2007年04月13日　　　　

グループウェア　・・・使ってますか？

こんにちは。水口です。
今日は、１３日の金曜日です　！！

「１３日の金曜日」になぜテンションが高いかというと・・・
以前に告知させて頂いた、セミナーを実施するからなんです。

ご参加予定の方、よろしくお願いします！

というわけで・・・　いや、今日の本題はまた別の話題です。

■　「グループウェア」　使っていますか　？

こんな記事がありました。

Japan.internet.com デイリーリサーチ
グループウェアのスケジュール管理は「入力などが面倒」？

「グループウェア」というのは、インターネットやイントラネット（社内専用ネット）を
利用してスケジュールなどの情報を共有するシステムのことです。

自分のスケジュールをインプットするだけでなく、人のスケジュールを
確認することもできるので、うまく使えば便利なシステムです。

ところが・・・、

この記事によると、グループウェアが導入されていても
スケジュールをインプットしていない人が約４割もいるそうなんです。

と少し驚いたふりをしてみたのですが、４割くらいは妥当なところだと思います。

私も以前務めていた会社ではグループウェアが導入されていましたが、
あまり使い勝手がいいものではなかったので、スケジュール管理に
使っている人はほとんどいなかったのです・・・。

■　グループウェアの活用を阻む要因　その１

グループウェアの活用を阻む要因は２つあると思います。

１つはなかなか全員参加にならないということです。

　グループウェアがうまく運用されていると、会議の日程調整などは
　とても簡単になります。

　予定を確認するためのメールで１人ずつ確認したりする必要が　
　ありませんから、会議開催者にとってはとても便利なシステムです。

　また、会議参加者も、自分のスケジュールにその会議予定が
　自動で組み込まれるので、便利といえば便利です。

　（この部分はあまり自動化しすぎない方がいいとも思うのですが、
　　その話は、ちょっと置いておきましょう）

　これが、全員が使用していないと困ったことになります。

　会議予定が配信されて、そのスケジュールが確定したと思っていたら、
　「ちょっと待った」がかかるわけです。

　その時間に元々アポイントがあったのに、それをインプットしていなかった
　ために会議を入れられてしまった人が、困って待ったをかけるのです。

　その人が会議参加者の中で「えらい人」の部類だと、日程を変更せざるを
　得ませんから、グループウェアを使っても便利にならないわけです。

　
　また、自分もその立場にならないように気をつけなければいけません。
　アポイントが入ったらすかさずグループウェアにもインプットしておかないと
　会議予定を入れられてしまったりするわけです。

　１ヶ月先に会議を入れられてしまったりする可能性もなきにしもあらず、
　なので、油断はできません。

　・・・とは言いながら、実態は事前にメールや電話で都合を確認された上で、
　会議が設定されるということの方も多いと思います。

　これだと、上記のトラブルは避けられますが、グループウェア導入の意味は
　ほとんど無くなってしまうわけですから、面倒くささだけが残ります・・・。

■　グループウェアの活用を阻む要因　その２

グループウェアの導入を阻むもう１つの要因は、個人のスケジュールと
しては使い勝手があまりよろしくないことにあります。

　私はアポイント（時間が決まった仕事）や、タスク（時間が決まっていない仕事）
　は、決まったらすぐに自分のスケジュールに書き込むことをおすすめしています。

　すぐに書く方が、ミスやトラブルが起こりにくいだけでなく、
　「後で思い出す」という無駄な時間と手間をカットできます。

　（余談）
　　こういうと、「毎回書くのも時間と手間がかかる」という反論を持つ方も
　　いるかもしれません。しかし、それは完全な勘違いです。

　　「やること」をまとめて書き出すためにわざわざ時間を取るよりも、
　　毎回「すぐに書く」方が、手間も時間も格段に少なくて済みます。

　　それを簡単に証明する方法はあります。でも、秘密です。
　　今日のセミナーのネタのひとつなので・・・。
　　（前回ご参加の方、「○○○を思い出してください」と言った、あれです）
　

