2007年11月16日　　　　

ふたたび、三たび？　メール術

こんにちは。水口です。

昨日の雑誌の話の中で、メールの使い方について触れました。
今日は、「メール」の別の面についての話です。

■　「メールの処理をスピードアップしたい！」　のなら、こうしてみては？

ビジネスパーソンが１日に使う時間の中で、
「メール」はかなりの割合をしめるようになってきています。

もし、１日に使った「メールを読む」「メールを書く」時間を
きっちり算出してみたら、１時間を超える人はかなり多いはずです。
２時間、３時間使っている日もあるかもしれません。

　　「えーー？ホント？」と思う人は、１つのメールを送信するまでに
　　どれだけの時間がかかっているか、タイマーで計測してみてください。

　　それほど長くないメールでも、５分や１０分かかっていることは
　　そんなに珍しくないと思います。「どう返事しようか？」なんて
　　迷い始めたら、２０分、３０分かかることもあると思います。

　　もちろん、それに加えて、届いたメールに目を通す時間があります。
　　これも計測してみると、意外に長いものですよ。

そんなメールの処理を素早く行うことができれば、
仕事の時間は、かなり短縮できるものです。

メールは毎日使うものだけあって、短縮できた場合の
効果は、とても大きいわけです。

では、メールの処理時間を短縮するために、
最も効果的なことは何か・・・？

おそらく、ほとんどの人に当てはまると思う、
最も効果的な手法は・・・、

　　「二度見をしない」

ことだと、私は考えています。

このへんは、「宝くじ本」にも、このブログにも、いろいろ書いたので、
今回はちょっと省略します。

今日は、もうひとつのメールのポイントです。

■　「メールを削除しない」　方式

「メールは削除しない」という話は、２年前に、初めてこのブログに書いた話です。
（そういえば、新聞にも掲載されました・・・。メディア掲載第１号でした）

メールの受信トレイ（受信したフォルダ）内に、処理しなければいけない
メールがたまっていたりすると、結構ストレスを感じるものです。
この処理の仕方は、誰もが悩むところだと思います。

そして、よく言われる解決策はこうです。

　「毎日、受信トレイをきれいに空にする」　と、メール処理が効率的になる

こういうことを言う人が多いんです。

確かに、「処理済み」「未処理」をしっかり分けて、受信トレイを
空にすると、気分はスッキリするのですが・・・、
これって結構手間がかかります。挫折した人も結構いるはず。

同じように、「処理済み」「未処理」をちゃんと区別できて、
もっと簡単な方法はないかなあ・・・というのが、
２００３年頃に、私が感じていた悩みでした。

そして、「削除しない」方式にいきついた。というわけです。
「削除しない」方式を簡単にいうとこうです。

　　　　　　　　　　　　「受信トレイ空」方式　　　　　　　　　「削除しない方式」
　―――――――――――――――――――――――――――――――――

　未処理メール　　　　受信トレイ　　　　　　　　　　　受信トレイ：　未読マーク付き
　　　　
　　　　　　　　　　　　　　↓保存または削除　　　　　　　　　　　　　↓読む
　―――――――――――――――――――――――――――――――――
　保存メール　　　　　アーカイブフォルダ　　　　　　受信トレイ：　未読マーク無し
　　　　　　　　　　　　　（保存用フォルダ）
　―――――――――――――――――――――――――――――――――
　削除メール　　　　　ごみ箱

　―――――――――――――――――――――――――――――――――
　　　　　　　　（フォント設定によっては、位置がちょっとずれます。すみません）

「受信トレイを空に」方式を使っている人は、処理済のメールを、
保管用フォルダか、ごみ箱に移します。

この操作の中で、「ごみ箱行き」は、デリートキー（またはショートカットキー）一発で
できるのですが、保管用フォルダへの移動は、一発では普通できません。

マウスを使ってドラッグ＆ドロップするしかありません。
ショートカットキーを駆使したとしても、数回キーを叩かないといけないんです。

この操作は、積み重なるとバカになりません。

　　（余談ですが、「ドラッグ＆ドロップ」とか「プルダウン」いう操作を、
　　　少なくするのが、パソコン仕事で疲れない・肩こらないコツです）

それが面倒で、「受信トレイ空」方式をやめた私が行き着いたのが、
「削除しない方式」です。これはかなり快適です。

　　「削除しない方式」というより、「移動しない」ことの方が、メリットが
　　大きいのですが・・・、　呼び名は「削除しない方式」でいきます。

ポイントは３つです。

・　メールは読んだその場で、できるだけ処理する
　　（未処理メールは少なめに）

・　どうしてもあとで返信するものは、フラグを立てる
　　（または、未読に戻す）

　　　※　従来は、「フラグを立てておく」というやり方を
　　　　　おすすめしていましたが、「未読に戻す」という
　　　　　方法もおすすめです（１アクションでできるなら）。

