2005年09月25日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

LifeHacks --- メール術 他の方法

私の Life Hacks の1つとして、前回はEメール処理のワークフローを
紹介しました。

↓ この記事です。
LifeHacks --- メール術 私の方法


私の方法の特徴は、自動でフォルダに振り分ける機能を使うもの以外は、
フォルダ振り分けをしない、という点にあります。
(メーリングリストなどの確実に自動振り分けできるもので、あまり重要で
 ないものは、フォルダへ振り分けています。)


今回は私と違うやり方として、フォルダに振り分ける方法を紹介します。

『百式』という有名なサイトを運営している田口元氏の『idea*idea』という
ブログの中で、フォルダに振り分ける方法が紹介されています。

↓この記事です。
『idea*idea』The Inbox Makeoverですっきり

受信トレイとゴミ箱以外に5つのフォルダを用意して、そこに振り分ける
という方法です。「受信トレイが空にならないといやだ」という人には
こちらの方法が向いているかもしれません。

ちなみに、こちら ↓ を参考にしたそうです
The inbox makeover

英語のサイトですね・・・。ここで書かれている、7つのフォルダを
私なりに解釈すると、こうなります。
(【】内は私の解釈です。また、番号は私が付けました。)

1−Inbox  
  【受信トレイ:最初にメールが入るところ。最後には空にする。】

2−Respond
  【5分以下で返事ができるメールを入れる:定期的に処理すること】

3−Action
  【調べものが必要だったりする、すぐに返信できないメールを入れる】

4−Hold
  【しばらく保管しておくメールを入れる:発注履歴など】

5−Waiting
  【相手の返事待ちのメールを入れる:自分が忘れないために】

6−Archive
  【保存しておくメールを入れる:記録として残すために】

7−Trash
  【ゴミ箱:迷惑メールや不要になったメールを入れる】


という感じです。

  私の感覚では「2-Respond」はいらないと思ってしまいました。
  溜めないで、すぐ処理してしまいたいなあ・・・。



また、ライブドア堀江社長の方法も、これと似ています。
ただ、フォルダはこんなに作らないそうです。

堀江氏はこんなやり方です。

・メーリングリストのメールは、各メーリングリスト用のフォルダに
 自動で振り分ける(フィルタリングする)。
 (振り分け方については『100億稼ぐ超メール術』を参照して下さい)

  ※著書には書かれていませんが、ライブドア社内の日報メールなどは
   メールソフトからではなく、Web上から発信されているのではないか
   と思います(就業時間の集計等も兼ねるためにです)。

   こういうメールは、タイトルで確実にフィルタリングできるので、
   この方法は特に有効だと思います。


・受信トレイのメールは処理したら、保管用のフォルダに移す。
 最後には受信トレイが空になる。


というものです。上の『The Inbox Makeover』で言うと、1・6・7の
フォルダだけを使い、あとは自動振り分けのフォルダがあるわけです。



と、今回は他の人の方法も紹介してみました。

今回紹介した、フォルダに分ける方法は、

 ・フォルダに移す手間がかかる

 ・フォルダ数が多い場合、それぞれのフォルダをチェックするのが
  手間になる

という点がデメリットになります。こういう小さな手間も積み重なると
結構な時間になる、というのが私の主張ですね。


それに対して私の方法は、

 ・すべてが受信トレイに残るので、探すのが大変になるかもしれない

  ※処理したメールは後で探さないことが前提です。また、万が一、
   探すときは、検索機能を使いこなせる必要があります。

 ・既読・未読・フラグの区別に頼るので、間違えると危険

という点がデメリットですね。

それぞれ一長一短です。


他にもっといい方法がないか?とも思うのですが、現状のメールソフト
では、このぐらいしかできないのかもしれません。

こういう手間をできるだけ減らす、という観点で画期的なメールソフトが
出てくることも期待しています・・・出るかな?


参考文献:堀江社長は以下の本で、メール術について述べています。






100億稼ぐ
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100億稼ぐ超メール術 100億稼ぐ仕事術 100億稼ぐ仕事術
(文庫版です)



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Posted by 水口和彦 at 21:38│Comments(0)TrackBack(0)

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