新しい「仕事の優先順位」のつけ方

こんにちは。水口です。
今日は「仕事の優先順位のつけ方」の話です。

「仕事の優先順位」というと、「仕事をＡ・Ｂ・Ｃの３つのランクに分けて・・・」
という話がよく言われますが、そのやり方は実は体に悪い（？）という話です。


■　ＡＢＣランクで計画を立てた場合

昨日の記事で、こんなことを書きました。
　
　個人の時間管理のレベルでいう「仕事の優先順位」では、

　　　「優先順位」＝「仕事にＡ、Ｂ、Ｃとランク付けをすること」

　という解釈よりも、

　　　「優先順位」＝「何をやるか」・「何を（いまは）やらなくてもいいか」を
　　　 明確にする

　と解釈したほうが、より実践的な時間管理ができます。

こういう話は、本やこのブログでもちょこちょこ書いてはいるのですが、
なかなかやっかいな話でもありますので、あらためて、少し具体的に
考えてみたいと思います。


例として、プライベート（自分のこと・家のこと）のタスク（やること）について
考えてみることにしましょう。次のタスクがあったとします。

　ランクＡ ： 来月の資格試験のために勉強する
　　　　　　　（「タスク」というには少しあいまいですが、それは置いておいて・・・）
　
　ランクＢ ： 英会話学校の資料を取り寄せる
　　　　　　　（英語を勉強しようかなと考えているとしての話です）

　ランクＣ ： 家の廊下の電球が切れたので取りかえる
　　　　　　　（切れてもそれほど不便ではない場所の電球だとします）

　※　このＡＢＣのランク付けは、ほぼ全ての人が妥当だと思うのではないでしょうか。
　　　□ 電球よりも英語を優先　□ 始める前の英語より試験が迫る資格試験を優先
　　　という理由で、ＡＢＣが決まっているわけです。


もし、このＡＢＣランクを元にして、行動の計画を立てたら、こうなります。

・まず、ランクＡの勉強を優先して実行する。
・それでも時間があればランクＢの資料請求を行う。
・さらにまだ時間があれば、ランクＣの電球の取りかえする。

そう計画を立てることになります。実際に「'80年〜'90年頃に広まった時間管理」
では、このような計画を立てるよう指導されます。

しかし、こういう計画では「優先順位のワナ」にはまってしまうことがあるんです。


■　Ｃランクの仕事はどうなる？

先ほどのような計画でいいと思う人は、すでに「優先順位のワナ」にはまっている
かもしれません。その「ワナ」を説明するために、Ｃランク（電球）に注目してみます。

　「切れた電球を取りかえる」

このタスクを単独で考えたとしたら、次のどちらがいいでしょうか？

　・後回しにする
　・さっさと換えてしまう

まず、「どちらが気分がスッキリするか？」という見方をすると、当然、後者
（さっさと換えてしまう）ですよね。そう不便ではないにしても、見るたびに
「電球換えなきゃ・・・」と思いながら、それを先送りし続けるのは、気分の
よいものではありません。

次に、「時間の使い方の面で、どちらが効率がいいか」　という判断基準
で考えるとどうでしょうか・・・？

実はほとんど変わりません。交換するのを先延ばししたとしても、いずれ
換えなければいけないことには変わりありません。もし、今すぐ交換する
として、必要な時間が５分だったら、先延ばししてから交換するとしても
必要な時間は同じ５分です。

同じ５分を使って交換するのであれば、早めに交換してしまったほうが
気分良く過ごせるというわけです。※

　※　これには例外もあります。
　　　たとえば、試験が明日に控えている日など、切羽詰った状況では、
　　　その５分が惜しいと感じることもあるでしょうし、交換を先延ばし
　　　したほうがいい場合もあるでしょう。
　　　（この例は、そこまで追い詰められていない場合の話です）


ここまでの「電球」の話をまとめると、

　　同じ「交換にかかる５分間」を投入するのであれば、
　　早い段階でやってしまったほうが、気分もスッキリするし、
　　電球が無い不便を感じる期間も短くなる

となります。これを言い換えると、

　　重要度は低いとしても、いずれ必ずやらなければいけないこと
　　（しかも、すぐできること）を先延ばしにするのは意味がない。

ということになります。


ところが、先ほどのＡＢＣランク式優先順位のルールは、
「ランクＡが終わらない限り、ランクＣが実行できない」と
いうものです。

これは、ランクＡが順調に進んでいる間はいいのですが、もしランクＡが
予定よりも遅れ始めると、ＢやＣのタスクがたまっていくことになります。
その結果、ランクＣのタスクは、何日も何週間も先延ばし・・・となります。