・　たまったメールは、保管用フォルダにまとめて移す
　　（この操作は月に１回くらい）

　　　　※　このときに「不要メール」をまとめて削除しても構いません。
　　　　　　「送信者アドレス」で並べ替えて削除すると、まとめてできます。

　　　　※　迷惑メール等、明らかに「置いておきたくない」メールは、
　　　　　　置いておかないで、受信時に削除したほうがいいと思います。

従来の、　「受信トレイが空」という状態に対応するのが、
新方式では、「未読メールがない」という状態です。

この考え方の切り替えができれば、毎回メールの削除や移動をしなくても、
同じようにスッキリ感が得られます（操作も、相当手間が省けます）。

上記のポイントを守らないと混乱するかもしれませんので
（特に１つめと２つめ）、そこは注意が必要ですが、
それさえ守れば、相当に便利な方法です。

「受信トレイが空」というビジュアルにこだわる人にはおすすめしませんが、
物好きな人や（笑）、メール処理時間を本気で短縮したい人にはおすすめします。

■　「メールを参照しない仕事術」

実は、ここからが、今日書きたかった話です。
（前置き長い・・・（笑）　）

「宝くじ」の本にも書きましたが、私は、

　　過去に受信したメールを参照する。

という作業を、あまりしないで済むように、
心がけています。

たとえば、メールの中にある、「必要な情報」は、
コピー・ペーストで、テキストファイルに移してしまいます。
（行き先は、テキストファイルで保存か、、紙ｃｏｐｉのジャンル別小箱です）

そうすると、あとでメールの中をあれこれ探すことは、かなり少なくなります。

こんなふうにしている理由は、情報を集約化するためです。

たとえば、過去に行った仕事の情報を参照したい場合に、
ワードやエクセルのファイルが入ったフォルダを開きつつ、
関連するメールを探す・・・というのでは、手間がかかります。

それだけではなく、重要な情報を見落としてしまう危険性もあります。
（私が昔やっていた品質関連の仕事などでは、特に危険です。）

だから、関連するメールは、テキストファイルにしてしまう。そして、
関連する他のファイルと同じフォルダに入れておく、というわけです。

（もし、メールが複数あっても、ひとつのテキストファイルに
　まとめてしまえるので、結構便利ですよ）

・・・　と、ここまでは「宝くじ本」にも書いた話です。
もうひとつ、大事なことがあったと、最近気づきました。

上記のように、メールをテキストファイルとして保管するときに、
よくやるのが、自分のコメントを追記することです。

「これについて、自分はこう考える」
「これは、結局こう処理した」

という、自分のコメントを付け加えて、保管することが多いのです。

　　最近は、あまりやらなくなりましたが、メールをプリントアウトして、
　　紙で保管する時も、自分のコメントを書いておくと、あとで参照した
　　ときに、スッと頭に入ります。

メールソフト内で保管していると、これができません。
結局、そのときに自分が考えていたことや、自分なりの結論が、
あとで見たときに分からなくなってしまうというわけです。

だから、「これってどうだったっけ・・・？」と、思いだす手間が
発生してしまいます。

　　こういう、「思い出す」作業は、必死に思い出そうとすればするほど、
　　時間が経過したことに気づきません（時間の感覚がなくなります）。

　　しかも、思い出したことで、頭を使った（＝ひと仕事した）気分に
　　なりますが、その作業自体は、何のアウトプットにもなってません。
　　（メモしていなかった「マイナス」を、ゼロに戻しただけです）

　　はやい話が・・・　時間のムダです。

そんなこともあるので、「メールのテキストファイル化」は、
自分のコメントを追記して保管すると、さらに良いと思います。

これは、なかなかおすすめですよ。

まあ、見映えがしないテクニックなので、ライフハッカーの方々には、
あまり受け入れられないとは思いますが。
「本当に業務効率を上げたい」のであれば、考えてみてください。

最後、ちょっと毒吐いたかも・・・（汗）

私は「ライフハック」という考え方や、実践している人は、基本的に
好きなのですが、ツールばかりに走りがちな例もあって・・・、
そういうのは、ちょっと気になりますね。
（本質は、「自分の頭で考えること」　にあるんですから）

また、本当に効率を考えたり、継続したい（挫折したくない）のなら、
ツール類の数は、少なくキープするべきですからね・・・。
（そうすると、地味なので話題になりにくいのだが　（笑）　）

今日の記事作成時間は７８分でした。

では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:56│Comments(0)│TrackBack(0)