2006年12月03日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

手帳を使いこなすために大事なこと (その1)


こんにちは。水口です。

今回は、先々週発行のメールマガジン(vol.35)をアップします。
(一部改訂しています。)

この記事は参照することが多くなりそうなので、
こちらのブログに残しておくことにしました。

 ※ メールマガジンのバックナンバーは特別な場合以外は
   公開していません。
   
   ブログよりも突っ込んだ話をすることが多いので、
   時間管理や手帳の使い方に興味がある方は、
   登録されることをおすすめします。


では、「手帳を使いこなすために大事なこと(その1)」 です。

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■ 手帳を使いこなすために大事なこと(その1)
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今日は、手帳を使いこなす上で一番大事なことをお話します。


あなたは、手帳を使う上で一番大事なことは、何だと思いますか?

もちろん、先週お伝えしたような、情報の「書き方」も重要です。しかし、
それ以上に重要なのが、手帳を「すぐ書くこと」と「すぐ見ること」です。


■ 「すぐ書く」とはどういうこと?


手帳を「すぐ書く」というのは、アポイントが取れた時に、すぐに手帳を
取り出して書き込む。ということではありません。

人との約束などのアポイントだけでなく、仕事中に「○○をやらなきゃ」
と思いついたことは、その場ですぐに書くことが重要です。

これは、最初は意識して実行しないと、なかなか習慣になりません。
仕事の手を止めたくないために「後で書こう」と思ってしまうことが必ず
あると思います。

しかし、後で書こうとするのは2つの問題があると知っておいてください。


■ 書かないと起こる問題−1 : 「人は忘れる生きものである」


1つは、後で書こうと思っていても、仕事に熱中するあまり、そのことを
忘れてしまうことです。

これは、どんなに記憶力が良い人でも必ず起こることです。
記憶のメカニズムから、これを考えてみましょう。


人間の記憶メカニズムは、「短期記憶」と「長期記憶」という、2つの
記憶メカニズムでうまく説明することができます。

先ほどの「○○をやらなきゃ」という例で言うと、

「○○という仕事がある」という情報は、長期記憶として覚えています。
しかし、「○○を手帳に書かなきゃ」という情報は、短期記憶なのです。

この短期記憶は、他の情報が入ってくると簡単にこぼれ落ちます。
例えば・・・、

 何かを取りに行こうと歩きだした時に、誰かに話しかけられたために、
 何をするために歩きだしたのか忘れてしまった。

これと似た経験は誰にでもあると思います。

この場合、その「何か」を完全に忘れてしまったわけではありません。
その「何か」はあなたの長期記憶の中にはしっかり記憶されています。

しかし、それを「取りに行こう」という短期記憶は、ちょっとしたことで
簡単に忘れてしまいます。

短期記憶に限って言えば、人は間違いなく「簡単に忘れる生きもの」です。

このように、人間の短期記憶はとても忘れやすいものだと自覚することが、
時間管理を行う上で重要なことです。


■ 書かないと起こる問題−2:「忘れちゃいけないというプレッシャー」


もう1つの問題は、「忘れちゃいけない」と意識することで起こります。

「あれをやらなきゃ」という情報が重要なものであるほど、それを忘れて
はいけないというプレッシャーは高まります。

ですから、とても重要な仕事は忘れないで済むこともあると思います。
しかし、それはとてももったいないことです。

「忘れてはいけない」というプレッシャーが強ければ強いほど、その情報
を保持しようと意識しますから、短期記憶の一部が、常にその情報に占拠
されてしまうのです。

しかし、短期記憶は、こういったことだけに使われるのではありません。
私たちがものを考えたりするときにも、必ず使用しているものです。

つまり、忘れてはいけないという「プレッシャー付き情報」を短期記憶に
置いておくと、今やっている仕事への集中力が低下するのです。

あなたが仕事にうまく集中できたと思えた経験を思い出してください。
その時は、その仕事以外のことは頭の中から消え去っていたと思います。

「書かなきゃいけないこと」と短期記憶から出してしまうこと(実際に
書いてしまうこと)が、集中状態を得るために重要なことなのです。


私の時間管理のノウハウを実践してくれた方から「スッキリする」と
いうコメントを頂くことが多いのですが(ありがとうございます!)、
実はそれだけではなく、うまく使えば集中力を高める効果もあるのです。


■ 「すぐ書く」を習慣付けるには?


この「すぐ書く」を習慣にするためにはどうすればいいか? という
質問を頂くこともあるのですが、私は次の方法をおすすめします。

それは、いつも手帳を手元に持っておくだけでなく、
仕事中は常に手帳を開いて置いておくことです。

「必ず書く」ことを習慣にしようとするよりも、「手帳を常に開いておく」
という環境を作る方が、ずっと楽に出来ます。

そして、常に開いていれば、書くことはそれほど苦にならないですから、
自然と書くようになってくるわけです。

「意志の力で習慣を作る」よりも、「環境を作って行動を変える」方が
確実ですし、うまくいきます。これも「仕組み作り」のひとつです。


手帳をお使いの方は、ぜひ実行してみてください。

1ヶ月実行したら、以前とは全然違う感覚で仕事が出来るようになって
いる自分に気が付くと思いますよ。


最初に紹介した「すぐ見ること」にも、実は色々な効果があります。
それについては、次回紹介したいと思います。

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以上が、メールマガジンの抜粋です。


「すぐ書く」「必ず書く」 ことは、時間管理の上で極めて重要です。

また、一度にすべてを書き出そうとするのではなく、
気が付いたときにすぐに書くことが重要です。

 ※ 一度に書き出すのは、記憶のメカニズム上、
   効率の良い方法ではないのです。


時間管理がうまくいくかどうかは、

・すぐに書きやすい「ツール」 を用意する
・すぐに書きやすい「環境」 を作る

という点にかかっています。そして、

・細かなタスクをどこまで書くか
・書かないタスクをどう管理するか

というところを含めた「仕組み」作りが必要なんです。


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Posted by 水口和彦 at 09:20│Comments(0)TrackBack(0)

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