2008年03月16日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

「時間管理」と「スケジュール管理」の違いとは?


こんにちは。水口です。 今日は「時間管理」直球の話です。


私は「時間管理」を専門にしている関係で、あちこちで、時間管理について
書いたり、しゃべったりしています。そんな中で、他で話題にしている割に、
このブログでちゃんと書いていなかった話がありましたので、今日はその話です。


※注: 今回は「時間管理」と同じ意味の言葉として、「タイムマネジメント」と
     いう言葉を使います (本来どちらでもいいのですが、理由は後で)。


■ 「タイムマネジメント」と「スケジュール管理」の違い

すでに実行している人はお分かりと思いますが、まだ始めていない人のために、

  「タイムマネジメント」と「スケジュール管理」の違い

について紹介しておきたいと思います。


というのは、これが混同されていることが意外に多いのです。
たとえば、こんなふうに思われていることもあります。

 「タイムマネジメントなんて、会議や会合に追われて忙しい人がやるものだ」
 「私はそこまで忙しくないから、タイムマネジメントなんて関係ない」

「タイムマネジメントは会議・会合に追われるくらい忙しい人」に必要なものだ、と
いうイメージです。しかし、このイメージは間違っています。「会議や会合」のために
行うのは「タイムマネジメント」ではなく「スケジュール管理」です。


この2つには、大きな違いがあります。

一般に、「スケジュール管理」とは、会議などの「人と約束した時間」、つまり、
アポイントメントを管理することを指します。

これはこれで必要なものですし、すでに実行している人も多いと思います。
しかし、このアポイントメントを管理するだけでは「タイムマネジメント」とは
言えません



タイムマネジメントという言葉を、いろいろ定義する人はいますが、※1
一番シンプルで抜けのない定義は、

 「時間の使い方を計画して、実行すること」

となると思います。

※1 その他には、「行動の管理」「仕事(出来事)の管理」「人生の管理」
     等々の定義があります(私もこれらの定義を使うことがあります)。


つまり、アポイントメントだけを管理しているだけでは、タイムマネジメントではないと
いうことです。それ以外の時間の使い方も計画することが、タイムマネジメントには
必要になってきます。

ですから、アポイントメントが非常に多い人よりも、普通のビジネスパーソンの
ほうが、よりタイムマネジメントを必要とする
のです。


■ タイムマネジメントの基本: 3つの管理

このタイムマネジメントでは、管理しなければいけないものが3つあります。
「アポイントメント」に加えて、「タスク」と「リソース」です。


「タスク」とは、「時間が決まっていない仕事」です。
これは基本的に1人で行います。

このタスクには「期限」があることが多いですが、「いつ実行するか」は、
自由で、自分で好きなように決めることができます。だからこそ、つい
先延ばしにしてしまって、あとで困る・・・なんてことも起こりますし、いつ
実行するべきか、あるいはどれから先にやるべきか、迷ってしまうことも
あります。

一方、アポイントは、時間の自由がきかないという意味では大変ですが、
一度決めてしまえば迷うことはありません。そういう意味で、タスク管理
のほうが、アポイントメントの管理よりも、実際は難しい
んです。



もう1つの「リソース」とは、「自分が使える時間」を指します。そして、
「リソース管理」とは、「自分の使える時間」と「自分の抱えている仕事」
のバランスを管理すること。つまり、やれる以上の仕事を引き受けて
しまって、仕事があふれることになっていないか管理することを指します。

多くの職場で見られる、「仕事を抱え込みすぎてしまう人」には、
この「リソース管理」が必要です
。※2


※2 「タイムマネジメント」について書かれた本のなかには、このリソース
    の視点が含まれていないものも多くあります。しかし、現在のように
    こなさなければいけないタスクの数が増えている状況では、リソース
    管理の視点を持たずにタイムマネジメントを行うのは無理があります。



■ 普通のビジネスパーソンにこそ、タイムマネジメントが役に立つ

つまり、こういうことです。

特にアポイントメントが多い人、たとえば、1日の7〜8割の時間を
アポイントメントに費やす人の場合は、「スケジュール管理」さえ出来て
いれば、時間の大半はちゃんと管理できていることになります。

逆に、特別アポイントメントが多いわけではない、普通のビジネスパーソン
にこそ、「タイムマネジメント(時間管理)」が必要になるのです。


というわけで、最初にあげた

 「タイムマネジメントなんて、会議や会合に追われて忙しい人がやるものだ」
 「私はそこまで忙しくないから、タイムマネジメントなんて関係ない」

というイメージは、タイムマネジメントに関する大きな誤解です。


「タイムマネジメント(時間管理)」と「スケジュール管理」は違うものであり、
普通のビジネスパーソンにこそ、「タイムマネジメント」が役に立つのです。


こう聞くと、「タイムマネジメント」に対するイメージが、少し変わりませんか?




※ 今回、「時間管理」ではなく、「タイムマネジメント」という言葉を使ったのは、
   語句の意味上の問題ではなく、文章の内容上、同じ語句が重なりすぎて
   しまうのを避けてのことです (特定の語句の出現率が高すぎると、検索
   エンジンで「スパム」的なサイトと判断されてしまうケースがあるためです)。

   「労務管理」などで使われる以外では、「時間管理=タイムマネジメント」と
   考えて頂いて構いません。


今日の記事作成時間は82分でした。
(この続きまで書いてしまったので・・・それはまた後日加筆して公開します)

では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:57│Comments(0)TrackBack(0)

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