I-ACT(7) 意外に助けられることのある[情報」
こんにちは。水口です。
今日は昨日の続きで、「i−ACT」の話です。
■ 時間管理に必要な情報
【 忘れるといけないので・・・「i−ACT」の解説です (この部分は再掲です) 】
時間管理とは「意思決定のプロセス」でもあります。
そして、意思決定のためには、
・必要な情報を整理すること、
・それを一覧できるようにすること
が必要です。
そのために必要な項目が、「i−ACT」で表せます。
「i−ACT」とは
i : Information (情報)
A : Activity (アクティビティ)
C : Cue (キュー)
T : Time Resource (タイムリソース・時間リソース)
の4要素です。
【 再掲部分 終わりです 】
■ 「積み上げ」ではないアクティビティ とは?
現在、4つの要素を、下から順番に説明しているところです。
「タイムリソース」の解説(第3回)
「キュー」の解説(第4回)
「アクティビティ」の解説(第5回) (第6回)
今回は、「 i : 情報 」について、補足しておきます。
この「情報」というのは、「i−ACT」の4要素の中で、
唯一、「自分がやること」ではないものです。
そのまんま、「情報」のことです。
特に、自分の仕事の進め方に関係する(可能性のある)情報です。
■ どんな「情報」が必要なのか?
自分の仕事の進め方に関係する(可能性のある)情報には、まず、
□ 自分が「仕事を頼む人」の予定
があります。自分が仕事を依頼する相手の予定です。
現在、自分がやろうとしている仕事に関連して、
何かを頼む人の予定は、自分の仕事の組立てに影響します。
例えば、ある仕事を部下に頼もうと思ったときに、
その部下が不在だと、当然頼めませんよね。
結果として、「頼む」という仕事が1日遅れになります。
部下だけではありません。上司に何かの承認を
もらおうとした日に上司が不在だと、やはり1日遅れになります。
また、他に関連する情報として、
□ 自部署のイベント
(そのイベントに関連して何かに駆り出される可能性がある)
□ (関係の深い)他部署のイベント
(他部署でイベントがあると、その日は部署の人がつかまえにくい)
といったものもあります。
これらも、自分の仕事の進め方に影響する可能性があります。
■ なぜ、この「情報」が必要なのか ?
こういった情報無しに、自分のスケジュールを組んでいると、
肝心なときに仕事を頼んだり、連絡を取ったりすることが
できなくなる可能性があります。
もちろん、1日(相手の予定によっては数日)遅れるだけですが、
場合によってはその遅れが致命的になるので、そのリスクを
回避するために、分かっている情報は書いておこう、ということです。
例えば、特に多いのは次のケースだと思います。
今日中に上司の承認をもらって、提出したい書類があるのに、
ふたを開けてみると上司は出張で不在だった・・・
こうなると、ちょっと焦りますね。
もちろん、現在はメールを使ったやり取りも可能ですから、
上司に出張先で見てもらうことも可能な場合もあります。
とはいえ、上司がその時間を取れるかどうか、あるいは、
メール受信ができる環境にいるかどうかを、確認しておかないのは、
自分の仕事を、不用意にリスクにさらすことになります。
■ 不要に見える情報が、あとで必要なこともある
また、一見、不要に思える情報でも、書きとめておくことに価値があります。
自分のスケジュール、例えば、「キュー:各タスクをいつやるか」は、
一度決めたら絶対動かさないものとは限りません。
新しいアポイントやタスクを入れるために、元々入っていたタスクを
玉突き的に後ろにずらしたり、前にずらしたりしなければいけない
場合もあるわけです。
そうなると、当初は何の問題もなかったはずの「上司の出張」が、
致命的なものになってしまうかもしれないのです。
ですから、こういった「情報」は、聞いたときには自分と関係ないと
思えても、記録しておいた方がいいのです。
ただし、この「情報」を収集のために、わざわざ時間を取って
聞いて回るかどうかは、個人の判断です。
ちなみに、私個人は、そこまで手間をかけることはないと思っています。
関係する人の予定は、普段耳にする機会が結構ありますから、
それを忘れずメモしておく程度で、かなり役に立ちます。
(これならほとんど時間を取られることがありません)
※ これは職場のコミュニケーションや情報共有の状況によって
変わりますし、「リスク」に対してどれだけの備えをするかという
考え方によっても変わる部分です。
そして、その情報は、自分のスケジュールの組み立てに影響します。
だから、自分のスケジュールを見るときに、目に入るようにしておくことが、
重要になるのです。
グループウェアなどで、必要なときに調べられる環境にいても、
仕事が立て込んでいる時に、わざわざ調べるのは面倒なものです・・・。
「どんな」情報が必要で、「なぜ」それが必要なのか、
という解説は以上です。
特にポイントなのは、自分のスケジュール上に記録しておくことです。
「調べれば分かるから書かなくてもいい」なんて思っていると、
バタバタしているときに、足元をすくわれます (←経験者は語る・・・)
自分のスケジュールに関連する情報については、
「調べれば分かる」のと、「嫌でも目に入る」のは、
とても大きな違いがあります。
大掛かりなものでなくて構わないので、「情報」を記録し、
使えるようにする工夫をしておくことをおすすめします。
メモしておくと、本当に意外なところで
助かる場合があります。ぜひやってみてくださいね。
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Posted by 水口和彦 at 23:56│Comments(0)│TrackBack(0)
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