2006年11月13日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

「基準」 と「手順」 − 仕事が速い/遅いの違い


こんにちは。水口です。

今日は、自分の仕事が速いときと、遅いときの違いについて
考えてみませんか?

一昨日の記事では、「ネットで見つけた変な記事」的なものを紹介しましたが、
その中で、私はこんなことを書きました。


■ どちらの仕事のやり方が効率がいいでしょうか?

一昨日の記事を読んでいない方は、ここでちょっと考えてみてください。

メールの処理をするときに、次のどちらのやり方が、
時間的に効率がいいでしょうか? 


パターンA
 「今は時間が無いから」 と、緊急の用件のメールを選んで、
 返信する。残ったメールは後で処理する。

というのと、

パターンB
 とにかく、開いたメールは「順番に」 その場で処理する。



正解は・・・?

一昨日の記事でも書いたように、パターンBの方が効率が良いです。

   パターンAは、「その場をしのぐ」 テクニックとしては有効ですが、
   結局、後で残ったメールを処理することになります。

   ですから、処理時間は節約できていません。
   
   また、メールを選別したり、どれを優先すべきか考えたりするために、
   時間をロスしてしまっているわけです。


つまり、自分の時間効率を上げるための正しい「手順」 は、パターンBです。


(※ ここ重要です。)

仕事の順番を「入れ換える」 こと自体は、
時間の効率や、時間の節約とは、まったく関係ありません。

逆に、「入れ換える」 作業で時間を無駄にしています。

  仕事に優先順位を「つけること」 は、決して時間の効率を高めません。
  以前に、このブログや本で書いた通りです。

  (必要なのは、「順番を変える」 ことではなく、「カットする」 ことです。
   「優先順位」 ではなく、「やるか、やらないか」 です。)


■ 体感的にはパターンAの方が仕事が進む気がするのは、なぜか?

しかし・・・、

実際にパターンAのように忙しいときは、
メールの処理が速く出来る場合もあります。

もちろん、パターンAは、「手順」 的には効率悪いのですが、それ以外に
メンタルな影響(速く片付けようという意識)や、判断基準の変化があるのです。


今日はメンタルの話は置いておいて・・・、
「判断基準の変化」 について、例をあげて考えてみます。


例えば、「引越し」 について、こんな話をよく聞きませんか?

 「引越しが決まった」
           ↓
 「これを機会に、物を少し減らそうと決意する」
           ↓
 「前もって物を整理して、捨てるものは捨てようと思う」
           ↓
 「実際に整理を始めても、なかなか物が捨てられない」
           ↓
 「引越し間際になると、思い切って物を捨てられるようになる」

こういう経験は話でもよく聞きますし、私自身も、よく経験しています(笑)


これは、最初に片付け始めたときと、引越し間際になったときで、
物を捨てる基準が変化しているわけです。

  最初は → 迷ったら、取っておこうか と判断する

  最後は → 迷ったら、思い切って捨てよう と判断する

と変わっているんです。

荷造りしたりしている間に、物の多さを実感したりするので、
判断基準が捨てる方向に変わってくるということですね。



仕事でも同様に、追い込まれると判断基準が変わることがあります。

同じ事でも、忙しいときほど、「これはやらない」 という
決断を下しやすくなります。

そして、その「やらない」 という判断をした結果、
後で支障があるかと言えば、無いことの方が多かったりします。

これは、厳しい言い方をするなら、普段の判断基準が甘いということです。

つまり・・・、

「本当にやらなければいけないこと」 と、「別にやらなくてもいいこと」 の
判断基準は、「自分が忙しいとき」の方が、(時間効率的には)正しいことが多い。

ということです。

  ※ここでは、バタバタしていることが原因で判断ミスしたり、
   やるべきことを忘れたりすることは、別問題としておきます。


■ 「手順」 と「基準」 の組み合わせ

さて、ここまでをまとめると、こうなります。

時間に余裕があるとき ・・・ 「手順」 の効率が良い / 「基準」 の効率が悪い

時間に余裕が無いとき ・・・ 「手順」 の効率が悪い / 「基準」 の効率が良い


ということは・・・

時間に余裕があるときのように、スムーズに正しい「手順」 と、
時間に余裕が無いときのように、切迫感のある、厳しい「基準」 とを、

組み合わせるのが、仕事の時間効率的には「最強」 なんです。


理論的には・・・(笑)。

もちろん、そんなに都合良く出来るものではありません。
しかし、いくつか手掛かりがあると考えています。

それについては、また後日紹介していきたいと思います。



今日の「手順」 と「基準」 の話は、後日もう少しきれいに
まとめておきたいと思いますが・・・

「なるほど・・・」 と読んでいただけた方は、
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今日の記事作成時間は、52分でした。


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(1)

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from 時間管理術研究所 仕事が速い/遅いの違い【子連れ行政書士あや★開業スタートダッシュ!!】at 2006年11月15日 01:48
この記事へのコメント
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