「人に頼まれたタスク」と「自分がつくり出すタスク」のどちらを優先する？

こんにちは。水口です。

今日は昨日の続きで、セミナーで頂いたご質問・ご感想に関することです。


■　「人に頼まれたタスク」と「自分がつくり出すタスク」のどちらを優先する？

お配りしているアンケート用紙には、今回のセミナーの内容以外で、
知りたい・聞きたいことを書いていただける欄を設けています。

そこに、

　「人に頼まれたタスク」と「自分がつくり出すタスク」の
　どちらを優先すべきかで迷うことがある

というコメントを頂きました（ありがとうございます）。


確かに、これは悩ましい場合がありますね。
今日はこの話について考えてみたいと思います。


■　まず、タスク管理の基本について

まずは、タスクについての基本を説明しておきます。

「タスク」というのは、時間を約束した「アポイントメント」以外の
仕事のことを指します。そのほとんどは「１人でやる仕事」です。

このタスクは「書いて（または打って）」、その情報を整理し、
実行し、完了したかどうかを管理するのが基本です。

　（私の場合、この作業をできるだけ無理なく、簡単にやるために
　　いろいろ工夫しているというわけです）　　


■　タスクにもいろいろある

そして、同じ「タスク」でも、いろいろありますよね。

　・上司から頼まれたこと
　・お客さんからの頼まれごと

というのは、特に重要なものになりますが、それ以外にも

　・先輩や同僚、あるいは部下からの頼まれごと
　・他部署からの頼まれごと

というのもあります。

これらが「人から頼まれたタスク」、つまり受動的に発生したタスクです。
ここでは「頼まれタスク」と呼ぶことにします。


これ以外にも、もちろんタスクはあります。
それが「自分がつくり出すタスク」、自発的（能動的）に発生したタスクです。
ここでは「自発タスク」と呼ぶことにします。

　・長期プロジェクトの一環として、やるべきタスク
　・業務目標を達成するために、いまやっておくべきタスク

というのが、特に重要なものになります。ほかには、

　・絶対必要というわけではないが・・・やっておいたほうがいいタスク
　　（たとえば、仕事のやり方を効率化するための改善）

というのもあります。


タスクを大きく分類すると、この「頼まれタスク」と「自発タスク」に
分けられるというわけです。

　※　定期的にやることが決まっているタスクや、ルーチン業務的なタスクは
　　　「頼まれタスク」と「自発タスク」の両面をあわせ持ちますから、今回は
　　　あえて分類しないことにします。


■　「頼まれタスク」に忙殺されてはいけない！

そして・・・

　　「頼まれタスク」に忙殺されてはいけない！

というのは、ひとつの前提とするべきことです。


「頼まれタスク」ばかりやっていると、目先のことに追われてしまい、
気がつけば長期的な目標がなおざりになってしまいます。
ですから、「自発タスク」にも、時間を確保しなければいけません。


この話は、時間管理の話にはよく出てきます。

最近では、勝間和代さんの本（「年収10倍」シリーズ）にも出てきますし、
古くは「７つの習慣」にも出てきます。

　　「緊急なこと」より「重要なこと」を、という優先順位の考え方も、
　　こういう状況に陥らないよう戒めているわけです。



ただし・・・問題は、それをどう実践するかです。


実際、組織のなかで仕事をしていると「頼まれタスク」は結構多いですよね。

また、困ったことに・・・「頼まれタスク」は、片付ければ片付けるほど
寄ってくるという特徴を持っています。

誰でも、「やってくれる人」のところに頼みごとを持ち込みますよね。
「仕事は忙しい人に頼め」なんて言いますし。（←　これはこれで正解だけど）


「頼まれタスク」に忙殺されているわけにはいかない。
かといって、「頼まれタスク」を無視するわけにもいかない。

これが、組織のなかで働くジレンマの１つです。

　　組織のなかで働く以上、「頼まれタスク」も業務のうちです。
　　また、「頼まれタスク」を突っぱねてばかりいる人は、逆に
　　自分自身の仕事に協力が得られなくなります。


