2006年04月30日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

【KKJ 2.0 】 タスクの管理は「仕切り」と「ならし」で

こんばんは。水口です。

GWに突入していますが、

「 KKJ 2.0 」(カンタン!効果的な!時間管理術 実践編)
前回の続きをいきますね。(第7回です)


前回は、

「やること」のピースには2種類あるうちの、2つめ、

「時間流動的タスク」についての話でした。


時間流動的タスク(時間が決まっていない「やること」)を
書き出して管理しないために、「見えないダブルブッキング」
発生してしまうという話でした。


こういう状況にならないように、KKJでは時間流動的タスクの
取り扱い方を決めています。

時間流動的タスク(スライドタスク)は、専用の場所に書いておくのです。
こんなふうに、専用のワクを用意しておくのです。
時間流動的タスク欄の紹介


この方法、時間が決まっていない「やること」を専用の場所に書いておく、
というのは、実は、To Doリストと同じです。

To Doリストと違うのは、書いた時点で日付ごとに割り振ってしまう
ところにあります。これが重要なポイントです。



KKJでは、「時間流動的タスク」を2ステップで扱います。

・まずは、日付ごとの「仕切り」の中に割り振っていく。

・そして、空いている時間にそれを実行していく。

この2つのステップです。


こうしておくことで、「見えないダブルブッキング」のような、
日によって、仕事量の差が激しいということがなくなります。

また、後になって「昨日のうちに、やっとけば良かった・・・」と
後悔することもなくなるのです。

一方、細かく時間を割り付けているわけではないので、突発事態や、
飛び込みの仕事が入ったときに、柔軟に対応できるのです。


これが、ストレスがたまらない時間管理のポイントなんです。



では、昨日の例で見てみましょう。

昨日の3つの「時間流動的タスク」を、期限の水曜日に割り付けたと
したら、こうなります。
(それぞれのタスクに、予想の所要時間も書いています。)
時間流動的タスク欄でダブルブッキング防止

この状態で、「時間流動的タスク」の欄と、「時間指定タスク」の欄を
両方見てみると、時間が足りないことが分かります。

タスクを書く時点で、これに気付くので「前の日にスライドさせておこう」
という判断ができるのです。
(こうやって、前の日の欄に書くわけです。)
時間流動的タスク欄で改善後


「時間流動的タスク(スライドタスク)」は、

・日付けごとの仕切りの中に入れる。

 このときに、タスクがあふれそうなら、それをならす
 (タスクの期限を見て、前の日、または後の日にずらす)


・それぞれのタスクを、空き時間に実行していく。


というふうに扱うのです。

これが、簡単にできて、「見えないダブルブッキング」を起こさない
KKJの秘訣です。


この、2つの欄を使う方法は、実はほとんど手間はかかりません。

「忘れずに手帳を見ること、手帳に書くこと」

という原則を守りさえすれば、継続するのが簡単なんです。



さて、この方法どう思います?

理屈はともかく、やるのは簡単そうだと思いませんか?



「なるほど、一理あるかも。」と思っていただいた方は、

 ぜひ ↓ 1クリックお願いします!

 人気ブログランキング(ブルー)



次回は・・・、この方法のメリットについて
他の時間管理との比較をしながら考えてみますね。





このエントリーを含むはてなブックマークこのエントリーをはてなにブックマーク
Posted by 水口和彦 at 23:00│Comments(5)TrackBack(0)

時間管理術研究所の無料メールマガジンで
モチベーションアップしてみませんか?
メールアドレスを入力すれば登録できます! → 
バックナンバーはこちら
Copyright (c) 2005-2014 BizARK Inc. All rights reserved.
この記事へのトラックバックURL
(参照リンクの無いトラックバックは受け付けておりません)
http://trackback.blogsys.jp/livedoor/k_minakuchi/50618741
この記事へのコメント
 「超カンタン時間管理術」を読ませていただき、とてもためになりました。
 ただ、時間流動的タスクを手帳に記入する具体的な方法がよくわかりません。
 頭に浮かんだタスクをどの日に割り振るかは、どのように判断するのでしょうか?シャーペン(鉛筆)やフセンを使って、とりあえず割り振って、後で移動させるのでしょうか?
 ご回答いただけたら、幸いです。
Posted by きょん at 2006年06月26日 21:13
きょんさん、ありがとうございます。

時間流動的タスクの書き方ですね。了解しました。

まず、一度書いたタスクは、書き換えても、書き換えなくても構いません。

そのままにしておいて、翌日にやることになっても構いませんし、
日を変えたときに、チェックボックスだけ新しく書いて、
矢印を引っ張っておいてもOKです。
(もちろん、書き換えても構いません。)

ここは、書き換えたいという人と、書き換えないでも、1週間単位で
分かればいいという人に分かれると思いますが、どちらでもOKです。

書き換えない場合も、やり残しがあれば、目に入るように、
シートは1週間単位にしているというわけです。
前日にやり残しタスクがあれば、すぐに見えるようにということです。

(続きます)
Posted by 水口@時間管理術研究所 at 2006年06月27日 00:57
次の週に持ち越しになったタスクは、翌週に書き写します。
そのときは、元のタスクの方は消さないで、チェック欄に持ち越しマーク
(私の場合四角の中に > マークです)
を入れるのがおすすめです。


あと、時間流動的タスクを、最初に手帳に書くときは、
2つの見方をすることになると思います。

1−いつならできそうか?
  これは、他のタスクの入り具合を見て、判断することになります。

2−いつまでにやらないといけないか?
  これは、その仕事の期限と関係してきます。

理想は、1の「いつならできそうか?」という見方で日を決めることですが、
あとで他のタスクが入ってくるのを警戒して、1と2の中間あたりで、
日を設定するという方法もあります。
2の期限ギリギリに設定するのは、おすすめしません・・・って、
これは、きっとやりませんよね。

こんな感じで、イメージがつかめるでしょうか?
Posted by 水口@時間管理術研究所 at 2006年06月27日 00:59
水口 様
 ご回答いただき、ありがとうございます。
 時間流動的タスクは、「いつならできそうか」「いつまでにやらないといけないか」を、1週間を単位として考える、ということ...ですね。
 実践に活かしてみます。
Posted by きょん at 2006年06月27日 22:46
きょんさん、コメントありがとうございます。

この部分は、なかなかノウハウ化しにくいところもありますので、
また疑問に思うところがあったら、質問してくださいね。

考え方としては・・・、
「いつからやるか」と、自分に対して「宣言」する
という見方をすると、いいと思います。

もちろん、「いつから」にも、
攻めの「いつから」(チャレンジングな日程)
守りの「いつから」(自信を持てる日程)
があるわけです。どちらがいいかは一概には言えないので、
(その人の性格もありますし、そのタスクへの思いによっても変わります。)
ちょっと意識して試してみるといいと思います。

参考にしてみてください!
Posted by 水口 at 2006年06月29日 08:20
 

※ スパムコメントがあまりに多いため「http://」は使用不可の設定にしています。
  URLをご紹介頂く場合は「http://」を省くか全角文字を使用して頂けますと
  幸いです。