2006年12月20日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

はじめての時間管理 ― 第3回


こんにちは。水口です。

「はじめての時間管理」、第3回です。

この企画は、できるだけ簡単に、時間管理のツボを押さえた方法を
紹介しようというものです。実際にやってみると必ず効果が表れますよ。

  第1回はこちらです  第2回はこちらです


時間管理に悩むご友人にも紹介してあげるのもよし、
ライバルには秘密で自分だけ身につけるのもよし、です。

では、第3回をお届けします。


はじめての時間管理  第3回


  予定から「約束」へ  


私たちが「やろうと思うこと」には2つの種類があります(前回説明しましたね)。

 アポイント (人との約束)  : 時間が決まっている 「約束」
 タスク    (自分との約束): 時間が自由な 「約束」

の2つでした。

この2種類の「約束」を一ヶ所のシート(手帳でもノートでも構いません)に書いて、
それをいつでも見られるようにすることが、無理のない時間管理のポイントです。


前回(第2回)に、アポイント(人との約束)やタスク(自分との約束)の
書き方を説明しましたが、これを実例で見てみましょう。

まず、「大阪に出張する」という仕事の場合です。

「大阪に出張する」というのは「予定」であり、具体的な約束になっていません。

これを、
 アポイント (人との約束)  : 時間が決まっている「約束」
 タスク    (自分との約束): 時間が自由な「約束」
に分けて書くと、こうなります。

記入例1

上段に 「大阪出張」という大まかな予定
中段に 時間が決まっていないこと (切符の手配、精算など)
下段に 時間が決まっていること (移動の予定、会議の予定)
を書いています。

「出張」という1つの予定は、これらの「約束」で成り立っています。

「出張に行く前の準備は?」
「会議に合わせると、移動の予定はどうなるかな?」
「帰ってきてからやることがあったかな?」

ということを考えながら、ひとつひとつの「約束」を書き込んでいけば、
このように書くことは決して難しくありません。

※ 青色の矢印が指している「行動開始時間」の意味は、
前回の説明を見てください。



  仕事から「約束」へ  


次に、「企画書を書く」という仕事の場合です。

「企画書を書く」という「仕事」も、あまり具体的ではありません。

これを、
 タスク    (自分との約束): 時間が自由な「約束」
に分けていきます(この例では「アポイント」はありません)。

記入例2

上段に 「○○企画書」を作る、大まかな日程 と 上司の予定 
中段に 「やること」をひとつずつ
書いています。

(この図では、途中まで進行して、チェックが入った状態を表しています。)

まず、全体の日程や上司の予定を書き、その日程に間に合うように、
具体的な仕事(タスク)を日付別に書いています。


このように、「企画書」という1つの仕事は、これらのタスクで成り立っています。
これを一度に書くのは難しいかもしれません。

しかし、
「必要な資料は何?」
「その資料は誰が持ってる?」
「いつ本文を書けば間に合う?」
「そのための下準備はいつまでにやればいい?」

と考えながら、ひとつずつ書き込んでいけば、それほど難しくないはずです。
書きながら考えるのがポイントです。



シートには、このように「予定」や「仕事」を記入していきますが、
もっと簡単な予定や仕事は、単独のタスクやアポイントとして
直接記入していって構いません。



  シートの例  


このように書き込むためのシートは、何でも構いません。
ノートに線を引いて使用してもいいですし、手帳を工夫して使っても構いません。

先ほど紹介したように、「予定」や「仕事」をアポイントとタスクに分解する
ためには、1週間分が1枚(または見開き)になっているものが便利です。


ここでは、プリントアウトして使えるシート(pdfファイル)を紹介しておきます。

A4横にプリントアウトすれば、時間管理用のシートとして使用できます。
これを何枚かプリントアウトして、手元に置いてください。
(今週分だけでなく、来週以降の分も一緒に持つようにしてください。)

シート その1 (30分枠タイプ : ノーマルタイプ)
KKJ-Sheet-L1

シート その2 (1時間枠タイプ : 上段が大きめタイプ)
KKJ-Sheet-L2

※ 注意事項
   このpdfファイルは、無断で他の方へ配布することを禁じさせて頂きます。
   また、pdfファイルへ直接リンクを貼ることはご遠慮願います。

   説明をお読みになった上でご使用頂きたいので、ご紹介される場合は、
   このページ(または第1回のページ)へリンクして頂けますようお願いします。



今回は、仕事の中での時間管理を例として説明していますが、
このシートは、もちろんプライベート用にも使えます。

買い物の予定、習い事の予定などを整理するためにも
使用してみてください。





第3回はここまでです。
今回で記入の仕方がイメージできたでしょうか。

実際は、もっといろいろなアポイントやタスクが出てくると思いますが、
基本はこれと同じです。

タスクやアポイントが詰まり過ぎないように、バランスを見ながら
記入してくださいね。


ちなみに、今回紹介したシートは、私がExcel で作成したものです。
ご好評を頂いている手帳レフィルシリーズとほぼ同じレイアウトですが、
手帳の方は(Excelではないので)、もっと凝ったデザインになっています。


では、このシリーズは明日で一段落です。
行動への移し方と、まとめを説明します。

その後(明後日かな?)、少し解説を加える予定です。


では、明日で第4回ですが、
こちらのクリックは1回で構いません  →  人気ブログランキング(オレンジ)
というネタは昨日も使いましたね・・・(笑)

(このブログのランキングが分かるサイトへのリンク↑です。意外に?上位ですよ)


では、また明日!

  第4回はこちらです



このエントリーを含むはてなブックマークこのエントリーをはてなにブックマーク
Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

時間管理術研究所の無料メールマガジンで
モチベーションアップしてみませんか?
メールアドレスを入力すれば登録できます! → 
バックナンバーはこちら
Copyright (c) 2005-2014 BizARK Inc. All rights reserved.
この記事へのトラックバックURL
(参照リンクの無いトラックバックは受け付けておりません)
 

※ スパムコメントがあまりに多いため「http://」は使用不可の設定にしています。
  URLをご紹介頂く場合は「http://」を省くか全角文字を使用して頂けますと
  幸いです。