2005年11月27日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

KKJ−6 「書くこと」 --- 何を書けばいいのか?

今日は、簡単で、効果的な時間管理術のための、
「書くこと」の続きです。


時間管理のために書く「こと」には、
大きく分類すると、2つに分けることができます。

 1つは、時間にきっちり関連付けられた「やること」

 もう1つは、時間と関連づいていない「やること」

この2つです。


前者は、

 時間が決まったアポイントや、会議の予定など、
 時間が決まっているものです。

 私はこれを、「時間指定タスク」と呼んでいます。

 やる時間が決まっている「やること」です。


後者は、

 明確に納期が決まっていない「やること」です。

 例えば、そろそろ仕事用のファイルキャビネットを整理したい、
 でも、別に急ぐわけではない。といったことです。

 こちらは、「時間流動的タスク」と呼んでいます。


そして、これら以外にも、

「期日指定タスク」・・・やれる日が決まっているもの(時間は自由)
「期間指定タスク」・・・納期までの間なら、いつやっても良いもの
              (前倒しして早めに片付けても良いもの)

と分類できる仕事もあります。

これらには「時間指定タスク」と「時間流動的タスク」の両方の
要素があるわけです。



話を分かりやすくするために、ここでは「時間指定タスク」と
「時間流動的タスク」の2つに絞って考えてみます。


この両方をうまくやりくりできれば、仕事の段取り力が
高くなる、というのは、納得していただけると思います。

そう、この両方を把握しておくことは、とても重要なのです。

しかし、これはある問題があって、とても難しいことなのです。


どんな問題かと言うと・・・説明しますね。



通常、「時間指定タスク」にあたるものは、スケジュール帳などに
書くことになります。

そして、「時間流動的タスク」にあたるものは、ToDoリストや、
備忘録といった、リストにすることが多いと思います。


ところが、このToDoリストがくせ者なのです。


ToDoリストは、「やること」をリスト化したものです。
これを使えば、「やること」をやったかどうかをチェックできるから
良さそうなものです。

しかし、実際はなかなかうまく機能させることは難しいのです。


それは、なぜか?


