時間が読みにくい「コミュニケーション」への対応

こんにちは。水口です。

今日は、またまた続きです。
先週のセミナーで頂いたご質問・ご感想に関連して、
ちょっとしたテクニックの紹介を。

紹介済みの件はこちらに↓

タスクの書き方のコツは？
「人に頼まれたタスク」と「自分がつくり出すタスク」のどちらを優先する？


今日は、「コミュニケーション」に関する話です。


■　「コミュニケーション」に必要な時間は読みにくい　という話

セミナーでご記入頂いたアンケート用紙には、興味深いご質問が書かれて
いることも多いのですが、そのなかに、「コミュニケーション」に関する話が
ありました。

仕事を行っていく上で、「コミュニケーション」は必要不可欠なものです。
もちろん、メールを駆使することになるわけですが、メールだけでは
対応できないこともあります（特に問題がややこしくなるほど）。

メールで終わらないコミュニケーションとしては、たとえば、同じチームの
メンバーとのミーティングや、上司や部下との連絡や相談ごと、遠隔地に
いるメンバーとの電話などがありますよね。


「時間がない」と感じる状況では、そういったコミュニケーションの時間を
削りたくもなるものですし、メールだけでなんとか済ませようとしてしまう
こともありますが・・・それが原因で失敗したという話はよくあります。

コミュニケーションの時間が長くなりすぎるのも困りますが、
削りすぎてもいけないわけです。

これは仕事だけではなく、家庭についても言えることですね。
（というと、私も身につまされますが・・・（汗）　）



話を戻して・・・

先ほどのご質問というのは、「全国にいるメンバーをまとめる」ことが
業務上必要だという方から、頂いたものです。

・相手から質問などの電話がかかってくることもあり、自分から
　フォローの連絡を入れたりすることが多い。

・それ自体は必要なことなので、構わないのだけど・・・
　時間が読みにくいのが、ちょっと困る。

そういう意味のご質問でした。


確かに、こういう状況では時間が読みにくいですよね。

こういう読みにくい仕事の場合、たとえば、電話やミーティングを
「週１回」のように頻度を決めて運用する手もありますが・・・。
それでうまくいくとは限りません。

必要なコミュニケーションの頻度は、状況によって変わります。
相手の性格によっても違いますし、そのときの相手の状況に
よっても変わります。
（問題を抱えている（あるいは抱えそうな）場合には、それだけ
　コミュニケーション頻度を上げる必要があります）

それを一律にやろうとしても、かえって時間のムダになってしまう
こともありますよね。


というわけで、こういう仕事は、かっちりとした定期的な仕事としては、
なかなか管理しにくいものになってしまいます。緊急のことも多いですし。

しかし、そうなると必要な時間も読みにくいです。
だから、自分のタスクに使える時間も読みにくくなってしまいます。


こんな場合、どうすればいいでしょうか・・・？



■　「コミュニケーション」に必要な時間が長い場合にはどうする？

とはいっても、「これだ！」という単純な解決策は、
あまりないのですが・・・。

「ぜひこれをやってみたほうがいい」　と思うことはあります。
それは、コミュニケーション状況の視覚化（＝見える化）です。


やり方は・・・・

・「今日はＡさんに連絡した」「Ｂさんから質問があった」
　という、記録を取ります

　たとえば、マルにＡと書いて、簡単に用件を書く。
　マルＢ・マル質（質問という意味）と書いて、用件を書く。
　という感じです（発信・受信は区別します）。

　手帳なら、タスク欄を１行（あるいは数行）つぶすか、
　私が「Ｆｌｏｗ」と呼んでいる欄（３段式の記入欄の一番上）を
　使って、これ専用の欄にします。

・そして、それを毎日記録していく・・・
　（所要時間を記入するのもいいと思います）

そうすると、日頃、コミュニケーションにどれだけの時間を
使っているか（必要としているか）が見えてきます。


また、「Ｃさんは最近連絡とってないけど大丈夫かな？」と
いったことに気づくようになったりします。

さらに、「Ｄさんはそろそろ連絡しておいたほうがいいかな」と
いった予想を立て、先手を打って行動できたりします。※

　※　こうすると、自分の都合がいい時間を活用できますから、
　　　自分の時間の使い方のコントロールできる部分が
　　　増えることになります。

そんなふうに、いろいろメリットがあるわけです。


そして、さらに・・・

「コミュニケーションに使っている時間」、つまり、
「（時として）自分がコントロールできない時間」が
どれくらいあるかを自覚することも重要です。

そういう自覚を持つことによって、

「自分のタスクは早めに片付けておいたほうがいい」

という自覚が高まるんです。


どんな仕事でもそうですが・・・、
コントロールできない部分（例：かかってくる電話）がある以上、
コントロールできる部分（例：自分１人でやるタスク）は、早めに
片付けておくに越したことはありません。

