2007年03月29日　　　　

ＧＴＤを「上げたり下げたりする理由」　の話

こんにちは。水口です。

一昨日は「やることは書きとめるだけではダメ」と題して、
「ＧＴＤ」批判を・・・、

昨日は「ＧＴＤのいいところが伝わっていないのでは？」と題して、
「ＧＴＤ」擁護論を書いたわけですが・・・。

こんなふうにＧＴＤの考え方を上げたり下げたりするのには、
理由があります。

今日はその話です。

■　ＧＴＤ的処理方法が向くタスク、向かないタスク

　　（知らない方のために再び解説）
　　「ＧＴＤ」　というのは、「Getting Things Done（仕事を成し遂げる）」　
　　という言葉の略で、仕事を成し遂げる技術という本が出ています。

ＧＴＤには「ワークフロー」という考え方があります。

「物」や「書類」、その他モロモロのものを、

・実行できる／できない
・次の行動は何？
・２分以内でできる？→すぐやる
　できない→誰かにやってもらう／延期する（後でやる）

といった観点で判断しながら処理していく考え方です。

この「ワークフロー」による処理は、メールを処理したり、
書類を処理したりするときには、とても役に立つ考え方です。

ただし、ワークフローの中で「延期する」とされたものを、
具体的にいつやるのか？　そのための時間が確保できているか？
というスケジューリングの部分は、別にやることになっています。

そしてそのスケジューリングの部分では、残念ながら
あまりいいアイディアが提示されていないのです。

特に、自分の時間リソースを把握する
（＝　自分の持ち時間がどのくらい残っているか見通す）
という観点がありません・・・。

こういったタイプの仕事術は、プライベートでの情報整理には
向いているかもしれません（納期が明確でないことが多いので）。

しかし、納期が明確で、責任が伴う「仕事」の管理としては、
向いていないのです。

　・もし時間リソースが足りなくなりそうでも、気付かない
　・仕事を断る、人に頼むといった判断が後回しになる
　・納期間際は残業・・・最悪の場合は納期に間に合わない

といった問題が起こる可能性が高いのです。

　※　これはＧＴＤに限らず、タスクを書き出しておいて、
　　　１日ごとに優先順位をつけるタイムマネジメント手法
　　　にも共通する問題です。

というわけで・・・、私は「ワークフロー」的な処理方法は、
「書類」「メール」などの「現物管理」の手法としてとらえています。

私は「書類」も「メール」などは、それ自体も一種の「タスク」と
考えています。

これらは「タスク」でありながら、１件１件を手帳などで管理しません。
「メール処理」というタスクの中に、小さな「現物としてのタスク」として
存在しているわけです（これを「サブタスク」と呼んでいます）。

手帳で管理しないだけに、確実に処理していくことが必要ですから、
「ワークフロー」（＝　迷いや漏れがない二者択一的な処理方法）が
向いているわけです。

整理するとこうなります。

　「現物管理」が必要なタスク（サブタスク）　→　ＧＴＤ的ワークフローが有効

　いつかやれればいい、いつかやりたいタスク　→　どちらでもいい

　絶対納期に間に合わせるタスク　　　　　　→　ＧＴＤ的手法は向かない

　※　絶対納期に間に合わせるタスク（＝　自分が「コミット」しているタスク）
　　　については、時間リソースを確保しつつ、時系列的に処理しなければ
　　　いけません。ＧＴＤはそれには向いていないということです。

　　　具体的には「納期間際にバタバタ・・・」になったり、
　　　「あの仕事昨日のうちにやっとけばよかった・・・」になったりします。
　　　（もちろん「ノー管理」状態に比べると、はるかに良いですが。）

自分のタスクを「絶対間に合わせるタスク」と「できればやるタスク」に
分けて考えるのは、ある意味、「仕事の基本」とも言えます。
（お客様と「約束」した仕事と、そうでない仕事の重みの違いの話です）

ＧＴＤでうまくいかないと感じる場合は、「絶対間に合わせるタスク」は
別の管理方法を試してみることをおすすめします。

という内容で、私がＧＴＤを上げたり下げたりしている
理由は、分かって頂けたでしょうか・・・？

タスクには手帳などで管理すべきものと、「現物」で管理する
ものがある、というのは時間管理、タスク管理の話の中で
忘れがちなポイントですから、気をつけた方がいいかもしれません。

　　では、今日もＧＣＤ（Getting Click Done）しませんか？
　　　（うわ、昨日のネタの使い回しや・・・）
　　　　　　　　↓
　　