2006年05月04日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

【KKJ 2.0 】 防御力アップには、素早い判断を!


こんにちは! 水口@時間管理術研究所です。

  今日はめずらしく? 昼間の投稿です。


さあ「 KKJ 2.0 」(カンタン!効果的な!時間管理術 実践編)です!
今日は第10回、前回書ききれなかったところの続きをいきます。


前回は、「防御力」の話でした。

  「やること」が多すぎて困る場合には、「やること」を減らすことを
  考えないといけない。

  そして「やること」を減らすためには・・・

   ・その仕事をやらないで済むようにする (その仕事を断る)

   ・その仕事を誰かに頼む (別の人にやってもらう)

  の2つの方法のどちらかを取るしかない。

  そして、そのためには、KKJのやり方が有効。


  というところを、前回述べましたね。



今回は、なぜKKJのやり方がいいのか? という検証をかねて、
他の時間管理方法を見てみましょう。


実は、他の時間管理法の中には、「防御力」の素早い判断の
ジャマになる方法や考え方があるのです。


その1つが、To Doリストによる管理です。

 自分の「やること」を、To Doリストにまとめていくという方法は、
 その仕事を忘れないためには効果的です。

 やり残しがないかチェックする、という目的にはとても適しています。


 しかし、実際に時間が足りるのか?足りないのか?といった判断を
 するためには、こんな問題点があるのです。

 ・スケジュール帳(時間指定タスク)と照らし合わせなければ、
  時間の空き具合は分かりません。

 ・To Doリストの中に、期限が長いもの、短いものを混在させると、
  確認する手間が増えます(分かりにくくなります)。


 KKJとの比較を例えていうと、こんな感じです。

 KKJの「時間流動的タスク」の欄は、1週間分の「やること」を
 並べた棚のようなものです。

  平たい棚の上に、たたんだ服を重ねて並べているイメージです。
  (お店の陳列棚のようなイメージです。)

  週ごとに棚があり、その中が1日ごとに区切ってあるわけです。

  そこにさらに服を乗せようとした時に、積みすぎになりそう
  だったら、すぐに分かりますね。



 一方、To Doリストは、週に関係なく、すべての服を1つの箱に
 入れているようなものなのです。

  今週の仕事のことを確認したくて、箱の中を見ると、その中には
  来週の仕事、来月の仕事まで入っていて、ジャマになります。

  今、思い出さなくてもいい、余分なことまで思い出してしまいます。

  また、1日ごとの仕事量の見通しがつかないために、箱の中に
  どんどん服を入れてしまいます。

  こなしきれない量まで入れてしまったことに気がつくのは、
  後になってから、というわけです。


 これ、イメージできたでしょうか?
 言いたかったのは、こういうことです。

  To Doリスト単体では、

  ・ やることを忘れない
  ・ やり終えたかどうかチェックできる

  という効果はありますが・・・、

  今抱えている仕事をこなせるだけの時間が確保できそうか?
  という見込み、見通しを立てることができないのです。


  これは、忙しいときには、かなりストレスの原因になります。

  やらなきゃいけないことは強く意識する。しかし、
  それを実際にやれるかどうかの見込みが立たない。


  そんな状況ですからね。


もちろん仕事をする上で、やれたかどうかをチェックするのは、
必要なことです(人は忘れる動物ですから・・・)。

しかし、わざわざストレスがたまる方法(To Doリスト)を
使うことはないと思います。


あなたが、本当に仕事や生活の中で、自分の能力を活用したいなら、
使いにくい道具を使うことに、自分の能力を使うべきではありません!

と、私は言いたいのです。

  (KKJのやり方は、To Doリストをヒントにした上で、
   この、「見込みが立たない問題」を解決したものなんです。)





そして、もう1つ、素早い判断のジャマになる考え方があります。

それは、「優先順位」で判断すべきという考え方です。

優先順位については、 『七つの嘘』シリーズの記事でも、
述べていますが、今回はちょっと違った切り口で見てみましょう。


「優先順位を付けて判断すればいい」という考えで時間管理を
やろうとすると、どうしてもハマりがちなワナがあるんです。


「優先順位を付けてやればいい」という考え方は、

  すべての仕事を一度自分の手元に置いて、

  それを整理しながら処理していく


ということです。


そして、このやり方には2つのワナがあります。

 1つは、後で優先順位を付けるから・・・と思って、
 「やること」が増えていく状況に歯止めがかからないことです。

 前回言ったように、仕事を断るにしても、人に頼むにしても、
 できるだけ早い段階で決める方がいいのです。

 その仕事が発生した時点で、すぐに判断するのがベストです。

 しかし、優先順位を付ければいい、という安心感(言いかえれば、
 判断の甘さです)があると、すぐに決められないのです。



 もう1つは、「やること」が多い状況では、優先順位の低いものは
 必ず先送りになってしまうのです。

 先送りにして、何日か過ぎてから、その仕事を断ろうとしたり、
 人に頼もうとしたりするのは、トラブルの元になります。

 断られる立場、頼まれる立場に立てば分かりますよね。
 相手がやってくれるものと思っていたのに・・・、

 期限が迫ってきた頃になって、「できません」、「やってください」と
 言われたら・・・ どう思いますか?



「優先順位」の高いものからやればいい、という考え方は、
[ 成果/投入時間 ] を最大化するという観点では、正しいです。

しかし、優先順位を付けて処理していくということは、
「やるか、やらないか」の判断の先送りでもあるのです。

その先送りによる弊害は、実はとても大きいのです。



今回の話を、まとめて言うと・・・

 「やるか、やらないか」の判断は、できるだけ早いほうがいい。

 To Doリストや優先順位の考え方は、そういう意味で問題がある。

ということになります。



To Doリストや優先順位は、一面だけを見れば、正しいやり方です。
それで、私もこのワナにハマったことがあったんです。

みなさんは、同じワナに引っかからないように、気をつけてくださいね。


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 ・・・また順位が上がってきました。ありがとうございます!



さて、次回は・・・

KKJの要素のうち、まだ説明していない、
第3の欄について説明しますね。



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Posted by 水口和彦 at 14:22│Comments(0)TrackBack(0)

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