2007年02月22日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

人はみな「ダンドラー(段取りする人)」 です (その6)


こんにちは。水口です。 
昨日につづいて「段取り」 の話です。


■ 段取りを書く !

この一連の記事で書いてきたことをまとめると・・・、

  人は元々、「やること」の手順を、頭の中で段取りしている。
  段取りの失敗のほとんどは、それを書いておかないから起こる。

  段取りを書くことは、自分の「段取り能力」を活かすことにつながる。
  より、自然に無理なく時間管理ができる。

ということでした。


そのポイントが「書く」 ことです。
そして、1ヶ所に書くことがポイントです。


私の場合、こんなふうにしています。

・ 「このへんでやる」 という日付に矢印で線を引きます。

  段取りFTT
  この図の黄色い矢印(流れ)の上に「○○報告書作成」 と
  書いているのが、その日程です。

・ そして、必要な「やること」を書いていきます。


ここでは、あまりくわしくは紹介できませんが・・・、
一番のポイントは、1ヶ所にまとめることです。

この図でも、この「報告書」とは関係ない別のタスクと一緒に
書いています。

こんなふうに、一緒に書いてしまうと、分かりにくいのでは?
と思う方もおられるかもしれませんが、実際はそういうことは
ほとんどありません。

自分で段取りを考えながら書き込んだものであれば、
後で見てもちゃんと分かるんです。

手書きで書いたものは、パソコンで打ったものよりも記憶に
残りやすいと言われていますが、それと同じような効果が
あるのかもしれません。

ですから、私は特に色分けしたりはしていませんが、
混乱することはありません。
(もちろん、色分けするともっと分かりやすくなると思います)


■ 分けて書くことの危険性

逆に、こういった仕事の「段取り」 と、他の仕事を分けて
管理してしまうことには、危険がともないます。

他の仕事(アポイントやタスク)を入れるかどうか、どこに入れるか、
を考えるときに、全部の仕事が見えていないと、不用意に仕事を
増やしてしまうことになりかねません。

その結果、早くから計画していた大事な仕事がそっちのけに
なってしまっては、なんのためにスケジュール管理・時間管理を
しているのか、分からなくなってしまいます。


 ※ ここは大事なポイントです。

   時間管理(タイムマネジメント)というと、

   「仕事を詰め込んで、仕事を速くこなすこと」

   というイメージを持っている方もいるかもしれません。
   私はそのイメージは間違っていると思います。

   確かに、結果として仕事が速くなることは多いのですが・・・、
   詰め込むことが目的ではありません。
 

   時間管理は、

   ・当初から計画していたことを確実にやるために
    飛び込んでくる仕事を管理すること

   でもあり、

   ・自分がやりたいことを、隙を見て割り込ませられるように、
    普段から仕事を整理しておくこと

   でもあるのです。


■ 1ヶ所にまとめる理由

このように1ヶ所にまとめる理由の中で、最も重要なことは・・・、

自分の時間リソース(資源:自分が使える時間) と、
手持ちの仕事を合わせて見ることです。


1ヶ所にまとめることで、

・実際は出来ない仕事を引き受ける
・やれないことをやれるように錯覚する

ということが無くなります。

これは・・・、仕事に自信が持てるということにつながります。


手帳ひとつの使い方だけで、自信や自分自身に対するイメージが
ずいぶん変わるものですよ (経験者は語る ?)。


今回は、このへんまでにしておきますが、
「段取り」については、もっとくわしくお伝えできる機会が
持てればいいなと思っています。

『段取り術講座』 でもやってみましょうか・・・?



というわけで、「段取り」シリーズは今日で最後です。

次は・・・何の話かは未定です。
後でノート(ネタ帳?) を見て考えておきます。


では、これも段取りよくクリックしてみては
いかがでしょうか ?  (笑)
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今日の記事作成時間は38分でした。

では、また明日!



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Posted by 水口和彦 at 12:45│Comments(0)TrackBack(0)

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