2008年03月24日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

「タスク管理」の4つの流儀を比較する − 後編


こんにちは。水口です。
 
今日は、昨日の続きで、「タスク管理」の4つのやり方を比較してみます。


■ 4つめの「タスク管理」手法

昨日述べたように、いろいろな時間管理手法を調べていくと、そのなかに出てくる
タスク管理の手法は3つに分類できます。その3つに名前をつけるとすれば、


・ ToDoリスト方式

・ 1日リスト方式

・ 時間割方式

となります。

そして、今日は第4の方法を紹介します。

といっても、新しいことを紹介するわけではなく、これまでにも本やブログで紹介
してきたやり方です。これを昨日の3つのやり方と比較してみます。


昨日紹介した3つの手法が、タスクをどのように扱うかを図にしたのがこちらです。

タスクの分類1〜3
それぞれ、こんなデメリットがあります。

 ・ 「ToDoリスト方式」では、大まかすぎて管理しにくい。
 ・ 「1日リスト方式」は先が見えない。
 ・ 「時間割方式」は計画に変更があったときが面倒。

このデメリットを解消できるのが、「日付別リスト」です。
(私が紹介している方式(「KKJ方式」とも呼びます)のタスク管理の部分です)

タスクの分類4

これは、「1日リスト」を先の日付まで用意しておき、それを積極的に活用しようと
いうやり方です。こうするだけで、実はかなり使いやすくなります。

このように、「タスクを日付別に割り振る」というやり方は、私が元祖というわけ
ではありません。現に、週のスケジュールのなかの各日付にタスク欄を設けた
手帳は以前から(数は少ないですが)あります。

しかし、それを「時間管理」のために積極的に活用しようとした例は見たことが
ありません。そういう意味では、私が元祖といってもいいのかもしれません・・。
少なくとも、この手法の「やり方やコツをまとめた」のは私が最初だと思います。
(もし、他に公表された例を見つけた方は、教えて頂けると幸いです)

もともとは、他の手法を試してうまくいかず、たまたま思いついた「日付別リスト」を
作ってみたのが始まりだったのですが・・・  このやり方に変えてからは、劇的に
自分の時間管理がやりやすくなりました。それで、「これは何かある」 と思い、
タスク管理、時間管理(タイムマネジメント)について詳しく研究し始めたわけです。


話を戻して・・・
この日付別リストを活用するには、使い方のコツがあります。

1つは、(先のタスクであっても)タスクの実行日を決めてしまうこと。

もう1つは、タスクは基本的に、この「日付別リスト」以外に書かないこと。

(※ やろうかやるまいか迷っているタスクや、短時間で終わる「ついでタスク」
    等は、別に書きとめておいても構いません。)

つまり、日付別のタスク欄を、「ちょっとしたタスクのメモ」ではなく、メインの
タスク欄として使用するのが、この方式の特徴です。


※ 上述したように、一般の手帳で日付別タスク欄付きのものがありますが、 
   そのほとんどは「オマケ」的なもので、書き込む欄が少ないのが残念です・・・。
   むしろ、日付別にメモ欄がある手帳を工夫して使ったほうが使いやすいです。
   私の場合は、結局自分で作ることにしました。


■ 日付別リスト方式

この「日付別リスト」がタスク管理の4つめの手法になるわけです。
これを上に述べたように使った場合には、いろいろメリットがあります。
代表的なメリットは、次のようになります。


「ToDoリスト方式」と比べると・・・

  タスクを「実行日」ベースで書いていくので、先延ばしが少なくなる。
  また、自然に「仕事の段取り」を考えるようになる。

  「タスクを書く」という手間にほとんど変わりがないのに、より具体的
  なスケジュールが出来上がる。


「1日リスト方式」と比べると・・・

  あらためて「今日のタスク」の計画を立てる必要がない。
  (先の日付にもタスクを入けば、当日にはすでに計画ができている)

  タスクを日付別に切り分けてしまうので、今日は「今日のタスク」に
  集中しやすい。


「時間割方式」と比べると・・・

  タスクの「実行時間」を決めるよりは、「実行日」だけを決めるほうが
  決めやすい(だからその場で決めて書いてしまうことができる)

  タスクの実行時間まで固定していないので、あとからアポイントメントが
  重なっても、計画を立て直さなくてもいい。
  (タスク・アポイントメントの全体量多すぎる場合にのみ、計画変更します)


