タスク管理とプロジェクト管理の共通点は？

こんにちは。水口です。

先週、こんな記事を書きました。

タスクの書き方のコツは？

タスクの書き方についての記事です。
主旨は・・・

□　タスク（時間が決まっていない仕事）は、具体的に書くこと

　・そのほうが所要時間を読みやすい
　・そのほうが実行するときに迷わない・先延ばししない

□　「タスクを書く」のは「タスクを定義する」のと同じ

　・「行動」をベースに書く
　・ただしゴールを明確にすること

というものでした。

たとえば、「○○について調査する」という書き方は
あまりよろしくなくて・・・

・「見る」：資料を集める・見るだけ
・「まとめる」：資料を再利用できるようにまとめる
・「決定する」：調査した結果、何かの決断を下す

のどの段階までやるのか、具体的にしたほうが良い。

ということです。

そして、この記事の主旨はプロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）で
言われていることに重ねると解釈しやすいのでは？　という主旨のコメントを
頂きました（kakobonさん、ありがとうございます！）


■　タスク管理とプロジェクト管理（プロジェクトマネジメント）

そのコメント、実はまったくその通りなんです。

「プロジェクト管理」という言葉を出すと、あまりなじみの無い方は
引いてしまうかもしれないのですが・・・（笑）、考え方は基本的に同じです。


大事なことは、

□　仕事を分解すること（個々の作業を具体化すること）

　タスク管理では、「タスクを具体的に書く（必要ならタスクを分解する）」
　ことに対応します。

　ＰＭ（プロジェクト管理）では、ＷＢＳとしてタスクを書き出して、
　所要工数を明確にすることや、ネットワーク図（PERT図など）を
　書いて、所要期間を明確にすること。に相当します。


□　仕事を定義すること（ゴールを明確にすること）

　タスク管理では、「タスクのゴールを明確にすること」に対応します。
　（そのためには「タスクの目的」を考えることが必要になります）

　システム開発における「要件定義」であり、ＰＭ（特にＰＭＰ）では
　「スコープ」という概念が用いられます。
　（「スコープ」は目的や要件定義だけでなく、他にもいろいろ
　　包含するものですが）


プロジェクト管理をご存知ない人には、ちょっとわかりにくいですね。
すみません・・・。

簡単にいうと、

　　「仕事のゴールを明確に」　（仕事の目的を明確に）

　　「やるべきことを具体的に」　（仕事の手段を明確に）

ということです。
こういうと、当たり前のことですよね。

当たり前のことなんですけど、自分のタスクを頭のなかだけで
考えていると、ついついあいまいにしてしがいがちなところです。


たとえば、（前回も言いましたが・・・）

　「○○報告書提出」というタスクがある場合、
　「報告書を書く」ことに意識がいってしまいます。

　ところが、実際に作業を始めてみると、報告書の下準備
　（調べ物をしたり、データをそろえたり・・・）の部分で、結構時間が
　かかってしまったりすることもあります。

　そんな場合は、「２時間くらいでできるかな」という、当初の見込み
　よりも、ずっと時間がかかってしまいます。

　経験談として、タスクを頭のなかだけで考えている（管理している）と、
　こんなふうになりやすいんです。


「タスクを書く」という作業をしたり、さらにタスクを分解したりすると、
こういう段階的な作業が見えてきて、所要時間の見込みがよくなり
ますし、必要な作業を早めにやろうという意識も生まれます。

これは特に難しいことではなく、タスクを「書いて」管理することに
よって、そういうことを自然に考えやすくなるんです。



■　タスク管理とプロジェクト管理の共通点

話を戻しまして・・・

タスク管理とプロジェクト管理には共通点があるわけですが、
それはなぜかというと・・・タスクとプロジェクトは根本的には
同じものだからです。


私はタスク（的なもの）を３つに分類しています。

□　プロジェクト　（２週間以上かかる仕事というイメージ）

　※　これは「○○プロジェクト」と名づけられていようがいまいが、
　　　 関係ありません。
　　　 たとえば、「TOEIC700点取得」という目標のために勉強する
　　　 のも、一種のプロジェクトです。

