2006年11月03日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳の使い方 − 定期的なタスクのフォローは意外と面倒なもの。


こんにちは。 水口です。

今日も、手帳関連の話です。
最近、私の悩みを解消できたリフィルの話です。


まずは、ちょっと時間管理の基本を復習しておきます。


■ 時間管理で重要なこと : 一ヶ所に集約させる

手帳に限らず、時間管理を行う場合は、自分のタスク(やること)を
確認するために見る場所は、少ないほど良いです。

チェックしなければいけない場所が多ければ多いほど、
判断に迷いが生じてストレスの原因となりますし、
見落としなどのミスの原因にもなります。


時間管理では、できるだけ一ヶ所に集約させる方が、
楽で、確実に管理できるのです。

昨日紹介した手帳リフィルは、まさにその考え方をリフィルにしたものです。

週単位で、自分のやるべきことを、一ヶ所に集約させて、
混乱やストレスを防ぎつつ、自分のための判断材料を揃えておく。

そんな使い方のためのものです。

しかし・・・、 中には週のページとは別に書く方が便利なものもあります。


■ 例外 その1 ・・・「日課」 的なタスクやチェック

例えば、毎日やる日課的なことをチェックするのに、
週のページに書くのは、ちょっと面倒だったりします。

例えば、自分が日課にしようとしていること(毎日○km歩く、とか) や、
自分が信条としていることが守れたかどうかのチェックなどです。

後者の例としては、「笑顔で人に接する」 とか、「部下を怒鳴らない」 など、
自分の習慣について、毎日○×チェックをするといった感じの使い方です。
(これは、「タスク」 ではなく、「チェック」 ですが。)


こういう日課的なものは、チェック欄を別に設けた方が、
便利なことがあります。



■ 例外 その2 ・・・「月ごと」 のタスク

また、どうしても週とリンクさせにくいものに、月ごとのタスクがあります。
「毎月○日までに□□をやる」 というものです。

もちろん、これは週のページに書いてもできます。

ただ、毎月やることが決まっているのであれば、別に表を作って
管理した方が、楽な場合もあります。

月ごとに項目を並べておけば、「今月の○○は終わったっけ?」 とか、
「あと何が残ってたっけ?」 というのが一目で分かります。



■ で、どうするか・・・? 定期タスク専用リフィルを作りました。

こういう定期的なタスクやチェックは、それぞれ別個に管理してもいいのですが、
管理するものはむやみに増やさないのが、ストレス無く時間管理をやるコツです。

日課の表、月次タスクの表・・・、と増やしていくのは良くありません。


そこで、それをまとめたものを作ったのです。

試用してみたら、かなり使い勝手が良いので、
今回PROFETレフィルに追加したんです。

マンスリーシートの例

拡大画像(クリックすると出ます) の方を見ると、大体使い方が
イメージできるのではないかと思います。

・日課的なもののチェック
・月ごとの定期タスクや定期イベントのチェックと結果の記録
・月ごとの計画や考察などを書ける欄
・月間のカレンダー

を1つにまとめたような感じのものです。
(A5サイズの大きさを活かしてレイアウトしました)


これで、手帳の日常的に見るページを、

 ・定期的なタスク(毎日・月次)専用のページ

 ・不定期なタスクを含む、週間のタスクのページ

の2つに絞り込みつつ、効率よく「やること」 を集約できるようになりました。


これは、ありそうだけど・・・今まで無かったリフィルだと思いますし、
使ってみた感じがすごくいいので、他のタイプの手帳をお使いの方も、
タスクのまとめ方の参考にしてみてください。

 
  A5システム手帳や、A5ルーズリーフを使っている方、使ってみようかという方は、
  こちらにインプットして頂ければ、資料と見本が届きます。
  ・・・決して怪しいサイトではありません (笑)


手帳については、いろいろ小ネタ的なものもありますので、
またちょっとずつ紹介していきたいと思っております。

「ふむふむ・・・」 と読んで頂けた方は、
ぜひ ↓ ワンクリックをお願い致します。
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今回は、意外と長く? この記事の作成に、
ここまでで44分でした。



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Posted by 水口和彦 at 23:50│Comments(3)TrackBack(1)

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時間管理術研究所 □□ 仕事と生き方、幸せの研究所 □□:手帳の使い方 − 定期的なタスクのフォローは意外と面倒なもの。 私はこの↑ブログを参考に来年から見開き一週間のリフィルを使おうと思っているのですが、それを更に効率的に使うコツがエントリされていたの...
【手帳術】見開き一週間リフィルを効果的に使うために【電気鼠】at 2006年11月07日 01:24
この記事へのコメント
随分長い間手帳をあれこれ物色しておりますが、
何となく興味を持ちましたので、資料請求してみました。

どんなものか楽しみです。
Posted by ☆shinchan☆ at 2006年11月04日 21:12
はじめまして。
当HPの手帳の使い方を参考にしている者です。
すでに半年経ちますが、管理がしやすくなったと思います。リフィルもここのコンセプトに限りなく近いものも探し出しました。
(ちなみにKNOXのものです)
ただ、今回のエントリーのように月次のタスクをどう管理したら良いのか最近困って困ってましたので、タイムリーな記事でした。
また参考にさせてもらいます。
ありがとうございました。
Posted by あべ at 2006年11月04日 22:06
shinchanさん、こんばんは。

資料のご請求ありがとうございます。
一体どんなレフィルなのか?
ちょっと見てやってくださいね。


あべさん、はじめまして。
コメントありがとうございます。

半年前から実践していただいているとのこと、
大変うれしく思います。

実は私たちが1日に実行しているタスクって、
習慣になっているものや、サブシステム内のタスク(メールなど)
を含めると、1日に100件以上あるんですよね。

通常のタスクの管理以外に、そういうタスクをどう整理していくか?
というのも、今の私のテーマの1つなので、今後も追求していこうと思います。
また参考にしてみてくださいね。

Posted by 水口@時間管理術研究所 at 2006年11月05日 00:09
 

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