側もハッピーでいられる秘訣の一つだと私は考えます。




  アイゼンハワー方式や、「GTD」のワークフローのように、書類を
  分類する時点で、「人にまかせるもの」を分けてしまうやり方は、
  こういう面でも有効だと思います。

  私のメール術でも、この考え方を一部取り入れています。



 (解説)アイゼンハワー方式とは・・・

   机を4つに区切って、書類などを、
 
   『1.捨てるもの
    2.人に任せるもの
    3.重要(急ぎ)なもの
    4.特別な場所     』

   に分ける方法です。
   (『』内は下記文献の21ページ6行目より引用)



次回は「人にまかせる」ことについて、もう少し考えてみたいと思います。


参考文献
ローター・J・ザイヴァート,ヴェルナー・ティキ・キュステンマッハー
(小川 捷子訳)
すべては「単純に!」でうまくいく.飛鳥新社,2003
すべては「単純に!」でうまくいく
すべては「単純に!」でうまくいく


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Posted by 水口和彦 at 22:12│Comments(0)TrackBack(0)

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