2007年08月24日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

アクションは必要だが、そのアクションが具体的じゃない場合には?


こんにちは。水口です。

今日は東京で「時間管理術講座」を行いました。
ご参加者いただいた方、ありがとうございました!

今日は、その中で頂いたご質問に関連する話です。


■ 「明確に決まっていないが 『何か』やらなければいけない」場合には?

その頂いたご質問を簡単に説明すると、こういう状況です。

 あるクライアントで、何らかの状況の変化があった場合に、

   何かアクションを起こす必要はあるが、
   まだ、具体的に何をすべきか明確になっていない

 という状況になることがある。

 こういう場合、まだ具体的な「タスク」になっていないので、
 自分のスケジュールに落としこみにくい・・・。


という話です。

ご質問に対しては、その場でも答えさせて頂いたのですが、
この内容は、結構普遍性がある(色んな人にあてはまる)かも
しれないと思ったので、ここで紹介することにしました。

確かに、これは悩ましい状況ですね。

時間管理では、タスクの内容はできるだけ具体的にすることが
望ましいです(その方が行動に移しやすい等々の理由で)。

しかし、具体化しにくい状況というのも、場合によっては存在します。

具体化しにくいからといって、スケジュールに入れておかなければ、
他のタスクに気を取られてしまって、その仕事のことを忘れてしまう
ことも起こるかもしれません。

そうならないためには、どうすればいいか・・・?


■ 私ならこうするという回答

この状況、私なら次のように対処すると思います。

そのクライアント(A社とします)に対して、何らかのアクションが
必要になると予想され、しかもそのアクションが具体的には
決まっていない場合には・・・


・まず、「タスク欄」は使わずに、「流れ+情報」の欄を使います
 (「FITT」の中の「F+I」の欄:最上段です)

・そして、自分がアクションを起こすことになるであろうあたりの
 その少し手前の日付に、矢印を横に引っ張り、その上に
 「A社」と記入します(書ける範囲で詳しく書いてもいいです)。

 ※ 通常、アクティビティ(大きなタスク)を書いているときと
    同じ要領です。

              ↓
・こうしておくと、後でこのページを見たときに、
 「A社に対して何かしなければ」と、考えていたことを
 思い出せる、というわけです。

 ※ この方の場合、クライアント別の情報が整理されているので、
    そこでもう一度「A社」の情報にあたればいいわけです。
    最初よりも時間が経過したこの時点なら、やるべきことが
    見えてくる可能性が高くなります。


もちろん、早い段階でやるべきことを具体化できれば、
それに越したことはありませんが、そうならなかった場合でも、
「A社に対して何かすべき」 ということを思い出せるきっかけは、
自分のスケジュールの中に組みこんでおくべきです。

そこで、「流れ」欄に記入しておく、というわけです。

これ、なかなかいいやり方だと思いますし、
いろいろ応用できるかもしれません。



時間管理に使うツールは、自分の頭を整理するためのものであり、
必要なことを思い出す「きっかけ」を作るためのものでもあります。
(うまい段取りを考えるための道具でもあります)

たとえ現時点ではあいまいな感じであったとしても、後で自発的に
アクションを起こさなければいけない項目は、書いておいた方が
いいということですね。

特に最上段の「流れ」欄は、そんなふうに柔軟に使って頂けると
より、ツールが活用できるのではないかと思います。



うーん。マジメな話をしてしまった・・・
いや、いつも基本はマジメですけどね (笑)


   こういう状況が「自分も少し当てはまるかも?」という方も、
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今日の記事作成時間は37分でした。

では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:50│Comments(0)TrackBack(0)

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