2007年02月21日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

人はみな「ダンドラー(段取りする人)」 です (その5)


こんにちは。水口です。 
今日は、一昨日につづいて「段取り」 の話です。


■ 書くことで自分の「段取り能力」を活かす

この一連の記事で書いてきたことをまとめると・・・、

  人は元々、「やること」の手順を、頭の中で段取りしている。
  段取りの失敗のほとんどは、それを書いておかないから起こる。

ということでした。


「段取り」は元々、無意識に考えてしまうものです。

それを書いてスケジュールを立てるのは、人の頭の使い方や
記憶のメカニズムとマッチした方法だと思いませんか。


  逆に、ひとつひとつの仕事に優先順位をつけて判断するというのは、
  仕事をブツ切りで考えることになりますから、頭の中に浮かんでいる
  段取りを台無しにしてしまうことになるのです。

 ※優先順位が必要なのは、仕事が重なり過ぎて切羽詰っているとき・・・
   いわゆる「テンパっている」ときです。
   テンパらないために時間管理をするはずなのに、優先順位をつけなさい
   というのは、基本的におかしいと私は思います。

  まあ、優先順位方式については、今までもさんざん言ってきましたので、
  このくらいにしておいて・・・。


話を戻しまして・・・、

段取りを書くことは、自分の「段取り能力」を活かすことにつながります。
より、自然な時間管理ができるというわけです。


では、段取りの書き方を簡単に説明しておきます。


■ 段取りを手帳に書く

例えば、「○○報告書作成」 という仕事について考えてみます。

最終的な成果は、「報告書を提出すること」 ですね。
そして、報告書を完成させるためには、必要な行動があります。

 ・必要なデータを入手して

 ・(必要なら)報告書のひな型(フォーマット)を入手して

 ・データをまとめたり、グラフを作ったりして

 ・本文の内容を考えて、構成を決めて

 ・実際に本文を書いて

 ・その報告書(案)を上司に見せて、承認をもらって

 ・修正が必要な場合は修正して

 ・必要な部数を用意して

 ・提出して

・・・という感じですかね。
報告書の内容によって、中身は変わるかもしませんが。

 (今回は、見やすいように手順の頭からたどっていきましたが、
  確実にやるためには、後ろからたどっていった方がいいです )


このような行動(タスク)を、予定の中に組み込んでいくわけです。


例えば、4日間でその作業をやるとすれば、
こんな段取りになるかもしれません。

段取りFTT


これは、この「報告書」の件だけではなく、他の仕事も一緒に書き込んだ
例になっています。

中段(Task)の中で、黄色で示した部分が、この「報告書」がらみの仕事です。
下段(Time)の中の黄色で示した部分が、実際にそれに使った時間です。


ポイントは、このように他の仕事と合わせて1ヶ所にまとめてしまうことです。

このポイントは重要ですので、次回もう少しくわしく説明しましょうか。




というわけで、もうちょっとだけ続きます。


では、1日1回クリックするのも、
段取りにしておきます? ・・・ (笑)
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今日の記事作成時間は35分でした。

では、また明日!



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Posted by 水口和彦 at 12:56│Comments(0)TrackBack(0)

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