2005年11月30日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

KKJ−8 KKJのメリットは?

こんばんは。ミナクチです。

昨日はKKJ的な手帳の書き方と、私が実際に使っている
手帳のフォーマットについて紹介しました。

今日は、このやり方のメリットについて説明します。



この方法のいちばんのメリットは、「やること」が一箇所に
まとめられているという点にあります。

すべてを一箇所にまとめているため、スケジュールと
ToDoリストを、頭の中で再構成する必要がないのです。

このため、素早く計画を立てられるというメリットがあります。


計画を立てるためにわざわざ時間を取るのではなく、手帳に
何かを書き込んだり、ちょっと手帳を見たりするたびに、
本当にやれそうかどうかが、すぐに分かるわけです。


もちろん、正確に時間を見積もったりするならば、それなりの
手間と時間はかかります。

しかし、この書き方で書いていると、直感的に判断しても
失敗することは、ほとんどありません。

それぞれの「やること」の内容がある程度イメージできれば、
時間的に余裕があるかどうかの見積もりは、かなり正確に
できるのです。

実は、私たちは、どのくらい時間が必要かを見積もる能力を
持っているのです。

時間の見積もりに失敗してしまうのは、私たちの能力不足と
いうよりは、

・「やること」が一箇所にまとまっていない

・自分の持ち時間の全体が見えていない

ということが主な原因なのです。

この書き方で手帳に書いてみると、そのことがよく分かります。



これが、例えば、ToDoリストとスケジュールを
切り離してしまった場合、どうなるでしょうか?


ToDoリストの項目を「いつやるか」決めるために、
頭の中で、スケジュールと合わせて考えないといけないのです。

これは、スケジュールや「やること」を確認するときに、
余分なステップが1つ増えることになります。

ですから、計画を立てるのに、余分な時間がかかるわけです。



また、単独のToDoリストを使う場合と比較すると、
こんなメリットもあります。

ToDoリストを使ったことがある方は、経験したことがあると
思いますが、リストの中には、なかなかクリアできない項目が
必ず出てきます。

まじめに書けば書くほど、そうなります。
ToDoリストの中に、ヘドロのように溜まっていくのです・・。


「やるべきこと」「やりたいこと」「やっておいたほうがよいこと」
は、それこそ山のようにあるのが普通だと思います。

しかしそれらは、時間の経過とともに、重要でなくなってきたり、
もっと重要なことが出てきたりするものです。

ToDoリストは、溜めておくためにあるのではなく、どんどん
やっていくためにあると考えるべきだと、私は考えます。


ですから私は、「いつまでにやりたい」という意識の薄い「やること」
は無視しても構わないと考えています。

「やること」はすべて、この日にはやっておきたい、という意識を持って、
スケジュールの中に組み込んでいくべきだと思います。



そして、さらに別のメリットとして、この方法では全体が見えやすく、
自分の持ち時間の中で、「やること」がクリアできるかどうか、
予測を立てやすい、ということがあります。

予測する、というのは、とても重要なことです。

ここが見えていないと、いろいろな問題が起こります。
例えば、

・頼まれごとを、やすうけ合いしてしまって、後で負担になってしまう。

  頼まれごとを断れなくて困ってしまうのは、実は、自分の
  「やること」の総量が見えていないところに原因があると思います。

  何となくやれそうかな、と思ってしまって、後で後悔するわけです。
  自分の「やること」の全体が見通せていないと、やれないものを
  やれると思ってしまうのです。


・「やること」が全然片付かない日がある。

  全体が見えていないと、特定の日に「やること」が集中してしまう
  ことがあっても、なかなか気がつきません。

  全体が見えていると、「やること」を他の日に分散させることも
  できるのです。

こんな感じです。


このような問題が起こらないようにするには、

・「やること」を集めること

・持ち時間がカタマリで見えること

が、とても重要です。

ですから私は、スケジュールは最低でも1週間単位で見た方が
良いと考えています。

ですから、見開きで1日というタイプの手帳は、いろいろ書けて
良いようにも思えるのですが、私はおすすめしていません。


さて、KKJのメリットについて、
ざっと説明してみましたが、どう感じたでしょうか?


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次回は、今回述べた以外のことで、この方法をやってみて良かったと、
私が感じたことについて述べてみたいと思います。


KKJ−9 時間管理のための重要なルールKKJ(簡単で効果的な時間管理術) 目次資格・スキルアップランキング




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Posted by 水口和彦 at 20:33│Comments(0)TrackBack(0)

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