2005年09月24日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

時間管理術の7つの嘘 その5 : 人にまかせれば、うまくいくのか? (4)

  重要な仕事をするための時間を確保するには、
  まかせられる仕事は人にまかせる。


この考えは、時間管理・タイムマネジメントについて書かれた本には、
必ずといっていいほど登場します。

これは確かに、うまくやれば効果的です。しかし、そこに落とし穴が
あることは、前回までに述べてきたとおりです。



残念ながら、この落とし穴について書かれた本はほとんどありません。


その理由は、それらの本が個人の時間管理について書かれた本だから
なのでしょう。私が述べた落とし穴は、「組織をマネジメントする」
という領域の話になってしまうのです。

しかし、私は「人にまかせる」ことを考える上で、組織として見る視点は
外すことができないものだと考えています。

その方が、結果として、個人の仕事もスムーズに進むように思えます。
(その理由は最後に述べます。)



では、私の考える「組織として見る視点」について以下に述べます。
3つあります。


1−そもそも、その仕事は必要なのか?というところから
  考え始めるべきである。

  自分がやることになるなら、その仕事はやらない。

  という仕事でも、

  人がやってくれるなら、「まあ、念のためにやっておこう」
  と判断してしまいがちです。


  これが極端になると、自分が手柄を立てるためには、
  人は使えば使うほど得だ、ということになってしまいます。

  このように、安易に人に頼むことは、実はすごく利己的に
  なってしまう可能性があるのです。


  こう考えてみてください。

  そのように、周りの人の仕事をムダに増やす人が、あなたの
  部下にいたとしたら・・・どう思いますか?


  自分がそうならないためには、一段上の視点から見て、
  ムダな仕事をさせていないか?と考えることが必要です。



2−仕事の振り分け方は、個人の能力・手持ち時間を考慮した
  「全体最適」「適材適所」で考えるべきである。

  あなたが2時間かかる仕事が、

  Aさんに頼むと3時間かかる。
  Bさんに頼むと5時間かかる。

  という場合、どちらに頼むべきでしょうか?
  もちろんAさんですよね。

  では、同様に、


  あなたが2時間かかる仕事が、

  Cさんに頼むと10時間かかる。
  Dさんに頼むと15時間かかる。

  という場合はどうでしょうか?


  この場合は・・・、


  どちらにも頼むべきではないです。

  その仕事はあなたがやるべきなのです。

  CさんDさんにやってもらうのは、あまりにもムダが多いです。
  その仕事以外の仕事をまかせるなり、一部をヘルプしてもらう
  なりして、その場は乗り切るべきです。
  
  もちろん、CさんDさんが短時間でできるように、仕事を教える
  必要はあります。しかし、納期が迫っているときに、付け焼刃的
  に教育することは避けるべきです。
  そういう教え方をすると、たいてい失敗します・・・経験談です。


3−各個人のスキルアップと合わせて考えるべきである。

  2で述べたことに合わせて、

 ・その仕事を教えるのにどれだけ時間がかかるのか?

 ・その仕事はどれだけ頻繁にやる仕事なのか?

  ということを考えるべきだと思います。


  めったにやらない仕事から教えてしまうと、教えた方は悲劇です。
  せっかく教える時間を取ったのに、なかなか自分の仕事が減りません。
  気をつけましょう・・・。



「組織として見る視点」として、以上3つをあげましたが、これらを意識
することで、結果として個人の仕事もスムーズに進むことが多いです。

それは、主に感情とモチベーションの影響によるものです。


例えば、

頼まれた仕事が、実は大して重要じゃない仕事だった、と分かったときの、
頼まれた側の心理的ダメージは結構大きいものです。

私はそういう場面を何度か見てきました。


  以前の職場で、いつも仕事を快く引き受けてくれていた人がいました。
  その人は女性で、若いのに母性的な優しい雰囲気がありました。

  いつもは仕事のグチなどを言うことはなかったのですが、あるとき、
  初めてグチを言うのを聞きました。それは、頼まれて、長い時間を
  かけてやった仕事がムダになったことが分かったときだったのです。

  その口調と落胆ぶりは、結構重かったですね。
  それ以来、私の心にちょっと引っかかっています。
  (その仕事を頼んだのが私ではなかったのが救いですが・・。)


  他にも、これに近い例をいくつか見てきましたが、
  それらに共通してることが1つあります。

  ムダな仕事をさせられた相手の仕事に対しては、次に頼まれたときに、
  ちょっと躊躇してしまうのです。
  一度心理的ダメージを受けているから、当然といえば当然です。


この話を教訓とするならば・・・

ムダな仕事を人に頼んでいると、段々と自分の仕事を一所懸命に
やってくれる人が少なくなってくる、ということになります。
職場の雰囲気だけでなく、仕事の生産性にも影響するわけです。

これは、組織の中で働く場合にはボディブローのように効いてきます。
ですから、そうならないための注意はするべきだと思います。




このように、「ほとんどムダな仕事」を人にさせるのはダメですが、
仕事の中には、「ムダになるかもしれない仕事」もあります。

がんばって提案書を書いても、その仕事が受注できなければ、その仕事
は一種のムダと言えるわけです。こういう仕事を頼むときにはどうすれば
いいのでしょうか?


私の考えを一言で言うとこうです。


  「一緒にゲームに参加させること」です。


これがどういうことか、頼まれる側の立場で考えてみましょう。

  頼まれてやった仕事がムダになった場合に、後からその事情を説明
  されたら、どう思うでしょうか?

  いくら説明しても、言い訳のように聞こえるのではないでしょうか。


  もし、頼まれた時点で、その仕事の狙いや背景が説明されていれば、
  どうでしょうか?

  その仕事が、結果としてムダになってしまっても、結構納得できる
  と思いませんか?


これが、「一緒にゲームに参加させる」ということです。

前回の記事で、仕事を頼むときには、最後に背景を説明する。と
言ったのはこういう意味もあるのです。



7つ嘘 その5はこれで終わりです。

今回の記事は人間関係の問題を含んでいますので、結構重いテーマだと
思いますが、いかがだったでしょうか?

私は、今回の記事を書きながら、過去の出来事を思い出したりしたので、
ちょっとヘビーでした・・・。この記事がお役に立つとうれしいです。


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Posted by 水口和彦 at 18:21│Comments(2)TrackBack(0)

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この記事へのコメント
今回の記事もためになりますね。
すごく心当たりがあります(^^;
以前の会社で仕事していた時、1ヶ月以上関わってきた仕事が全く重要でないことに気づいた時は相当ショックでした。
気合を入れてやるべきものか、そうでないものかの区別もつかなかったので、
その重要でない仕事に全力投球してしまっていたのです・・・。
今は、もう少し「頼まれ上手」になって、そういう悔しい思いをすることはなくなったと思いますが(^^;
Posted by ダイスケ at 2005年09月24日 23:38
やってきた仕事がムダになってしまうショックって、大きいですよね。私も、もちろん経験ありますよ。
「頼まれ上手」というのは、
・頼んだ人の性格・仕事振りをよく見る。
・その仕事の背景をよく考える。
といったところでしょうか。
「頼み上手」「頼まれ上手」が多い職場って、自然と雰囲気が良くなる気がしますね。
Posted by k_minakuchi at 2005年09月25日 21:49
 

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