で、どうするか・・・ですが、

理想的な解決策はこうです。

・　「自発タスク」については、長期的な視点から、
　　いま何をやるべきか明確にする

・　その「自発タスク」のための時間は、なんとしても
　　確保する

・　「頼まれタスク」は、残りの時間で受けられる範囲に絞る


簡単にいうと、やっぱり「自発タスク」を優先するということに
なるわけです。

ただ、２つのポイントがあります。


■　「頼まれタスク」から身を守るために

ただ、普通に「自発タスクを優先しよう」とだけ考えていても、
「頼まれタスク」から防御する強い意志はなかなか持てません。

その意志のもとになるのは、「長期的な計画・目標」を
忘れないことです。

長期的といっても１〜２週間の仕事もあれば、数ヶ月、１年以上の
仕事もあります。そのいずれにしても、

　　「先を見通しながら、いま何をやるべきか考える」

ことが（常に）できていれば、「自発タスク」をなおざりにして
しまうことは、グッと少なくなります。

週のスケジュールで少し先を見ることも大事ですし、
長期スケジュールを作り、それを見ることも大事ということです。


■　「自発タスク」と「頼まれタスク」のバランス

もうひとつ、難しいのはバランスです。

「自発タスク」ばかりやって、「頼まれタスク」を蹴ってばかりいると、
結局、自分の「自発タスク」もうまくいかないようになります。

そんな人は、周りの人から協力が得られなくなってきますから、
自分の仕事もうまくいかなくなってきます。

そもそも、問答無用で「頼まれタスク」を蹴るような人は、
「組織としての目標」や、「組織としての利益」が見えていないと
いうことです（要するに「自己中」です）。


ですから、バランスが必要になるのですが、
そのバランスを取るためには、

・「（自分の仕事を含めて）組織全体の利益を考える視点」が必要
・経験も必要（自分の時間の使い方を振り返ってみないと分からない）

といった点が、ポイントになると思います。


とはいえ、ほとんど大多数の人は、現状は「頼まれタスク」寄りに
なっているはずです（よほど自己中の人以外は）。

ですから、「自発タスク」を意識して増やすように行動すれば、
まず間違いはないと思います。



先を見て、いま何をやるべきか考える。そして、その行動（タスク）を、
積極的に自分のスケジュールのなかに組み込んでいく。
ということを意識して、自発タスクを増やす。頼まれタスクは絞る。

そう意識してみてください。


　　【余談っぽい・・・大事な話】

　　そのときに大事なことは、やれない「頼まれタスク」は、
　　早めに断る（または人に振る）ことです。

　　最悪なのは、抱え込んだまま納期間際にギブアップすること。
　　理想は、タスクが発生したその場で断る（振る）することです。

　　しかし、普通のタスクリストで管理していると、この判断が
　　つかなくて困るんですよね。だから、私は今のやり方に
　　至ったわけなんです。

　　いまのところ、この問題を積極的に回避しようとしている
　　具体的なタスク管理手法はほとんどありません。
　　（本当に、私の手法と佐々木かをりさんの手法くらいです）

　　【おわり】
　　


今日は長くなってしまいました。
この話を書こうと決めた時点で覚悟していたものの・・・（汗）

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私は、比較的大きな組織のなかで、いろいろな部署の人を
見てきたのですが、

・　「頼まれタスク」をどんどん引き受ける人は、
　　「いい人」にはなれても、「できる人」にはなれない

・　「頼まれタスク」を突っぱねてばかりいる人も、
　　「できる人」にはなれない

という原則があるように思えます。

結論は当たり前ですが・・・、「できる」と感じた人は、
「頼まれタスク」を要領よく短時間でこなす傾向がありました。



今日の記事作成時間は８５分でした。
では、また明日！


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