2006年05月02日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

【KKJ 2.0 】 防御力アップのためには?


こんばんは。 水口@時間管理術研究所です。


「 KKJ 2.0 」(カンタン!効果的な!時間管理術 実践編)の
中盤に入ってきました。 今日は、第9回です!

前回は、KKJメソッドについて、タスクを2種類に分けると
なぜ良いのか?について、考えてみました。


今回は、違う切り口で見てみましょう。それは、「防御力」です。

時間管理のために、タスク(やること)をうまく整理できたとしても、
タスクの量が多すぎると、こなしきれないですよね。

「やること」が多すぎて困る場合には、「やること」を減らすことを
考えないといけないわけです。


そして「やること」を減らすためには・・・

 ・その仕事をやらないで済むようにする (その仕事を断る)

 ・その仕事を誰かに頼む (別の人にやってもらう)

の2つの方法のどちらかを取るしかないのです。


  ※「やること」を短い時間でこなす方法はいろいろあります。

   2つのことを同時にやる、もっと短い時間でやる、など、
   同じ時間にやれることの数を増やす方法はあるのです。

   しかし、やること自体の数を減らさないと、どうにもならない
   場合もあります。そのためには、「やらない」か「人に頼む」の
   どちらかしかないのです。


しかし・・・、

その仕事を断る。その仕事を誰かに頼む。そうすればいいのは
分かっていても・・・なかなかうまくできないことも多くないですか?

「うまく断れない」
「うまく人に振れない・・・」

というのは、私も以前悩みました。

これは自分の性格の問題か?と悩んだことも多いです。


ところが・・・

それは性格の問題ではなかったのです。
時間管理ツールに、問題があったのです!


これがどういうことか、説明しますね。


私は、KKJメソッドで時間管理を始めてから、仕事を断ったり、
人に頼んだりするのがうまくなったんです。

仕事や、周りの人に対しての気持ちの変化があったわけではありません。


では、なぜこうなったのでしょうか?

気持ちや性格には変化はありませんでしたが、
1つだけ変わった点があったのです。

それは、自分の空き時間をつかんでいるかどうかの違いでした。


  KKJで時間管理をした場合、時間指定タスクと時間流動的タスクの
  2つを、見えるように整理していくところに特徴があります。

  このやり方だと、「この週に、これ以上仕事を入れるとまずいな」
  ということが分かるのです。

  ですから、仕事を頼まれた時点ですぐに、

  「今は無理です」
  「この期限では無理です」

  ということが言えますし、自分では無理なので、人に頼むという
  判断もできたのです。


逆に、KKJの導入前は、「うまく断れない」「うまく人に頼めない」
という状況が多発していました。

  これは、使える時間の中に、どれだけの「やること」があるか、
  よく見えていないために起こります。

  「うまくやれば、自分でもできるかもしれない」という、期待や、
  希望的観測
を持ってしまうのです。



ここで、ちょっと考えてみてください。

例えば、

 「なんとなく無理そう」だから断る

 「なんとなく無理そう」だから人にお願いする

っていうのは、よほど神経が太くないと、できませんよね。

ですから多くの人は、「うまくやれば、こなせるかも」という
淡い期待のもとに、自分でやろうとしてしまうのです。

そして、完全にオーバーワークになって、破綻寸前になるまでは、
なかなか人に頼んだりできないのです。


しかし、それは周りの人にとっては迷惑な話なのです。

  期限が迫ってきてから、「やっぱり無理。これお願い!」と、
  仕事を渡されるよりも、

  その仕事が発生した時点で渡された方が、頼まれる側としては
  やりやすいですよね。

  その方が、組織のためであり、自分のためなのです。



  ※・・・誤解を招かないように言っておきますが、

   私は、何でも断ったり、人に頼んだりして、自分の仕事を減らせと
   言っているのではありません。

   後になってから断ったり、人に頼むのは、いろいろなムダや迷惑が
   発生します。

   断ったり、頼んだりするのは、できるだけ早く判断したほうがいい。
   ということを言いたいのです。

   そして、その仕事が発生した時点で、判断するのがベストなのです。



仕事の量(その仕事をこなせるかどうか)を素早く判断すること
それが、自分の仕事を破綻させないための最高の「防御力」になります。

決して、性格の問題ではないのです。


さて、その判断のためには、本当にKKJの方法がベストなのでしょうか?
ということも考えておきたいのですが・・・

長くなりそうなので・・・次回に続きます。



今回の「防御力」については、本当に真剣に考えてみてくださいね。
決して自分のためだけではなく、周りの人のためでもありますから。

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 ・・・うーん、今何位だろう (汗


「To Doリスト的な管理方法との比較」というところは、
次回登場しますので、もう少しお待ちを・・・。




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Posted by 水口和彦 at 23:11│Comments(2)TrackBack(0)

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この記事へのコメント
仕事量をすばやく判断すること。

とても共感しました。

ありがとうございます。
Posted by たなか at 2006年05月03日 13:11
たなかさん、はじめまして。
コメントありがとうございます!

たなかさんのサイトも拝見しました。
良いです!また、のぞかせて頂きます。

これからもよろしくお願いします。
Posted by 水口@時間管理術研究所 at 2006年05月05日 23:07
 

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