そのほうが、仕事はスムーズに進みますし、仕事でストレスを
抱えることが少なくなります。

ただし、それは理屈としては分かっていても、なかなか
実行に移せないこともあるものです（私だってそうです）。

実行に移すためには、「コントロールできない部分」が
どれだけあるか、自覚することが大事なんですよね。

そういうリスクを意識、自覚するからこそ、切迫感が生まれて、
自らの行動を促すことができるというわけです。
（これはタスク管理全般にいえることでもあります）


■　フォローする・バランスを取るための方策

これに関連した話を少し・・・

実は、このやり方（コミュニケーションの記録を取る）は、
経営者の方に相談を受けたときにも、アドバイスさせて
頂いていることです。

たとえば、部下とのコミュニケーションの記録を取るのは、
上に述べたのと同じ理由で有効です。

さらに、部下への指示の場合は「○○を頼んだ」という記録や、
「この日に○○の結果を聞こう」といった予定も含めて書いて
おくと、コミュニケーションに抜けがなくなります。


また、別のパターンとして・・・、

いくつかの事業を並行して手がけておられる場合には、
各分野ごとに「今日は何をした」ということを記録することを
おすすめしています。

そうすると、事業Ａに気を取られている間に、事業Ｃへの
フォローが何日間も抜けていた・・・　　といった状況に
気がつきやすくなります。


いずれも、確実にフォローするための方策であり、
自分の時間をどんなバランスで振り分けているかを
自覚したり、バランスを改善したりするための方策です。




今日、例としてあげた話は、業務上、特に必要ではない方も
多いですから、「必ずこれをやってください」という話では
ありません（だから普段はあまりお話してないんです）。

ただ、思い当たる方、やったほうが良さそうだなと思う方は、
実行してみてください。必ず効果がありますよ。

※　略号などを駆使して、自分の負担にならないように
　　運用するのがコツです。

---

コントロールできる部分、できない部分を自覚して、
リスクに対応するというのは、時間管理の隠れたツボ
というか・・・かなり本質的な部分だと思います。


今日の記事作成時間は５７分でした。
では、また明日！


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Comments

水口さん！
目から鱗でした。全国１５名ほどのメンバーと、日々少なく見積もってもトータル１時間は電話している日常です。確かに相手によってばらつきもあり、積極的なコミュニケーション（チームとして取り組む事項を話すなど）と消極的な（質問を受けるだけ、業務連絡をするだけ）ものも混在しており、見える化してばらつきを防ぐことが、全体としての仕事の効率をあげると感じました。
こんなアドバイスをいただくことができ、遠いところを参加した甲斐がありました。ありがとうございました！

Posted by 質問者です at 2008年02月07日 01:47

始めまして。
初の書き込みです。
1つ悩みがあります。
とある出版社に原稿を送った所、審査を通過？してしまったみたいで…
『毎月1000単位で送られてくる原稿の中で通過する原稿は100満たない』らしいのですが…
費用さえなんとかできれば全国出版決定との事。
費用は\1'500'000 -

全く出版経験もなければ…笑ってしまうほどまとまりのない文章ですし、なんといっても1000の中の100弱の中に選ばれたとなると、大丈夫なのか？不安になってしまいます。

時間もなく、そんなお金もなく…

調べるにも調べようがなく…

何かいい案があれば力を貸して頂けないでしょうか(:_;)

Posted by MaRU at 2008年02月07日 09:19

始めまして。
初の書き込みです。
1つ悩みがあります。
とある出版社に原稿を送った所、審査を通過？してしまったみたいで…
『毎月1000単位で送られてくる原稿の中で通過する原稿は100満たない』らしいのですが…
費用さえなんとかできれば全国出版決定との事。
費用は\1'500'000 -

全く出版経験もなければ…笑ってしまうほどまとまりのない文章ですし、なんといっても1000の中の100弱の中に選ばれたとなると、大丈夫なのか？不安になってしまいます。

時間もなく、そんなお金もなく…

調べるにも調べようがなく…

何かいい案があれば力を貸して頂けないでしょうか(:_;)

Posted by なみ at 2008年02月07日 09:19

水口です。

質問者さん、コメントありがとうございます。
この記事アップしてよかったです。

これは時間管理全般における課題かもしれませんが・・・、
人は、いくつかの課題（やテーマ、分野など）に、
バランスよく自分の注意を払う。ということが
苦手な面があるように感じますね。

だからといって、最初からガチガチに計画を立ててもうまくいかないので、
自分の対応の仕方（実績）を、見える化しながら、気がついたことを
実行していくというやり方が
いいと考えています。

その１つの例として、今回の話ができてよかったです。
ありがとうございます！

Posted by 水口和彦 at 2008年02月08日 07:43

水口です。

MaRUさん（なみさん）。こんにちは。

「共同出版」「協力出版」といわれる形の出版でしょうか？
私自身は（自費出版も含めて）経験がないのでわかりませんが・・・
捻出するのが大変な金額をかけてまで行うべきではないような気がします。

「商業出版（企画出版）」であれば（当然、企画・原稿に対するハードルは高いですが）、
自分からの費用の持ち出しは、一切発生しませんし、もちろん、印税ももらえます。
私としては、こちらをおすすめします。

もし、「共同出版」的なものにトライされる場合も、
相手の会社の評判を調べてみることをおすすめします。
いまは、そういう情報もネット上にだいぶ出ていますので。

くれぐれも慎重に・・・。

Posted by 水口和彦 at 2008年02月08日 07:55