通常、ToDoリストには、「やること」をリストアップして、
それをいつまでにやりたいか、という期日を書いたりします。

「それをやったかどうか?」のチェックをするだけなら、
これでいいのですが、実際にいつやるかを決めるためには、
この形式では使いにくいのです。

日々のスケジュールの中に、ToDoが反映されていない。
つまり、時間指定型のスケジュール管理とリンクしていない。

これが問題なのです。



もう少し説明しましょう。


この方法では、スケジュール帳とToDoリストを
毎日、見比べないといけないわけです。

一方は、時間や、日付にそって書かれているスケジュール。
もう一方は、「やること」をずらっと書いたリスト。

これを毎日見比べて、いつ、どれをやれそうか?という
見込みを立てていく必要があるのです。


一方は時間や日付を軸にしたスケジュール、
一方は時間と関係なく「やること」を並べたリスト。

この両方を並べてみて、何を、いつやるか、
瞬間的に答えを出すのはとても難しいのです。

これをパパっとやれる人は、段取りの達人かもしれません。


そして私を含めた普通の人は、この作業に時間がかかって
しまうわけです。

ToDoリストの項目について、それをいつやるか決めたり、
終わった項目を消したり、他に優先すべきことがないかを
チェックしたり・・・といった作業が必要なのです。

一日の計画を立てるために、時間を取って考える必要があるのです。


もちろん、時間を取って計画を立てるのは良いことなのですが、
この作業はもっと簡単にできると、私は考えています。

簡単にできることを、難しいやり方をすることはないのです。


では、どうやってやるのか? 答えは単純です。


別々に書いてあるのが、混乱のもとになっているのなら、
それを合わせて1つにしてしまえばいいのです。


そもそも、「時間指定タスク」と「時間流動的タスク」の
間には、「期日指定タスク」「期間指定タスク」があるのです。

また、「時間流動的タスク」も、大体いつ頃までには、
やっておきたいという、ゆるい時間的制約があるのが普通です。


つまり、これらの「やること」の間には、
「ここからが時間流動的タスク」と、明確に示す
線を引くことができないのです。

それならば、なおさら1つにまとめてしまった方が良い、
ということになりますね。


しかし、このことについて考慮された手帳は、残念ながら
まだありません。


次回は、この手帳の書き方について、私のオリジナルの
手帳を使った方法と、市販の手帳を工夫して使う方法の
2つのやり方を紹介します。


KKJ−7 手帳の書き方公開!KKJ(簡単で効果的な時間管理術) 目次資格・スキルアップランキング




このエントリーを含むはてなブックマークこのエントリーをはてなにブックマーク
Posted by 水口和彦 at 20:02│Comments(5)TrackBack(0)

時間管理術研究所の無料メールマガジンで
モチベーションアップしてみませんか?
メールアドレスを入力すれば登録できます! → 
バックナンバーはこちら
Copyright (c) 2005-2014 BizARK Inc. All rights reserved.
この記事へのトラックバックURL
(参照リンクの無いトラックバックは受け付けておりません)
http://trackback.blogsys.jp/livedoor/k_minakuchi/50263166
この記事へのコメント
いつも更新楽しみにしています!
毎回毎回続きが楽しみです。
最近書き込みしてませんでしたが、欠かさず読んでますので頑張って下さい(^^
Posted by ダイスケ at 2005年11月28日 20:58
こんばんは!応援ありがとうございます。
今回のシリーズは、より実践的なものにしようと思って書いているのですが、ふと、書いたものを振り返ってみると、文字ばっかり・・・(^_^;)
ブログへのアクセスは増えてるのですが、読んでいただけているかが、ちょっと不安になったりもしてました。コメントもらえるとうれしいです。ありがとうございます。
KKJの記事はもう少し続きますので、よろしくお願いしますね(^_^)
Posted by k_minakuchi at 2005年11月29日 23:37
時間管理と言うことでよらさせていただきました。沢山の書籍を読んで研究されているんですね。すごいです。ここに書かれたブログは全部をみた後で読みかえしているのですが、これに似た時間管理方法は2001年ぐらいに、口コミで聞いたセミナーの中で教えていただいていました。時間流動など名前が違ったのと、内容がもう少しわかりやすかったですが。私はそちらで学んだ時間管理をいままで使っていました。やはり時間管理と言う内容なので共通点はでるものなんですね。こちらも参考にできるところは、参考にしてみます。
Posted by 紗江 at 2006年03月22日 02:55
紗江さん、こんにちは。水口です。

もしかして、一気に全部読んでいただいたのでしょうか・・・本当にありがとうございます。

私の方法と似ている人が、以前からいたというのは驚きました。
私の時間管理の方法は、
A−時間が固定されたタスク
B−時間が流動的なタスク
この2つを同じ紙の上で管理するやり方に一番の特徴があります。これだけでも本当に仕事がやりやすくなります。
考えてみれば、このポイントに気が付いた人が他にいても不思議ではないですね・・・。

私の場合、この方法に気付いた当時、
「こういうことを教えてくれる人がいたら、こんなに苦労しなくてもよかったのに・・・」
と思いました。その思いが今の活動につながっているんだと思います。
誰も言ってくれていないから、自分が発信していくしかないかな・・・という感じです。
Posted by 水口@時間管理術研究所 at 2006年03月22日 13:15
(続き)
2001年頃の私が、紗江さんと同じセミナーを受けていたら、すごく喜んだと思います。

・・・でも、もうしそうなっていたら、このブログは生まれていませんでしたね・・・ちょっと複雑な思いです(^_^;)

「分かりやすさ」については、これからも修行していきます。今度出る本は、ブログよりも分かりやすくなっていると思いますので、読んでみて頂けるとうれしいです。

これからも時々見に来てくださいね。
情報&ご意見ありがとうございました!
Posted by 水口@時間管理術研究所 at 2006年03月22日 13:16
 

※ スパムコメントがあまりに多いため「http://」は使用不可の設定にしています。
  URLをご紹介頂く場合は「http://」を省くか全角文字を使用して頂けますと
  幸いです。