2006年12月25日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

「先送りへの対処」が時間管理のポイント (その2)


こんにちは。水口です。

今日は昨日の続きで、昨日発行したメールマガジン(vol.40)の抜粋を
アップしておきます(一部改訂しています)。

この回は、vol.39の続きで、時間管理を実際に行う上での大きなポイント、
「タスクの先送り」についての話です。


では、メルマガの抜粋です。
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
■ 「先送りへの対処」が時間管理のポイント (その2)
________________________________


■ 時間管理での必要悪?「先送り」

前回も述べましたが、時間管理では「先送りをいかに防ぐか?」という
ことが、とても重要です。

しかし、 先送り = 悪いこと とは限りません。

毎日新しいタスクが発生しているわけですから、タスクをこなしきれない
日も出てきます。それをうまく調整するのも時間管理の役割のひとつです。


「先送り」では、次の2つのポイントが重要です。

・どうすれば「先送り」が減るか?
・どんな時に先送りを使うべきか?

これについて考えてみましょう。


■ 「先送り」を減らすポイント 1 ― 「いつまで」を「いつから」へ

一口に「先送り」と言っても、色々あります。どうしてもこなしきれない
タスクを翌日に回すのは仕方ない場合もあります。

しかし、やれるはずなのに、何となく気が乗らず、結局出来なかった、
という場合もあると思います。

こういう先送りを無くす方法について、考えてみましょう。


まず、こういった先送りは、時間管理のやり方とも関係しています。

例えば、タスクを書き出しただけのToDoリストと呼ばれる方法は、
先送りを生みやすい方法なのです。

タスクを書き出すところまではいいのですが、それを「いつやる」のか、
決めていないと、先送りしたくなるのは当然のことです。

通常、ToDoリストでは、タスクを「期限」でしか見ていませんが、
そこに問題があるのです。

「期限に間に合えばいい」だけであれば、今日やりたくないことは明日に、
そしてまた翌日に、先送りしたくなる気持ちに、なかなか勝てないのです。

すると結局、期限ギリギリまで粘ってしまうことになります。
これがToDoリストを使う上での難しさのひとつです。


また、タスクにA・B・Cなどの優先順位を付ける方法も、先送りを生み
やすい方法です。

そもそもタスクに優先順位を付けるのは、先送りすることを前提にした
方法ですから、気乗りしない日に先送りが増えるのは当然のことです。



これらの問題を防ぐために、私が紹介している時間管理の方法では
タスクを「期限」ではなく、実際に「やる日」に書き込む方法を取っています。

「いつやる」という日付を、「第2の締め切り」としているのです。

このように、タスクを「やる」と決めるだけではなく、このタスクを
「いつやる」と決めることが、先送りを防ぐ1つめのポイントです。
(また、書き出したものを何度も見ると、より効果が高まります。)


次に、先送りを防ぐための第2のポイントを紹介しますが、これは
「どんなときに先送りを使うべきか?」という話と一緒に説明します。


■ どんなときに「先送り」を使うべきか?

時間管理では「先送り」をうまく使うことも必要です。

そして、先送りを使う目的は、「今日の仕事」と「明日の仕事」の
バランスを取ることにあります。

「今日の仕事」が思ったよりも手ごわかったり、新しい仕事が追加されて
こなしきれなかった場合に、明日に回すわけです。


ここで大事なことは、「明日の仕事」が今日よりも厳しい場合には、
先送りするべきではないということです。

これは当たり前のようで、見失いやすいポイントです。

つまり、

「今日の仕事量」 > 「明日の仕事量」

という場合は、先送りを使ってもいいのです。そうやって仕事量をならす
ことが出来るのが、時間管理のメリットです。

しかし、

「今日の仕事量」 < 「明日の仕事量」

という場合に、今日のタスクを先送りしてしまうと、明日は今日以上に
大変なことになってしまいますし、明日も必ず先送りが生まれます。
言わば、「先送りの連鎖」です。

こういう「先送りの連鎖」が起こりそうな場合は、特別な事情が無い限り、
タスクの先送りをするべきではありません。

ここでがんばっておかないと「先送り」は無くならないのです。


では、もう一度整理しておきます。

「今日の仕事量」 > 「明日の仕事量」
 の場合は、先送りを使ってもいいのですが、

「今日の仕事量」 < 「明日の仕事量」
 の場合は、出来るだけ先送りは使うべきではありません。

つまり、先送りをすべきかどうか判断するためには、明日の状況を見ておく
必要があるのです(できれば、明後日以降についても見てください)。


■ 「先送り」を減らすポイント 2 ― 「明日の自分と相談する」

「先送り」を無くすための2つめのポイントは、今日のことだけを考えるのではなく、
「明日のスケジュールと相談する」(明日の自分と相談する)ことです。

明日、大変になることが分かっていると、なかなか先送りはできないものです。

そのためには、明日のタスクやアポイントが見やすい(嫌でも目に入る)
週間タイプの手帳が有効です。


逆に、1日単位でページが分かれている手帳を使うと、先送りしやすくなる
傾向があります(経験談)。

めくらないと翌日が見えない手帳は、つい、明日のスケジュールを確認せずに
タスクの先送りを決めてしまうことになりがちなのです。

人には「明日のスケジュールを見たくない心理」もあるので、自然に目に入る
(嫌でも目に入る)ようにしておく方が良いのです。

1日単位の手帳を使っている方は、これをカバーするために、翌日以降の
ページをマメに見るように心がけてみてください。


■ まとめ

「先送り」について、適切な判断をするためには、

・タスクを「やる」と決めるだけではなく、「いつやる」と決めること

・今日のことだけ考えるのではなく、明日のスケジュールと相談すること

この2つのポイントが重要です。


先送りしてしまいやすいという方は、自分の時間管理の中で、この2つの
ポイントが活かせているか、チェックしてみてください。


 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

以上が、メールマガジン(Vol.40)からの抜粋です。

昨日も書きましたが、

・むやみに「先送り」することは避けるべき
・しかし、「先送り」を活用することも必要


そして大事なことは、

「先送り」するべき場合
「先送り」すべきでない場合

について、自分なりの基準を持つことです。

まずは、自分の「先送り」について、少し意識してみてください。


 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
人気ブログランキング(オレンジ) ← 「なるほど!」と思った方は、ぜひクリックを!

(他のスキルアップ系ブログもチェックできます!)


クリスマスっぽくない話でスミマセン・・・(笑)
明日は手帳の話をしようかと思ってます。

では、また明日!


このエントリーを含むはてなブックマークこのエントリーをはてなにブックマーク
Posted by 水口和彦 at 12:55│Comments(0)TrackBack(0)

時間管理術研究所の無料メールマガジンで
モチベーションアップしてみませんか?
メールアドレスを入力すれば登録できます! → 
バックナンバーはこちら
Copyright (c) 2005-2014 BizARK Inc. All rights reserved.
この記事へのトラックバックURL
(参照リンクの無いトラックバックは受け付けておりません)
http://trackback.blogsys.jp/livedoor/k_minakuchi/50998079
 

※ スパムコメントがあまりに多いため「http://」は使用不可の設定にしています。
  URLをご紹介頂く場合は「http://」を省くか全角文字を使用して頂けますと
  幸いです。