　話が少しそれましたが、グループウェアだとアポイントやタスクを
　インプットするのが、少しおっくうになってしまうんですよね。

　少しの手間とはいえ、毎回のことですから、やっぱり手帳に書く方が
　いいなあ、ということになってしまいます。

■　そもそも、パソコンでのスケジュール管理の難しさ

　グループウェア以外のスケジュール管理ソフトにも同じ傾向が
　あるのですが・・・、「パソコンでのスケジュール管理」のデメリットとして、

　・「パソコンの無いところ」でインプットできない

　というのは、当たり前の話です。これ以外に案外無視できないのは、

　・「パソコンでの作業中」にインプットしたくない

　という問題があります。

　パソコンで真剣に書類を作っていたり、データをまとめたりという作業を
　しているときにも、「明日あれをやっておこう」　と思いつくことがあります。

　でも、パソコンでの作業中に、スケジュール管理ソフト（グループウェアの
　場合はブラウザソフト）のウィンドウに切り替えて、インプットして、また
　元のウィンドウに戻す・・・というのは面倒に感じるものなんですよね。

　手帳を開いて置いておけば、もともと手帳という「もうひとつのウィンドウ」が
　開いているのと同じですから、書き込むのはずっと楽です。
　（「マウスをペンに持ちかえる」という作業はありますが、これは楽です）

　「それならば、パソコンをデュアルディスプレイにして、ディスプレイひとつを
　　スケジュール管理専用にすればいいんじゃないか？」

　というアイディアはあると思います。これは確かに良さそうです。

　ただ、デュアルディスプレイにすると、結局両方とも作業用に使ってしまうので、
　結局スケジュール管理は追いやられてしまうのは確実だと思います。
　（デュアルディスプレイはそれくらい便利なものなんです。私もやっていますが、
　　こんなに便利ならできればトリプルにしたい・・・と思うくらいです）

　またまた話はそれてしまいましたが・・・、
　スケジュールをマメに書き込むこと、そしてマメに見ること、という
　時間管理で重要な要素のためには、グループウェアに限らず、
　パソコンにはハンデがあると思います。

　※　そうは言っても、パソコンでのスケジュール管理を完全にあきらめた
　　　　というわけではありません。

　　　　現状では手帳の方が明らかに使い勝手がいいだけの話であって、
　　　　パソコンの方に劇的な変化があれば、話は変わってきます。
　　　　（と言いながら、新しいアウトルックが少し気になっていますが・・・）

　
さて、こんな状況で悩ましいのは・・・、
グループウェアとどうつき合っていくのか？　ということなんですよね。

スケジュールに限って言えば、今の私のおすすめは、

　・手帳をメインにする
　・会議を「入れられたくない」時間帯はグループウェアにもインプットする
　・あとは知らん顔しておく（積極的には活用しない）

という感じでしょうか。あえて積極的に活用する意味は今のところ見出せません。
（会議を招集する立場としては、どんどん使うといいと思います）

というわけで、ちょっと長くなってしまったので、
今日はこのへんで・・・

いつもより長文になってしまったような気がします。
こんなつもりではなかったのだが・・・（笑）

　　同じパソコンでも、このクリックは面倒ではない
　　と信じております・・・（笑）
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今日の記事作成時間は５３分でした。
長めの記事が続いているような・・・がんばるなあ（笑

告知！　セミナー情報です。
（これは来週のセミナーです）

【タイトル】
　仕事をサクサク片付ける時間活用術　６つの実践テクニック
　時間を無駄にしないアイディア＋思わず仕事を片付けたくなるアイディア

　※　とっても便利なのに、意外と紹介されないパソコンの使い方も
　　　今回のテーマのひとつです。ぜひお試しを！

【日時と場所】
　日時　：　４月20日（金）　19：15～20：45
　場所　：　東京都中央区日本橋　（ＪＲ東京駅・地下鉄日本橋駅から徒歩５分）

【詳細はこちら】
　４／２０セミナーの詳細はこちら（pdfファイルです）

　現在残席８です。お申込みはお早めに！
　４／２０セミナーお申込みはこちらから

もうひとつ追加情報があります。

４／２８（土）の午後に東中野（東京）で、勉強会の講師をします。
ちょっと珍しい？　　手帳の「作り方」　というテーマです。

詳しくは、こちらを
「週末の達人」のサイトです

表の上から５番目くらいにこの勉強会があります。

　　あ、「スピードハックス」の大橋さんも講師をされていますね。
　　（こちらは平日の勉強会です）
　　久しぶりにお会いしがてら、聞きにいこうかな・・・とも思ったり。

では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 13:13│Comments(0)│TrackBack(0)