□　アクティビティ　（数日〜１週間くらいかかる仕事）

　※　これは一般には「タスク」の範疇に入る仕事ですが、
　　　 「タスクレベルに分解したほうがいい仕事」という意味で
　　　 タスクとは別の名称を当てています。

　　　 （「アクティビティ」という名称は「プロジェクト」の下位概念と
　　　 　して用いられる言葉なので、そこから持ってきました）

□　タスク　（長くても２〜３時間で終わる仕事）

　※　「タスク」の定義は「時間が決まっていない仕事」つまり、
　　　 「アポイントメントではない仕事」ということです。※※

　　　 ただし、私の場合「所要時間がイメージできる」レベルまで
　　　 分解したものを「タスク」と考えています。
　　　 （分解する前がアクティビティです）

　※※　「アポイントメント」は、一般には「人と約束した仕事」の
　　　　 ことを指しますが、「時間が決まっている仕事」と解釈します。
　　　　 たとえば、「○時□□分の新幹線に（１人で）乗る」というのは
　　　　 一種のアポイントメントと考えたほうが、実際の時間の使い方
　　　　 に即した分類になります。


こんなふうに、３つに分けているわけですが、実際は、細かく見れば
「タスク」のなかにも、さらに細かいタスクがあります。

　　たとえば、「○○の文章を書く」というタスクは、「パソコンを立ち上げる」
　　「ソフトを立ち上げる」「文章を考える」「文章を入力する」・・・等々の
　　細かいタスクの集合体になっています。

もちろん、普段からそんな細かいことまで考えても、あまり意味はありません。
タスク（的なもの）を分解すれば、さらに細かい作業、動作に分解することが
できる。ということを言いたいだけです。

つまり、タスク（的なもの）は、すべて入れ子構造になっている。ということです。

そう考えると、タスク管理とプロジェクト管理には共通点があるということが、
納得して頂けるのではないでしょうか。


　　【少し補足します】

　　「タスク（的なもの）」をどこまで分解するべきか？という問題は、
　　そのタスクに対する経験も関係してきます。

　　先ほどの「パソコンを立ち上げる・・・」というのは、意味がありません。
　　そんなの、無意識にやっていることですよね。


　　ポイントは「そのタスクの所要時間を読めるかどうか？」　です。

　　そういう意味で、私は１つのタスクは長くても２〜３時間にすべきだと
　　考えていますが、これはある程度経験があったり、自信があったりする
　　タスクを前提とした話です。

　　未経験のタスクや、自信が無いタスクに関しては、できれば、
　　もっと細かく、作業内容がイメージできるぐらいにまで分解するのが
　　理想です。



　　普通は（私も含めて）自分の仕事のことを考えるときには、
　　タスクの分解が不充分になりがちなものです。
　　（その結果、見込み通りに終わらなくてあわてる・・・と　（汗）　）

　　そういう経験も踏まえて、タスクを分解することの重要性を
　　説いているというわけなんです。

　　【補足おわり】



普段意識するべきポイントとしては、

　　自分が「タスク」だと考えている仕事は、充分に分解・具体化
　　できているだろうか？

と、意識してみるといいと思います。

　　「タスク」だと思っているその仕事は、
　　実は「アクティビティ」ではないか？
　　（もっと分解したほうがいいのでは？）

と考えるのと同じです。


そして・・・、

「プロジェクト」を「アクティビティ」に、「アクティビティ」を「タスク」に
分解することが、いわゆる『仕事の段取り』と呼ばれるものです。

もちろん、仕事だけではなく、プライベートでも同じです。
たとえば自分の勉強計画を立てることも「段取り」の１つです。


この「段取り」は、わかりやすく解説してある本もほとんどなく、
なかなか身につけにくいものになっています。

　※　ＰＭ（プロジェクト管理）の基本を学んで実行するのがいいのですが、
　　　業務上使わないのにＰＭを学ぶのはなかなか大変なんです・・・。

「段取り」は、実際にはとても大事なことなのに、なかなか身につけにくい。
ということもあって、シンプルな方法で段取りを身につけるやり方を紹介
する機会を増やそうと考えています。


このブログの右上にさりげなく（？）追加してある、新しい本のなかでも、
その「段取り」について、少し触れています。

この本、タイトルは「〜時間活用法」となっていますが、中身は
「計画の立て方」「実行の仕方」に的を絞って書いた本です。
（そのため「時間節約」的な話は、ほとんど出てきません）


また、さらに実践的に「段取り」を身につけるための講座も用意しています。

（最近案内している↓これですね）
時間管理基礎講座（Ｂ）のご案内


「段取り」の考え方、やり方は、身につけておいて絶対損はないものです。
（「時間をうまく使う」という意味でも）

機会がありましたら、ぜひご利用ください。

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今日の記事作成時間は７０分でした。
では、また明日！

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