2005年12月04日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

KKJ−10 やってみて分かったこと

こんばんは。ミナクチです。今回は長いです。

今回は、この方法で時間管理を始めて、私が気がついたことに
ついて述べてみたいと思います。


以前にも、少し書いたことがありますが、
私は、時間管理がうまくいかなくて、苦しんでいた時期がありました。


  ・仕事に追われて残業続き。

  ・仕事のことが気になって、気が休まらないことが多い。

  ・やろうと思った勉強も、時間が取れなくてなかなか進まない。

そんなことが多かったのです。


そして、こういう状況を改善しようと思って、
ある手帳を使ってみたのですが・・・、
どうしてもうまくいかなかったのです。


どのように、うまくいかなかったかと言うと、


手帳を使ってもうまくいかない・・・3つの症状

症状その1:本気でやろうと思っていたはずなのに、続かない

  最初はやる気を持って始めたはずなのに、
  気がつくと、手帳を見なくなっている。


症状その2:飛び込み仕事で計画がくずれると、ストレスが溜まる

  せっかく計画したのに、突発の仕事が発生して、
  すべてがくずれてしまう。

  そのたびに、やることを次の日に書き移す。
  すごく無駄なことをしているような気がする。

  こんなことなら、わざわざ計画の時間を取らなければ
  良かった・・・と思ってしまう。


症状その3:やることに追われている感じが無くならない

  毎日やることをリストアップするのだが、
  すべてをクリアできない日が多い。

  できなかった・・・と自分を責めることが、かえって増えた。


こんな3つの症状があったのです。

そして、今回紹介しているKKJのベースになっているやり方に
切り替えてからは、これらの症状が無くなっていったのです。



KKJは、時間管理のための重要な要素を残したまま、
できるだけシンプルする、という発想で生まれた方法です。

はじめは、次の4つのポイントだけを考えて構成しました。

・「やること」を取りこぼさないこと

・見てすぐ分かるように、それを1枚のシートに集約すること

・自分の持ち時間がすぐに分かること

・1日単位ではなく、1週間の中で調整しやすいこと


  ※前回述べた2つのルールは、この方法をやりながら、
   分かってきたことです。

   はじめは、ここに上げた4つのポイントだけを
   考えていたのです。


そして、この方法は、私が考えていた以上に、
うまくいったのです。



なぜ、KKJのやり方は効果的なのでしょうか?

はじめは私も分からなかったのですが、やり続けてきて、だんだん
分かってきました。KKJは、上で述べた3つの症状に対して、
このような効果があったのです。


 症状その1:本気でやろうと思っていたはずなのに、続かない

  最初はやる気を持って始めたはずなのに、
  気がつくと、手帳を見なくなっている。


 この症状には、いくつかの原因があります。

 以前に私が使っていた手帳は、1日ごとにページが分かれている
 タイプのものでした。

 そして、その手帳では、毎日計画のための時間を取って、
 計画を立てることが推奨されていたのです。

 確かに、その日にやることを事前にイメージしておくことは
 効果的な面もあります。

 しかし、忙しい仕事の中では、この作業が結構ストレスになるのです。


 それはなぜか?

 その理由は、そのやり方では、計画を立てるまで、
 その日の仕事が見えないからなのです。

 つまり、計画を立てるまでは、その日の仕事がこなせるかどうか、
 自信が持てないのです。

 ということは、仕事を終えて、次の日の朝、計画を始めるまでの間、
 不安な状態が続くわけです。これでは、安心して仕事のことを
 忘れる時間が持てるはずがありません。

 次の日に計画を立てるときに、「こなせそうにない・・・」と
 なったら・・・と考えると、本当に悪夢のようです。

 この方法でも、なんとかこなしていけば、仕事の効率は上がるでしょう。
 しかし、このようなやり方では続かないのも無理ありません。


 では、どうすればいいのでしょうか?

