2005年12月02日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

KKJ−9 時間管理のための重要なルール

こんばんは。ミナクチです。

名前はちょっと変ですが、とっても役に立つ、KKJ、

 K(簡単!) K(効果的な!) J(時間管理術)

のシリーズも終盤に近づいてきました。


今回は、このやり方のメリットについて、もう少し説明するつもり
だったのですが、その前に、KKJでの大事なルールについて、
お話しておきます。

KKJで時間管理をする場合には、重要なルールがあるのです。
今回は2つのルールを説明します。



以前に載せた、手帳の写真を見て、こう思った方はいないでしょうか?

 「あれ、書いてることが少ないんじゃない?・・・」


そうです。手帳に書いている項目はあまり多くありません。

というより、できるだけ項目を増やさない、というのが1つのポイント
なのです。

どういうことか?説明していきましょう。


KKJに限らず、手帳を使った時間管理を始めたときに、
誰もが疑問に思うことがあります。

「あれ、こんなに空白があっていいんだろうか?」

手帳に空白があるのは、時間がうまく使えていないからではないか?
という疑問を持ってしまうのです。


そう思ったために、空白を埋めるように「やること」を書いていくと、
どうなるでしょうか?

確かに、すべての時間を有効に使っているような気がするかもしれません。
しかし、これは大きな誤解なのです。


日々の「やること」は、一定な、変化しないものではありません。

突発の事態も起こりますし、やるつもりだったことが、やらなくても
よくなったりすることも起こります。

そういった状況の変化に応じて、柔軟に、効果的に時間を使うためには、
スケジュールは融通がきくようになっていた方が良いのです。


また、ガチガチに固めたスケジュールに満足しているときほど、
無駄な仕事をしてしまっているのです。

スケジュールを埋めること、が目的になってしまっている状態です。


こういう状態にあるときは、例えば、

 9:00〜9:30 メールのチェック

なんて、手帳に書いてしまいがちです・・・。


これは非常に仕事の効率を落とします。これは本当です。

手帳は「やること」を管理するためのものであって、
「時間割」ではないのです。


私が推奨するのは、まず、その状況で重要だと思うことを、
いつやるかを決めて、やっていくことです。

メールのチェックや、回覧書類に目を通すことなどの、
ルーチンワーク的なものを、わざわざ時間を決めてやる必要は
ないのです。

そういうことは、空白にしてある時間の中で、手が空いたときに
片付けていくべきです。

まとまった時間は、まず「大きな仕事」「手がかかる仕事」に
使うべきなのです。


現在の私は、こういったルーチンワーク的な仕事のことは、
手帳には一切書きません。

そして、このやり方に変えてからの方が、仕事がずっとうまく
進むようになったのです。


これは、とても大事なルールです。

 ルーチンワークは手帳に書かずに、半端な時間で片付ける。

これを意識してみてください。




そして、手帳に書く項目を増やさないためのルールが
もう1つあります。

それは、その場でできるものは、その場で処理してしまう、
というものです。


くどいようですが、手帳に書く項目は、少ないほどいいのです。
その方が、仕事の流れが分かりますし、本当に大事な仕事のことを
考えることができます。

逆に、手帳に書いた「やること」が増えれば増えるほど、
きゅうくつに感じますし、ストレスが溜まります。

自分の仕事の全体像がつかみきれなくなるのが、その原因なのです。


私は、ある考え方を取り始めてから、このことが分かりました。

 「細かなことは、できるだけ手帳に書かないで済むようにしよう」

と、考えるようにしたのです。

そうすると、驚くほど仕事がうまく回ったのです。


手帳に書かないで済ませるためには、その場で処理してしまわないと
いけませんから、自然とそうするようになる、という効果があるのです。

処理できるものは、その場で処理してしまう。
この単純なルールを守るために、KKJのやり方はとても
相性が良かったのです。


そして・・・

 仕事が溜まらないから、ストレスが溜まらない。

 少数の重要な「やること」は、手帳にしっかり書かれていて、
 いつやればいいかが見えている。

 だから焦ることもない。

 そして、目の前の仕事に集中できるようになり、
 細かな仕事はさっさと片付いてしまう。

そんな好循環になったのです。


仕事がどんどん片付くのに、忙しいとか、焦らされているという
感じがしないのです。


その場で、できるものは、その場で処理してしまう。

この単純なルールが、とても重要だったのです。



今回は、KKJを実践する上で、重要なルールについて述べてみました。


  ルーチンワークは手帳に書かずに、半端な時間で片付ける。

  その場で、できるものは、その場で処理してしまう。


実は、この2つのルールは、どんな時間管理にも応用できるものです。
あなたも、明日から試してみてはいかがでしょうか。


「参考になったよ!」と思っていただいた方は、
 ぜひ ↓ 1クリックをお願いします。
 人気ブログランキング(オレンジ)


次回は、KKJをやることのメリットについて、
もう少し述べてみますね。


KKJ−10 やってみて分かったことKKJ(簡単で効果的な時間管理術) 目次資格・スキルアップランキング

このエントリーを含むはてなブックマークこのエントリーをはてなにブックマーク
Posted by 水口和彦 at 21:45│Comments(4)TrackBack(0)

時間管理術研究所の無料メールマガジンで
モチベーションアップしてみませんか?
メールアドレスを入力すれば登録できます! → 
バックナンバーはこちら
Copyright (c) 2005-2014 BizARK Inc. All rights reserved.
この記事へのトラックバックURL
(参照リンクの無いトラックバックは受け付けておりません)
http://trackback.blogsys.jp/livedoor/k_minakuchi/50277604
この記事へのコメント
こんにちは!いつも記事の更新を楽しみにしています(^^

さて、今回私も新しくBlogを立ち上げました!
http://www.riyou.net
以前作ったgeocitiesのホームページは、更新が大変になるので削除しました。(やはりBlog形の方が向いているみたい・・・)

早速、このサイトのリンクも貼らせていただきました!今後ともよろしくお願いします(^^
もし、宜しかったら、また相互リンクしていただけると嬉しいです〜。

それでは!
Posted by ダイスケ at 2005年12月04日 14:13
ありがとうございます。ミナクチです。
ブログの方が更新しやすいっていうのは大きいですよね。私もブログの仕組みには本当に助かってます。
トップページにリンク追加しておきました ^^
Posted by k_minakuchi at 2005年12月05日 00:24
はじめまして、こんにちは。

私も色々本や雑誌を読み漁り、時間管理について試行錯誤してました。
ここは、私が感じていた実感にもあうお話で、納得です。
感じていたことが、間違ってなかったんだ!と思い嬉しいです!!
Posted by バレンタインスピリット at 2006年11月21日 12:34
バレンタインスピリットさん、こんにちは。

コメントありがとうございます。そう言って頂けるとうれしいですね。

これからも、時々のぞいてみてください。
今後ともよろしくお願いします。

Posted by 水口@時間管理術研究所 at 2006年11月23日 08:17
 

※ スパムコメントがあまりに多いため「http://」は使用不可の設定にしています。
  URLをご紹介頂く場合は「http://」を省くか全角文字を使用して頂けますと
  幸いです。