しかし、よく考えてみれば、ランクＣ（電球）を行うために５分間使っても、
ランクＡ（勉強）の進行はほとんど変わらないわけです。それなら換えて
しまったほうがいいですよね。「優先順位」にこだわり過ぎると、そういう
柔軟な判断がしにくくなってしまうんです。


仕事でも似たような状況は起こります。たとえば、「出張旅費の精算」と
いう仕事は、決して「重要度」は高くありません。しかし、いつか「必ず」
やらなければいけない仕事であることは間違いありません。

しかし、ついつい先延ばししてしまうという人は結構います。もちろん、
そういう仕事を先延ばししても、何もメリットはありません。


■　ランクＣの仕事は２種類ある

もちろん、ランクＣに分類されるタスクの中には、重要でもないし、別に
やらなくてもいいや、というタスクもあるかもしれません。そういうタスク
は先延ばししても構いませんよね。

問題は、「重要度は低いけど、必ずやらなければいけないタスク」です。
これを先延ばしするのはよくないわけです。

つまり、同じ　「重要度ランクＣ」の仕事のなかには、

　□　重要度が低く、やらなくても支障はない
　□　重要度は低いが、いつかは必ずやらなければいけない

という２種類の仕事があるわけです。前者は先延ばししても（中止しても）
いいが、後者は先延ばししてはいけない。　ということです。

これは冷静に考えれば当たり前の話です。
しかし、「タスクの重要度」にとらわれると、この判断を誤ります。



別の言い方をするなら・・・、

優先順位の考え方について、こう言われることがあります。

　　「緊急なタスクよりも、重要なタスクを優先しなさい」

しかし、この「重要なタスクを優先する」という判断基準にとらわれ過ぎると、
先の「電球問題」が起こります。ですから、こう付け加えるべきなんです。

　　「緊急なタスクよりも、重要なタスクを優先しなさい」

　　「ただし、重要に見えなくても、いつか必ずやらなければ
　　　いけないタスクは、先延ばしせずに片付けてしまうべきである」

ということになります。


そうなると、段々ややこしくなってきますので、私はタスクを次のように
分類することをおすすめしています。この↓３つです。

　「新Ａ」ランク：　「絶対やる　（やらないとまずいことになる）」

　「新Ｂ」ランク：　「できればやる　（できればやりたい）」

　「新Ｃ」ランク：　「別にやらなくてもいい　（もしくは本当にやらない）」

「電球タスク」や「出張精算」は、時間的には猶予があるにせよ、いつかは
やらないとまずいですから、「新Ａ」ランクになります。
「さっさとやってしまったほうがいい」という仕事です。


従来から言われている「ＡＢＣランク式時間管理」で言われる、「重要度を
判断しなさい」 という指導を受けると、この「新Ａ」ランクの仕事をＣランク
に放り込んで先延ばし・・・という「電球問題」が起こります。

これは、仕事量が多くなりがちな中堅社員や中間管理職にとっては、
特に良くないことです。（私が過去失敗した経験も踏まえてそう思います）。

他にも、いくつか問題点があるので「ＡＢＣランク」の時間管理手法は、
決しておすすめできません。しかし、古くからあるという理由で、今でも
これを使って指導しているところも多いのが、頭の痛いところです・・・。


従来型の「優先順位」には問題があるという話、
納得して頂けたでしょうか・・・？

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最近は、書籍でも「優先順位はいらない」という記述が増えつつあって、
それには少し安心します。もちろん私もそう書いていますが、他の本、
たとえば「ＧＴＤ」や「レバレッジ時間術」にもそういう記述がありますね。

今日の記事作成時間は、８０分でした。

では、また明日！

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Comments

初めまして。優先順位のことを調べていたのですが、この分類法には感動しました。さっそくやってみます。

Posted by kawaritaina at 2008年09月27日 16:44

水口です。

kawaritainaさん、こんにちは。
コメントありがとうございます！

この分類・考え方は、私が以前すごく感じていた（一般的な）「優先順位」を適用したときの
矛盾・問題点に対する答として、ずっと考えていたことでした。

この分類、もう少し整理できそうにも思いますので、また関連したことを書いてみます。

Posted by 水口和彦 at 2008年09月29日 18:06