2006年12月21日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

はじめての時間管理 ― 第4回


こんにちは。水口です。

「はじめての時間管理」、第4回です。

この企画は、できるだけ簡単に、時間管理のツボを押さえた方法を
紹介しようというものです。実際にやってみると必ず効果が表れますよ。

  第1回はこちら  第2回はこちら  第3回はこちらです

実際にやることの説明は今回で終わりです。
(明日、解説を加える予定です。)


では、明日から実行しますか? 来年から実行しますか?

第4回をお届けします。


はじめての時間管理  第4回


  行動に移す  


私たちが「やろうと思うこと」には2つの種類があります。

 アポイント (人との約束)  : 時間が決まっている 「約束」
 タスク    (自分との約束): 時間が自由な 「約束」

第2回、第3回では、アポイント(人との約束)、タスク(自分との約束)の
書き方について説明してきました。

しかし、自分との約束を書いても、それが行動に結びつかなければ
意味がありません。うまく行動に移すことが必要なのです。


そのためには、次のポイントが重要です。

 「やること」が自然に目に入るようにする

「やろうと思ったこと」をうまく片付けられるか、片付けられないかは、
特に「やろうと思ったこと」を忘れてしまうかどうかで差がつきます。

例えば、朝一番に自分の「やること」を考えても、
仕事をしているうちに、いくつかは忘れてしまいます。
(他のことを考えると必ず忘れてしまうものです。)

忘れたことは当然実行できません。今まではこうなってから、
「なぜやらなかったんだろう」と後悔していたのです。


これを「自然に思い出せる」よう工夫すれば、行動が改善されます。

そのためには、「やることが自然に目に入る」ようにするのが、
手軽で、しかも最も効果的です。


デスクに座っているときは、必ず手元にシートを置いておく。
手帳やノートを使う場合は、常にページを開いて置いておく。

これを、できるだけ実行してください (大事なポイントです)。


 「やれたこと」にチェックを入れる

行動に移すことが出来たタスクは、チェックボックスにチェックを入れて
「終わった」ことを確認してください。

こうすると、まだ終わっていないことが一目で分かります。

また、このちょっとした達成感には、また次の「やること」を片付けよう
という意識を高める効果もあります。


 「今日やること」に集中する

「今日やること」に集中することも重要です。

このように日付別に分けて書いていくと、「今日やらなければいけないこと」
は意外に多くないものです。

それなのに、今までは明日やることも、来週やることもいっしょに考えてしまい、
気が重くなっていたのではないでしょうか。

明日やれること(明日の日付に書いたこと)は、今日考えなくてもいいと
割り切りましょう。そうすると今日やるべきことに集中できます。

もちろん、「今日やること」がすっかり片付いたら、明日の日付に
書いたことを、今日のうちにやってしまっても構いません。


 「翌日の自分」と相談する

アポイントは時間通りに、タスクはその日付のうちにやるのが基本です。

しかし、タスクが思うように進まなかったり、他の仕事が飛び込んできたりして、
その日のうちに片付けられないこともあるかもしれません。

そういったタスクを翌日に先送りするかどうかの判断は、とても重要ですが、
判断に迷ってしまうこともあります。


もし、判断に迷った場合は、翌日のタスクやアポイントを見てみてください。

今日のタスクを先送りしても、明日にちゃんとやれそうであれば、
先送りしても構いません。

しかし、明日はもっと厳しくなりそうなのであれば、先送りしないで
片付けるようにするべきです。

翌日のタスクやアポイントを見て、「翌日の自分」と相談して決めてください。


 タスクを分解する

もし、なかなか片付かないタスクがある場合には、そのタスクに
何らかの問題がある場合があります。

慣れていないタスクで勝手が分からなかったり、難しいタスクであったり、
気が重いタスクであったりするわけです。

こういったタスクはできるだけ細かく分解してしまいましょう。


第3回に「企画書を作る」という仕事を個別のタスクに分解する例を
紹介しましたが、自分が「やりにくい」と思うタスクについては、
もっと細かく分解していくと、進めやすくなります。

細かいタスクに分けていけば、少しずつ確実に片付けることができますし、
進んでいることが実感できます。

こうすると、気が楽になりますし、結果的に早く片付くのです。


  まとめ  


最後に、このコースで行うことをまとめておきます。
実際にやることは、それほど多くありません。


 シートを用意する

  アポイント(人との約束)・タスク(自分との約束)・その他のメモ(流れ)
  が書けるシートを用意する。

  このシートは、1つだけでもいいですし、仕事用とプライベート用を
  分けて作っても構いません。

  ※ 仕事とプライベートの時間の区切りがあまりはっきりしない方は、
     必ず1つにまとめるようにしてください。


 シートの置き場所を作る

  職場では、出社したらまずシートを手元に置く。
  家では、朝起きたら必ず目に入るところにシートを置いておく。

  いつでも「目に入る」ことが重要です。
  また、移動するときはできるだけ持ち歩くようにしてください。

  シートが「自然に目に入る」ように自分なりの工夫を凝らしてください。


 新しく「やろうと思うこと」ができたら、すぐにシートに書く

  時間の決まったアポイント(人との約束)は、下の段に書きます。
  時間が決まっていないタスク(自分との約束)は中段に書きます。

  他の仕事の入り具合を見て、「やる」日付を決めて書いてください。
  (その場ですぐに片付けてしまう仕事は書かなくても構いません。)

  タスクやアポイントに分解できていない「予定」や「仕事」や、
  周りの人の予定は、上段にメモしておいてください。


 シートを見て、やることを実行する

  シートを見てやることを実行し、一仕事を終えたら、またシートを見てください。

  「やれたこと」にはチェックを入れていってください。

  いつでも今日の「やること」に集中していきましょう。

  「やること」を先送りするかどうかは、今日の欄だけでなく、
  翌日の欄を見て判断してください。

  もし、なかなか実行できないタスクがある場合は、そのタスクを
  もっと細かいタスクに分解してみてください。



実際にやることは、これだけです。

自分が「やろうと思ったこと」を書く、「やろうと思ったこと」を見る。

これをやるだけでも大きな効果があることが実感できると思います。
ぜひ、お試しください。






第4回終了です。

ここまでに紹介してきたやり方は、時間管理のポイントを、
出来るだけ簡単にやれるように凝縮したものです。

「目に入るところにシートを置いておく」
「すぐにシートに書く」

という何でもなさそうなところが、実は重要なポイントです。

ぜひ、実践してみてください。


明日は、今回紹介した方法について解説をします。


  この方法は「すぐにシートに書く」がポイントですが、
  こちらも「すぐにクリックする」といいことあるかも?・・・(笑)
     ↓
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  (このブログのランキングが分かるサイトです。今日は何位でしょうか?)


では、また明日!

  第5回(解説)はこちらです



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Posted by 水口和彦 at 21:50│Comments(0)TrackBack(0)

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