 私は、仕事の計画は、前日の仕事が終わるまでに立てておくべきだと
 考えています。

 そして、1週間分の仕事全体が見渡せるようになっていれば、
 さらに良いわけです。


 そういう面で、KKJのシートはとても効果的だったのです。

 KKJでは、1つのシートに1週間分の「やること」を記入して
 しまいます。そうすれば、それがこなせるかどうかは、かなりの
 自信を持って判断することができます。

 明日、明後日の仕事の状況がどうか、常に分かっている状態です。
 毎朝計画の時間を取らなくても、常に明日、明後日の計画は
 ほぼできているのです。

 ですから、特別に計画の時間を取らなくても良いのです。


 ・特別に計画の時間を取らなくても良い。

 ・細かな計画を立てなくても、仕事がこなせそうか、ヤバそうかは、
  分かるようになっている。


 こういう理由で、KKJシートに変えてからは、
 時間管理が続かない、という問題がなくなりました。




 症状その2:飛び込み仕事で計画がくずれると、ストレスが溜まる

  せっかく計画したのに、突発の仕事が発生して、
  すべてがくずれてしまう。

  そのたびに、やることを次の日に書き移す。
  すごく無駄なことをしているような気がする。

  こんなことなら、わざわざ計画の時間を取らなければ
  良かった・・・と思ってしまう。



 突発の仕事が多い場合は、毎朝緻密な計画を立てることは、
 ムダになってしまうことが多いです。以前の私がそうでした。

 これについても、症状1と同様に、KKJは効果的です。

 ・1日単位で考えるのをやめて、1週間単位で見る。

 ・仕事を前後の日に移して、やりくりする。

 これが簡単にできるのが、その理由です。


 私は、声を大にして言いたいのですが・・・、
 突発の仕事が入りやすい人は、1日単位でページが分かれている手帳は、
 絶対にやめた方がいいです。

 納期的に支障の無い仕事を、別の日にずらそうとするたびに、
 別のページに書き移さないといけないのです。

 しかも・・・
 見開き1ページの手帳だと、その日のページ(左側)を見て、
 次の日のページ(やはり左側)に書かないといけないのです。

 やってみると分かりますが、これはとても書きにくいのです。
 この作業をするたびに、何だか情けない気分になってしまいます。


 それはともかく・・・

 突発的な仕事に対しては、KKJは非常に強いのです。
 さらに、前回の2つのルールを守ることで、素早く対応策を
 講じることができるようになります。




 症状その3:やることに追われている感じが無くならない

  毎日やることをリストアップするのだが、
  すべてをクリアできない日が多い。

  できなかった・・・と自分を責めることが、かえって増えた。



 すべてをクリアできない、という問題は、仕事が忙しい人なら、
 誰にでも起こる可能性があります。

 問題は、それに対する対処の仕方なのです。


 私の場合、1日単位の手帳を使っていたときは、こんな感じでした。

   ある日は、「今日は、うまく予定がこなせた。よっしゃ!」

   またある日は、「今日はダメだった・・・」

 こんな感じで、毎日勝ったり負けたりする気分を味わっていました。
 で、負けた場合は、自分のがんばりが足りなかったのかと、自分を
 責めるわけです。

 そうやって自分を奮起させるという方法がいいと言う人もいるかも
 しれません。しかし、私はこれは根本的に間違っていると思います。


 「やること」がこなせない状況というのは、あなたの仕事に対する
 警告ランプのようなものです。


 仕事がこなせない、という状況は、

   ・仕事のやり方を改善する必要がある

   ・人に任せることを考える必要がある 

   ・重要でない仕事は切ってしまう必要がある

 ということを表す、サインなのかもしれないのです。


 何か対策を取らないと、自分が苦しいだけでは済まずに、
 誰かに大きな迷惑をかけることに発展するかもしれないのです。

 それを、「明日はがんばろう!」でやり過ごしてはいけないのです。


 不思議なもので、1日単位で仕事が「できたか」「できてないか」と
 見ているうちは、これに気がつかないのですが、1週間単位で見ると、
 「これは何かしないとヤバい」ということに気がつくのです。

 私は、KKJを始めてから、こういう感性が高まったことを
 感じました。

 細かく使用時間分析をしているわけではないのですが、

 「この状況はヤバい、何か手を打とう」 とか、

 「この仕事に、この時間はかけすぎ。もっと速くできる方法はないか?」

 などと、自然に考えるようになってきたのです。


 トヨタ式の仕事術では、「ムリ・ムラ・ムダを排除せよ」と
 よく言われますが、本当にそれの必要性が実感できます。

   そんな中で、絞り出して考えついた方法がいくつかあるのですが、
   それはまた別の機会に述べます。


 1日単位の手帳を使っているときは、こういう考えになりませんでした。
 全体を俯瞰して見ることの効果なのでしょう。




今回は、私がKKJを始めて気がついたことについて述べてみました。

読んでみて気がついた方もいるかもしれませんが、
この方法は、

 ・部下に時間管理を実践させる
 ・部下の仕事力・改善力を上げる

という効果もあります。

これについても、今後紹介していきたいと思います。


まだまだ言い足りないこともあるのですが、
今回のKKJ紹介記事は、これで一区切りとします。
(注:ブログが終わるわけではありません・・・)

