2006年12月24日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

「先送りへの対処」が時間管理のポイント (その1)


こんにちは。水口です。

今日は、先週発行したメールマガジン(vol.39)の抜粋をアップします。
(一部改訂しています。)

この回は、時間管理を実際に行う上で大きなポイントになる、
「タスクの先送り」についての話です。

この話は参照することが多くなりそうなので、
こちらのブログに残しておくことにしました。


では、メルマガの抜粋です。

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■ 「先送りへの対処」が時間管理のポイント
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今日は、昨日行った講演でも多くご質問を頂いた、「仕事の先送り」を
どうコントロールするか? という話をします(今回は前編です)。


■ 時間管理で最も悩むこと? 「先送り」

時間管理は「何を」「いつやるか」決めて「実行する」ための技術であり、
その結果を評価するための技術でもあります。

どんなタイプの時間管理でも、この点については同じですが、私のやり方
では、これらを次のように行います。

「何を」 ・・・ 自分のアポイントとタスクを書き出すこと

         アポイント:時間が決まった「やること」
         タスク  :期限はあるけど時間が自由な「やること」

「いつやるか」・・・それをいつやるか、いつやれるかという観点で
          整理すること

          アポイントは時間ごとに書き込む
          タスクは日付ごとに書き込む
          (期限ではなく「やる日」に書く)

          ※時間管理の手法によって異なりますが、
           私は「何を」と「いつやるか」の2つを
           同時に考えることをおすすめしています。

「実行する」 ・・・アポイントとタスクを実行する


時間管理の「計画」と「実行」の部分に限って言うと、このように、とても
シンプルなものです

しかし、実際に行ってみると迷うことも出てきます。特に「実行する」の
部分で迷いやすいのが、「先送り」にどう対処するか? ということです。


2つの「やること」のうち、
アポイント(時間指定の「やること」:会議や打合せの予定など)は、
時間通りにやるしかありません。

ですから、一度入れたアポイントを実行する段階で迷うことはありません。
(決める段階での迷いはあるかもしれませんが、決めてしまったら、
 後はやるしかないですよね。)

しかし、
タスク(時間が流動的な「やること」:自分1人で作業することが多い)
は、実際に自分が作業する時間は自由です。

期限に間に合いさえすれば、実際に「やる」時間は自由です。

時間が自由だからこそ、ついつい実行を先送りにしてしまい、
期限ギリギリになって、バタバタしてしまいやすいものなのです。


■ 「先送りへの対処」が時間管理のポイント

こういった「先送り」を無くすことが目的で、時間管理を始めようと思った
方は多いと思います。

実際に、私もこの「先送り」に関しては、色々試行錯誤してきましたし、
他の時間管理法でも、いかにこの問題に対処するか工夫されています。

「先送り」のコントロールは、時間管理で特に重要なポイントなのです。


昨日、時間管理についての講演をさせて頂いたのですが、その時にも
「先送り」についてのご質問を頂きました。やはり、関心が高いポイント
なのですね。

では、まずは先送りについての考え方を少し整理しておきましょう。


■ 「先送り」についての考え方

時間管理では、「先送りをいかに防ぐか?」ということがとても重要です。

しかし、

  先送り = 悪いこと

とは限りません。


もし、「絶対先送りしない」という時間管理、つまり・・・、

「その日にやると決めたことは、どんなことがあってもやる」

という時間管理があったとしたら、どうなるでしょうか ?


この場合、次のような問題が起こります。

・新しく発生したタスクに対処する時間が無いので、
 細かなこともすべて先送りになってしまう。

・仕事時間の長い日と短い日の差が大きくなることがある。

・「やり遂げる」ことが目標になると、段々弱気な計画になっていきがち


今回は、これらの問題点については詳しくは触れませんが・・・、
大事なことは、

・先送りはできるだけ減らした方がいい

・しかし、先送りをうまく使うことも必要

ということです。

タスクの「先送り」という行動は、理由もなく行うべきではありません。
しかし、「先送り」が必要な場合もあるのです。

「先送り」すべき場合と、「先送り」すべきでない場合の見極めが重要だと
いうことですね。


では、次回は

・どうすれば「先送り」が減るか?

・どんな時に先送りを使うべきか?

について考えてみましょう。

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以上が、メールマガジンの抜粋です。


時間管理がうまく出来ていないと、特に「先送り」が起こりがちですが、
時間管理をやっていても、「先送り」になってしまうことがあります。

「やらなきゃいけないことは分かっているけど、明日でもいいか・・・」
と思っているうちに、期限が迫り、追い込まれてしまうという状況です。

そうならないためには、むやみに「先送り」することは避けるべきです。


しかし、毎日新しいタスクが発生している中で仕事をしていると、
タスクをこなしきれない日が出てくるのは当然のことですし、
それをうまく調整するのも、時間管理の役割のひとつです。

つまり、「先送り」を活用することも必要なのです。


大事なことは、

「先送り」するべきなのはどういう場合か
「先送り」すべきでないのはどういう場合か

について、自分なりの基準を持たなければいけないということです。


この次の回(本日正午発行分)では、これについてのポイントを
書きますので、またブログの方でも紹介したいと思います。

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Posted by 水口和彦 at 07:38│Comments(0)TrackBack(0)

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