2006年05月01日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

【KKJ 2.0 】 突発仕事に負けないためには?


こんばんは。水口@時間管理術研究所です。

5月に入りました!五月病のウィルスを吹き飛ばしちゃいましょう!


さあ、「 KKJ 2.0 」(カンタン!効果的な!時間管理術 実践編)
第8回です!


これまでに、KKJメソッドの基本部分である、

時間指定タスク時間流動的タスクの2種類のタスクの
扱い方について、説明してきました。


ちょっとおさらいしておきましょう。
前回、タスクを並べ終えた状態は、こうなっています。

2つのタスク欄

この上段の青のピースが、時間流動的タスク

下段の緑のピースが、時間指定タスク です。

KKJは、このようにタスクを2つに分けて管理するところに
特徴があります。


今日は、なぜ2つに分けると良いのか? という部分を、
もう少し突っ込んで考えてみましょう。


例えば、こんな考え方をしたとしたら、どうなるでしょうか?

  時間指定タスクも、時間流動的タスクも、
  時間を使って「やること」をやり遂げるという意味では同じ。

  それならば、全部合わせて計画を立てたらいいのではないか?


実際、時間管理の方法を、本などで紹介している人の中には、
タスクを分けていない人が多いです。

確かに、これも1つの考え方かもしれません。

どちらにしても、使える時間ワクの中に、
「やること」を並べるという意味では同じです。


しかし私は、タスクを2つに分ける方が、ほとんどの人にとって
やりやすい方法だと考えています。

というのは、タスクを分けない方法でうまくいくのは、
計画通りに物事が進む場合に限定された話なのです。


もし、立てた計画通りに仕事が進み、時間が足りなくなることも、
時間が余ることもないのであれば・・・、
タスクを分けても、分けなくても、結果は同じです。


ですが、実際は計画通りにいくことは、まずありません。


その原因の1つは、

突発事態や、飛び込みの仕事です。

  「突発事態」なんていうと、ちょっと大げさに聞こえますが、
  予定していなかった頼まれごとなども、突発事態の1つですよね。

  上司から急に受けた指示も、もちろんそうです。

  そう考えると、突発事態が無い、なんてことはありえないですよね。


そして、計画通りにいかないもう1つの理由は、

時間流動的タスクをやるのに必要な時間は、完璧には予測できない

ということです。

  時間指定タスク(例えば、会議など)は、予定の時間で終わることが
  多いですが、時間流動的タスク(何かを作ったり、作業したり)は、
  予定の時間で終わるとは限りません。

  思ったよりも早く終わる場合もありますし、思ったよりも長い時間
  かかる場合もあります。

  ですから、時間流動的タスクの長さは、予測に対して、ある程度
  変動するのです。



この2つの理由のため、ピッタリと計画通りに時間が使える、と
いうことは、まずありえません。

「15分単位で計画を立てて、計画通りに行動する」という時間管理を
やるべきだ、と書いてある本もありましたが・・・、

あまり真に受けないほうがいいと私は思います・・・。


  余談ですが、計画を細かく立てているタイプの人が、
  計画よりも早く、タスクが終わりそうな時はどうするんでしょうね。

  最後の方は、わざとゆっくりやったりして (^_^;)

  というのは、冗談のようですが・・・、
  実際、こういう意識も出てきてしまうと思います。

  本当の目的(時間をうまく使う)のための手段が時間管理です。
  「計画通りに物事をこなす」ことが目的になってしまっては、
  手段の目的化であり、本末転倒ですよね。



さて、突発事態が起こったり、見込みよりも時間がかかったりするたびに、
計画を修正するのでは大変ですよね。

ストレスもたまります。

それに何よりも、
計画の立て直しにかける手間は、まったくのムダです。


第4回でも少しいいましたが、ここは重要なので、もう一度言います。

 時間管理のために計画を立てて・・・、
 状況が変わるたびに、その計画を立て直すのは、

 ムダな手間をかけているだけなんです!
 忙しい人が、そんなことをやっていてはいけません。



多くの方が誤解していることなので、もう少し言います・・・

 時間管理とは、計画的に物事をこなすことではありません!

 時間管理の本質は、どの「やること」に時間を使うかを
 判断していくことなんです!



ですから、KKJでは、

  計画は立てない。

  事前にやるのは、情報(タスク)の整理だけ。

という考え方を基本にしています。


  状況が変わるのなら、直前になって判断を変えないと
  いけないこともある。

  それならば、事前に準備しておくのは、判断のために必要な情報を、
  使いやすい形に整理しておくことだけでいい。

  という考えですね。


  そして、そのために必要な条件が、にも書きましたし、第4回でも
  説明した方法なんです。



さて、もう1つ話しておきたいことがあります。

時間指定タスクと、時間流動的タスクを分けて管理することには、
もう1つのメリットがあるんです。


ここまでの話の中で、もう気付いている方もいるかもしれませんが、
このタスクは、こういう違いもあります。

 ・時間指定タスクの特徴は・・・

   時間と場所が決まっているので、
   その時間はどうしても拘束されてしまう。


 ・時間流動的タスクの特徴は・・・

   自分の工夫次第で、短くもなるし、長くもなる。
   分割してやってもいい。
   場所を変えてやってもいい・・・その他いろいろありますね。


 というように、時間流動的タスクの方は、
 いろいろとやり方を工夫する余地があるのです。
 (自分でコントロールできる領域が大きいということです)

 つまり、時間を有効に使おうと思ったら、時間流動的タスクの
 やり方がポイントになってくるのです!



 逆に、時間指定タスクは、ある程度仕方がないと考えて、
 こなしていけば良いのです。

 自分が工夫できる余地が少ない仕事よりも、工夫できる余地が大きい
 仕事に意識を向けること。
 
 それが、自分の能力を最大に活用することにつながります。

 そういう意味でも、この2つのタスクを分けて考えることは
 有効なんです。




今回は、KKJメソッドと、他の方法(計画重視の方法)
の比較のような感じで見てみました。

でも、計画を立てない! というのは、びっくりした方も
いるかもしれませんね。

「でもこれ、なんかいいかも?」と思っていただいた方は、

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↑ これ、ブログのランキングなのですが、
  最近変動が激しいですね(^_^;)


さて、次回は・・・、

To Doリスト的な管理方法との比較をしてみます。
忙しくて困っている方、必見です!




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Posted by 水口和彦 at 23:33│Comments(2)TrackBack(0)

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この記事へのコメント
「時間管理は、本来の目的を達成するために、どの『やること』に時間を使うかを自分で判断していくための手段であって、『計画通りに物事をこなす』ことが目的になってしまっては手段の目的化であり、本末転倒」
深いですねー、この言葉にシビレました。(笑)
Posted by makoto at 2006年05月02日 01:42
makotoさん、こんばんは。

ありがとうございます。
実はこの部分、私がすごく伝えたかったところ
なんですよね。思わず熱くなってしまいます(^_^;)
響いてくれてうれしいです!

Posted by 水口@時間管理術研究所 at 2006年05月02日 21:25
 

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