KKJのさらに詳しい内容は、別途レポート化を予定しています。
(どうしても早く知りたいという方は、メールでご連絡ください)


KKJ(簡単で効果的な時間管理術) 目次資格・スキルアップランキング




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Posted by 水口和彦 at 23:29│Comments(7)TrackBack(0)

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この記事へのコメント
KKJという概念素晴らしいですね。
この際レポート販売なさるか、書籍にされたらいかがですか?
その道はご紹介しますよ。

きっと図解を交えたりするとねいいコンテンツになるかも。

あ、なんか業務連絡みたいなコメントになって失礼しました。
Posted by FUJIKI at 2005年12月05日 12:17
 KKJお疲れ様でした。
 たいへん参考になりました。
 これを機会に、自分の時間管理をもう一度見直してみたいと思います。

 追伸
 目次の方に、トラックバックさせていただきました。
Posted by AKY at 2005年12月06日 23:31
ミナクチです。コメントありがとうございます。
FUJIKIさん、ホントに業務連絡みたいですよ(^_^;)。図解は入れたかったんですが、今回はそこまで手が回らなかった・・ですね。そこも含めて、もう少し熟成させてみますね。

AKYさん、ブログでご紹介いただきありがとうございました。KKJの考え方をご理解いただけてうれしいです。
これからも、また別の観点からの時間管理術を紹介していきますので、また見てみてくださいね。
Posted by k_minakuchi at 2005年12月07日 00:45
初めて書き込みさせて頂きます。
HPを拝読し、いつも勉強させて頂いております。
時間管理については、本を読んだりセミナーに参加したり色々試みていますが、なかなかうまく行きません。
時間が上手く使えないとのは頭の使い方が悪い証拠か、
などと落ち込んでいましたが、工夫次第で何とかなるかも知れないと元気が出てきました。
ここまでの考察と工夫の数々、さぞお時間と労力の要ったことと思います。
勉強させて頂いたお礼だけでも申し上げたい、と思い
書き込み致しました。
これからも伺います。よろしくお願いいたします!
Posted by うずまり at 2006年01月25日 13:07
ミナクチです。

うずまりさん、コメントうれしいです。ありがとうございます。

実は私も、時間管理が思ったようにいかない→落ち込む、自分を責めたりする という
経験をした時期がありました。その時は、自分だけかと思っていたのですが、
これは多くの人が時間管理について感じている定番?みたいなもののようです。

これからも発信していきますので、その中から、自分のやり方を見つけていっていただけると、とてもうれしいです。

これからも、よろしくお願いします。
Posted by k_minakuchi at 2006年01月26日 22:08
はじめまして。
私も皆さんと同じように沢山勉強させて頂きました。ありがとうございます。
ここ2年ほど、残業が習慣化し、仕事もたまる一方で、収拾がつかない状態でした。24時間、ものすごく散らかった部屋の中にいるような、仕事だけではなく人生すべてが、整理できていないという感じでした。
ミナクチさんのアドバイスを参考にして、このトンネルから抜け出せた時、また、ご報告します!
これからも頑張って下さい。
Posted by tomoko at 2006年03月11日 01:04
tomokoさん、コメントありがとうございます。
散らかった部屋の中にいるっていう感覚は、私も感じていましたから、よく分かります。

私の場合、「やること」を書き出していくことを続けているうちに、自分でも気づかない間にその感覚がなくなっていきました。

最初は、書いたり見たりするのを忘れてしまうこともあるかもしれませんが、もしそうなっても、自分を責めないでくださいね。
私の経験では「絶対時間管理しなくっちゃ!」と思うよりも、「時間管理した方が、なんかスッキリするよね」と思うくらいの方が、結果的にはうまくいきました。
ちょっと意識してみてみるといいかもしれませんね。
Posted by k_minakuchi at 2006年03月12日 09:54
 

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