タスクの書き方のコツは？

こんにちは。水口です。

先週の金曜日、セミナーを行いました。

　　「時間管理基礎講座Ａ」という短期スケジュール管理についての講座です。
　　（日常的なアポイントやタスクをどう整理・管理するかという話です）


弊社のセミナーにご参加頂いた方は、ご存知だと思いますが、
セミナーでは、いつもご感想を書いて頂いております。

あまりご負担をかけるのも何ですので、「面倒くさいなあ」とお思いの方は、
ちょろっと書いて頂くだけでも構いませんが・・・、何か思うところがあった
方や、疑問・質問等がある方は、書いて頂けるとありがたいです。

　※　いつも、ちゃんと読ませて頂いておりますし、
　　　 本当に参考にさせて頂いています。


■　今回のセミナーのご感想

今回のセミナーのご感想のなかで好評だったのが、

「タスクはできるだけ具体的にする」という話でした。


タスクはできるだけ、作業内容がわかるように具体的に書くことは、
タスク管理、時間管理を行う上で、重要なことなんです。

・　具体化したほうが、所要時間を読みやすい
・　具体化すると、やるときに迷わない・先延ばししにくい

というのが、その理由です。


たとえば「○○報告書提出」というのは、１つのタスクですが、
いきなり「提出」というタスクができるわけではありません。

提出する前には、報告書を作らなければいけませんし、
報告書を作るにも、下準備（データ集めなど）から始まり、
内容（アイディア）を固める作業、実際に書く作業・・・など、
いくつかのタスクに分けられます。


そして、こういうタスクを分けると、いろいろメリットがあります。

　・全体の所要時間も読みやすくなる

　・「これだけのことをやらなきゃいけないんだ」という自覚が生まれる

　・仕事の進行状況がわかりやすくなる

　・「今日は１つだけでもやろう」と思うと、仕事を先延ばししにくくなる

等々・・・のメリットがあるため、とてもおすすめの方法です。


　　※　ただし、すっかり慣れてしまっているタスクや、
　　　　 ごく短時間で終わってしまうタスクは、分けなくても
　　　　 構いません（分けても構いませんが）



こういった話は、これまでもセミナーでお話することがありましたが、
今回は、「時間節約」的な話を外した関係で（講座Ｃにいきました）、
このタスクの分解・具体化の補足を増やすことができました。

その「タスクの分解・具体化」の部分が、私の予想よりも好評だった
ようです（話しているときにも、皆さん真剣に聞いておられました）。


タスクを「どう表すか？」「どこまで分解するか？」といった
ところは、時間管理を行う上で、ちょっとコツが必要な部分なんですね。
それをあらためて認識しました。


■　タスクの書き方

というわけで、タスクの書き方をざっくりと紹介しておきます。

ポイントは「行動」をベースに。ということです。
ただし、あいまいなものはＮＧ。


たとえば、「○○について調査する」というのはタスクの書き方と
しては、あまりよくありません。

「行動」ベースになってはいるものの、「調査する」というだけでは、
具体的になっていないからです。


普通、「○○について調査する」といわれるときには、

　１−　資料や検索したものを見ておくだけ

　２−　調べた資料を再使用できるようにまとめて置いておく

　３−　調査の結果をもとに、何かの決断を下す

などの、いろいろな段階があります。


しかし、上記の２は、本当は「資料を集める・整理する」というタスクですし、
３は、最終的に何かを「決定する」というタスクになります。


たとえば、本来は「決定する」というタスクが必要なのに、「見る」だけで
終わってしまった場合には、そのタスクは完了したことにはなりません。

（また後で、決定するために考えなければいけないですから、
　タスクが未完了のまま、先延ばしになっているようなものです）

でも、「調査する」とだけ書いてあった場合には、これでもいいことに
なってしまいますから問題です・・・。タスクを「やった気」になるけど、
本当に仕事に必要なステップは終わっていないわけですから。



・・・こう書いててあらためて思うのは、個々のタスクを「書く」という作業は、
なかなか奥が深いですね。

別の言い方をすれば「タスクを定義する作業」ということですから、
ちょっと難しいところなんですよね。

---

セミナーで頂いたご感想ご質問については、
他にも興味深いものがありましたので、
また明日紹介します。

今日の記事作成時間は５４分でした。
では、また明日！


次の講座も必見ですよ！　↓　

時間管理基礎講座（Ｂ）のご案内

（「仕事の段取り」＋「長期スケジュール」編です）

---

時間管理術研究所の無料メールマガジンで
モチベーションアップしてみませんか？

メールアドレスを入力すれば登録できます！ →　

バックナンバーはこちら

---

Copyright (c) 2005-2007 BizARK Inc. All rights reserved.

---

Comments

このエントリーの主旨は

前半をプロジェクトマネジメント用語でトークをすると，適切なWBS（Work Breakdown Structure　=　細分化した作業項目と思ってください）を設定しましょう。
ってことですかね？

後半は，WBS辞書（作業項目の具体的な作業内容であったり，ゴールを明確化するもの）もきちんと設定しましょう。
も重要ですというか必須ですね。
ってことですかね？

Posted by kakobon at 2008年02月06日 00:14

水口です。

kakobonさん、鋭いですね。
そういうことです。

前半は、WBSによって工数（所要時間）と、リードタイム（所用期間）を考えましょう、
という話です。

後半は、成果物（ゴール）を明確にするということで、
「用件定義」やＰＭＰでいうところの「スコープ」の一部に相当します。

どんなタスクも、さらに小さなタスクの集合体になっていますし、
プロジェクトもタスクも、考え方の基本は同じなんですよね。

・・・このへんの話は、また改めて本文のほうで
（明日あたりに書きます）

Posted by 水口和彦 at 2008年02月08日 07:36