2008年01月13日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

継続しやすい時間管理のための、発想の転換


こんにちは。水口です。

今日は、一昨日の「2008年こそ、時間管理を身につける!」を補足した、
昨日の「「知識」よりも「実践」、「反省」よりも「やり方を変える」」について、
さらに補足を・・・。


■ 時間管理を継続するための発想の転換

昨日、書いた話に、

時間管理に挫折する事例としてよく聞く話に・・・

 「週次レビュー」が続かない。
 「毎朝計画を立てる」が続かない。

というケースの話をしました。


実は、私も過去にそういう失敗を何度もしてきました。

当時、いろいろ本を読んだりしましたが、なかなか解決できず、
結局、ここから抜け出すのには、ちょっとした発想の転換が必要でした。


その発想の転換とは・・・

  「計画を立て、それを実行する」というプロセスを、
  「計画を立てながら、実行する」というプロセスに変える
   (実行しながら計画を立てる)

というものでした。


1つずつのタスクを、その都度スケジュールに組み込んでいくので、
「計画を立てる」というよりは、「情報を整理する」という感じです。

でも、これをやるようになってから、時間管理にかける手間が少なくなり、
しかも、仕事が格段にうまく流れるようになったんです。


  この「発想の転換」は、時間管理の本を読んで得たものではなく、
  工場で見た「かんばん方式」による管理をヒントにして、ひらめいた
  ものでした。

  そのときは、正直言うと、いままで読んできた時間管理本は
  何だったんだろう? という思いも感じました。
  簡単にできる方法があるのに、面倒な方法を教えられたような
  ものでしたから・・・。

  (だから、「自分が時間管理の本を書かなければ」 という思いが
   わいてきた・・・というのは、カッコつけすぎですが(笑) 本当の話です)


それはともかく・・・

「計画」してから「実行」するというのは、一見すると、理にかなって
いるように見えます。

たとえば、プロジェクト管理なんかでも、そうやって行うのが普通です。
(なかには、途中で計画を変更する場合もありますが)


しかし、そういう方法は、日常的に発生する雑事も含めた管理には、
向かない方法です。

たとえば、気合いを入れて1週間分の計画を立てても、そのあとで
アポイントやタスクがポロポロと追加されてくると、計画は台無しです。
(そんなことになると、次の計画を立てるのもイヤになってしまいます)


ですから、「計画を立てて」から 「実行する」というよりは、
仕事の情報を、その場その場で整理しながら、進めていく、
というイメージで捉えたほうが、時間管理はうまくいきます。


「時間管理をやっているけど、いままでのやり方が合わない」という方や、
「過去にやってみたことがあるけど、うまくいかなかった」という方は、

「計画を立てる」のではなく、「情報を整理する」という観点で、
時間管理のやり方を、もう一度見直してみてはいかがでしょうか?



ということを言いたくて、補足の補足?を書きました。



整理する「情報」とは、基本は
アポイントメント(時間が決まっている仕事)
タスク(時間が決まっていない仕事)
の2種類です。

さらに、大きな仕事をタスクに分解したり、
タスクをアポイントを合わせて見ることで仕事量と
持ち時間(時間リソース)を照らし合わせたり、という
ことを行うのが、私が推奨する時間管理です。


今日のメルマガにも書いた「タスクを実行日に書く」ということを
実行するだけでも、かなり変わりますよ。


今日の記事作成時間は30分でした。

では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:41│Comments(2)TrackBack(0)

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この記事へのコメント
こんにちわ。補足の元になる記事からこの記事までの3本、興味深く拝読しました。

時間管理のハウツー本に分類される本では、仕事の計画がフォームに従って美しくまとめられたものがしばしば出てきますね。

しかしながら、本来はそのように「美しくまとめること」自体が仕事の目的になってはいけないと思います。
「計画する」という仕事が仕事をする時間全体の中で浮き上がってしまい、仕事の流れがそこで止まっていると、「仕事の効率を上げる」目的で行っている「計画する」という行為が、逆に仕事の流れを邪魔しているという状況になります。

そのような「仕事の流れを阻害するもの」は、長続きさせない方が理にかなった判断だと思います。

「時間管理」という以上は、「仕事の流れを妨げない計画」をしないといけませんね。「計画」を「情報の整理」と捉える考え方は同意見です。


3月初めに出される予定の本、楽しみにしております。
Posted by ☆shinchan☆ at 2008年01月14日 16:13
shinchanさん、こんばんは。
ありがとうございます。

「計画」というと、どうしてもかしこまって考えてしまうのですが、
それが諸悪の根源なのかもしれません・・・

・計画はちょっとずつ作る(1つずつ書く)
・ガチガチすぎず、柔軟に対応する

というのが、ポイントだと思うのですが・・・、
特に、忙しめの人やバタバタしがちな人にとっては。

でも、こういう考え方は、まだまだ少数派なんですよね。

・・・もっと広めるようがんばります!
Posted by 水口和彦 at 2008年01月16日 22:59
 

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