2007年06月02日　　　　

ｉ-ＡＣＴ (1)　：時間管理は○○決定のプロセスでもある

こんにちは。水口です。
今日は昨日の続きで「時間管理」の話です。

■　「仕組み」という言葉が指すもの

今回から何回かかけて、時間管理の「仕組み」についての
話をしようと思います。

　　「Ｉ－ＡＣＴ」というのは、その「仕組み」に関連した略語です。
　　その意味は、また後の回で説明します。

今回は、この「仕組み」というのが何を指すのか、
説明しておきたいと思います。

■　時間管理は○○決定のプロセス

前にも述べたことがありますが、「時間管理」という言葉は、
分かりにくいというか、イメージしにくい言葉です。
私たちは「時間」そのものを管理するわけではありませんから。

では、何を「管理」するのか？　というと・・・、

強いて言うなら、自分自身の「行動」を管理するわけです。
つまり、自分の計画にそって行動できるように管理するというイメージです。

しかし・・・、勉強の場合はこれでも構わないのですが、
仕事の場合はちょっとつらいです。

行動だけを管理するのであれば、それは「時間割」と同じです。
例えば、学校の時間割では、その教科にインプットする時間は規定されて
いますが、アウトプットに対しては管理されていません。

仕事の場では、時間のインプットによって、アウトプットが保証されるとは
限りませんから、「時間割」管理だけでなく、それぞれの仕事が完了したか
どうかのチェックも必要だということです。

そういうわけで、私たちは自分の「行動」だけでなく、「仕事の成果」という
アウトプットベースでも管理が必要です。すると・・・、

　　時間管理　＝　「仕事」の管理　というイメージが最も近くなります。

と、ここまでがまずひとつの考え方です。

そして、もうひとつ大事にしたい考え方があります。

「時間管理」と呼ばれているものは、
「意思決定」のプロセスだということです。

決めた計画を守ることだけが重要なのではなく、
良い計画を立てる、つまり良い意思決定をすることも重要です。
（これは当たり前と言えば、当たり前ですよね）

■　意思決定に必要なもの

では次に、「意思決定」に必要なものとは何でしょうか？

例えば、会社の経営者が、戦略的な決断をしなければいけない場合、
何が必要でしょうか？

私は３つあると考えます。

１つめは、経営方針や長期的なヴィジョンのように、
何らかの「判断基準」になるもの

２つめは、ちゃんとデータ、つまり「情報」を集めることです。
（「将来予測」も必要ではありますが、これも「情報」あってのものです）

最後は、「直感」です。
　「直感」と言うと怪しげに感じる人もいるかもしれませんが、
　「情報」と「判断基準」だけで判断しきれないものに対しては、
　人は（内的にも）言語化されていない「直感」を使って判断を下します。

この３つのうち、最初の「判断基準」と、最後の「直感」は、いずれも
自分の頭を使ったプロセスです。

　※「判断基準」は（内的に）言語化されたプロセス
　　「直感」は言語化されていない（無意識的な）プロセスと言って
　　差し支えないと思います。

例えば、時間の使い方について、人の話を聞いたり、本を読んだりするのは、
この「判断基準」のデータベースを頭の中に作る作業といえます。

ですから、色んな本を読んだりしたことが、総合的な判断力を養うことは
あると思います。

一方、３つのうちの２番めの「情報」を集めることは、
頭の中だけで行うことは非常に困難です。

ですから、それ用のツール（手帳やパソコンを使った予定表）が
必要になるわけです。

そして、この「情報」については、
効果的なやり方は、ある程度パターン化できます。

　　私は、判断基準（昨日の「行動指針」とほぼ同義です）は色々な
　　考え方があってもいいと考えています。

　　その人の置かれた状況や、人生におけるプライオリティは
　　それぞれ違うわけですから。

　　（「基本としてこうするべき」というベーシックな判断基準は
　　いくつかあるとは思います）

　　しかし、「情報を集めて整理すること」については、
　　効果的なやり方の「パターン」はあると考えています。

そのパターンを組み合わせることによって、自分自分のための
時間管理の「仕組み」を作ることができると、私は考えています。

私の言う「時間管理の仕組み」とは、
意思決定のための材料（情報）の

　□　集め方　　　　（何を・いつ・どう書くか）

　□　整理の仕方　（どんな形にまとめるか）

　□　更新の仕方　（どうやって更新するか）

を含んでいます。これは色々やり方が考えられます。
しかし、「手間なくやれること、継続しやすいこと」という条件を付けると、
効果的なやり方は限られてきますし、ある程度のパターンに収束します。

今回のシリーズは、これの「パターン」について、少し突っ込んで
考えてもらえるようにしたいと思います。
（もちろん、私自身も改めて考えることになると思います）

というわけで、次回はこういった観点で
「仕組み」について進めていく予定です。

　　これも一種の「意思決定」ですが・・・
　　皆さまよろしくお願い致します　（笑）
　　　　　　↓　
　　