2005年11月26日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

KKJ−5 「書くこと」 --- 本当に書かないとダメなの?

ミナクチです。

 K(カンタン!) K(効果的な!) J(時間管理術)

の続きをどんどんいきましょう。


前回、このKKJでやることは基本的に2つだけ、
「書くこと」と「見ること」だけです。

ということを述べました。

今回からは、「書くこと」について、説明していきます。


時間管理のやり方は、いろいろな人が、いろいろな方法を
紹介していますが、外さない方がよい、基本原則があります。


その中でも、私が最も重要と考える原則は、
「やるべきこと」を管理するすることです。


そして、その第一歩は、「やるべきこと」を一箇所にまとめる、
というところから始まります。

これはとても単純なことですが、なかなかできないことなのです。


考えてみてください。あなたが「やるべきこと」「やりたいこと」は
どこにメモされているでしょうか?

  手帳、卓上カレンダー、メモ用紙、書類に書き込んだもの、
  あちこちに貼られたポストイット、電子メールソフトの中、
  そして、頭の中にも・・・。

そんな状況になっていないでしょうか?



まずは、これを一箇所にまとめましょう。
私は、これを手帳でやることを推奨しています。


  いくつかの例外(後で説明します)は除いて、
  「やること」を一箇所にまとめること。


これが極めて重要です。


手帳にすべてを書き移すのは手間がかかって大変、というイメージを
持つ方もいるかもしれません。
しかし、実際やってみると、そうでもないのです。

考えてみてください。ポストイットに書くのも、手帳に書くのも、
手間は変わりませんよね。書く場所が違うだけです。

そして、一箇所にまとめてみると、バラバラに書いていたときよりも、
頭が整理されることに気がつくと思います。

「やること」がどれだけあるか、全体が見えるようにしておくこと、
これがとても重要です。

もし、バラバラに書いていると・・・

 忘れていた予定を書いたメモが後から出てきて、
 予定がすべて崩れてしまう。

なんてことが頻繁に起こります。

仕事をしている中では、避けられない突発事態というのもありますが、
自分で突発事態を作るのは、とても無駄なことです。



また、頭の中で憶えておくから大丈夫!という考え方も、よくありません。
(実際こういう方も多いと思います。私の経験では。)

頭で記憶しているだけでも、おそらくほとんどの方は、
大事な予定を忘れてしまうことなど、ほとんどないでしょう。

ちゃんと記憶できてるから、いいじゃないか!
と言いたくなるかもしれません。

しかし、このやり方は、2つの問題があります。

 1つは、逆に、その大事な予定を忘れることができないために、
 いつまでもそれに気を取られてしまっていることです。

 そのため、他の仕事に気が回らなくなっているのです。

 大事な予定に気がいっている本人は、気がつかないかもしれません。
 しかし、本来使える時間が使えないのは、とても損をしています。

 書いて整理していくことで、大事な予定の前にも、他の仕事を
 処理する余裕が結構あることに気がつくものです。

 (こういった、ちょっとした時間のやりくりが無理なく自然に
  できるようになるのが、時間管理のメリットの1つなのです。)


 もう1つの問題は、逆のパターンです。

 大事な仕事は完全に忘れることはないにせよ、余裕が無いギリギリの
 タイミングで思い出すことが多いのです。

 私はこれを、「デッドライン・リマインドの法則」と呼んでいます。

 あなたも、「あー、もうちょっと早くから準備しておけば・・・」
 という後悔をした経験があるのではないでしょうか。

 これは、「デッドライン・リマインドの法則」に、はまっています。

 書いて整理しておくだけで、いつ準備を始めればいいか分かるのに、
 書かないために、自分からバタバタの種をまいているようなものです。


このように、頭で憶えておくから大丈夫!という考え方は、
いろいろ危険な要素があるのです。


「書くこと」「一箇所にまとめること」が重要ということが、
なんとなく分かってきたでしょうか?


しかし、書くことが重要といっても、書き方は重要です。
何を、どう書くか、そのやり方しだいで、時間管理が楽しくもなり、
つらくもなるのです・・・。


ということで、次回は何を書くか?
について説明していきますね。


KKJ−6 「書くこと」 --- 何を書けばいいのか?KKJ(簡単で効果的な時間管理術) 目次資格・スキルアップランキング




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Posted by 水口和彦 at 21:26│Comments(0)TrackBack(0)

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