一言でいうと、「ToDoリスト」や「1日リスト」ほどアバウトではなく、
「時間割方式」ほど細かくもなく、という感じです。これがいいんです。
特に、

・突発的な仕事が飛び込んでくることがときどきある人
・毎日計画を立てたり、毎週タスクリストを見直したりするのを負担に感じる人

には、大きな効果があります。



もちろん、この方式にもデメリットはあります。

1つは、「先のタスクの実行日をはっきり決める」という作業は、普段はあまり
行わないことなので、少し決めにくい(慣れが必要)ということです。


もう1つは、「時間割方式」と比べた場合の話です。「時間割方式」よりは、
アバウトさがあるので、時間割に慣れている人は不安に感じるかもしれません。


前者は、本質的なデメリットというわけではなく、コツをつかめば解消できる
ものです。逆に言えば、これを行っていないせいで「先延ばし」が起こりやすく
なっているわけですから、「実行日を決める」ということは、ぜひ実行したほう
がいい。というのが実感です。


後者は、「時間割」と「日付別」は、それぞれ一長一短あるのですが、計画の
立てやすさという意味では「日付別」のほうが、明らかにやりやすいです。
「仕事の段取り(手順)」を考えながら、日付を決めていく作業は難しくないの
ですが、同時に時間まで決めて(書いて)いくと、結構ややこしくなってきます。

また、これは「リソース管理」にも関わってくる話ですが、タスク管理で重要な
ことは、仕事をあふれさせないこと(仕事量が多すぎるのに事前に気づくこと)
です。そのためには、「時間割」も「日付別」も、同じように役に立ちます。
(くわしくは、また「リソース管理」の話をするときに・・・)

それなら、より簡単にできて、柔軟に対処できる「日付別」を使うことに
メリットがあると考えています。



■ おすすめのやり方は?

ここまで読んで頂いた人には、おすすめがどの方式か分かると思いますが、
一番のおすすめは「日付別リスト方式」です。最も手間がかからず、確実に
タスクを管理できますし、「リソース管理」もできるからです。
(「リソース管理」については、またあらためて紹介します)


それについでおすすめなのは、「時間割方式」です。ただし、これは細かめの
タスクが多い人や、突発の仕事がある人にはあまりおすすめできないという
のが私の見解です。

逆に、突発の仕事があまりなく、「タスクの実行時間も決めておかないと
先延ばししそうで不安だ・・・」 という人は、「時間割」のほうがいいかも
しれません。(フリーで仕事をしている人、特にライターさんなどには向いて
いるように思います。 ※ ただしマメな人向きです)


ちなみに、この2つの方式は、段階的に実行することもできます。まず、
日付別にタスクを分けておき、あとで時間を決めるというやり方です。

  私も一部のタスクについては、数日前に時間を確保してしまうことが
  あります。タスクの実行時間を確保して、そこにはもうアポイントメント
  を入れないようにするんです。


この2つの手法は区切り方が違うだけで、共通点は多いです。だから、
より簡単にできる「日付別」が一番のおすすめになります。



「ToDoリスト」や「1日リスト」で、「うまくいかないなあ・・・」と感じている人は、
思い切ってやり方を変えてみることも考えてみると、いいかもしれませんよ。



今日の記事作成時間は85分でした。

では、また明日!


このエントリーを含むはてなブックマークこのエントリーをはてなにブックマーク
Posted by 水口和彦 at 23:19│Comments(1)

時間管理術研究所の無料メールマガジンで
モチベーションアップしてみませんか?
メールアドレスを入力すれば登録できます! → 
バックナンバーはこちら
Copyright (c) 2005-2014 BizARK Inc. All rights reserved.
この記事へのトラックバック
すばらしい記事を見つけた。 「タスク管理」の4つの流儀を比較する − 後編:時間管理術研究所 □□ 仕事と生き方、幸せの研究所 □□ ToDoリスト方式、1日リスト方式、時間割方式 日付別リスト ぜひともマスターしたい〜!...
タスク管理には4タイプある!【Isson(一村) dodoitu ブログ】at 2009年06月15日 13:24
この記事へのコメント
ToDoの一覧化、優先順位の大枠を判断するための分類付け、
今日のToDoとしてきて、まさに記載されている煩わしさを感じ、
もっと効率化出来ないかとここに辿り着きました。

突発の業務が多く、計画的な仕事がしにくいというのもありますが、
業務的な重要度が常に優先してしまう傾向があり、
重要でないけど期限までに終わらせないとならない仕事が
疎かになる事があります。

他にも、最新化の漏れ(追加や消込)があったり、
作業を細分化する必要が出た対応(一次対応まで済んだが恒久対応までは未、
スケジュール立てた対応が必要)があり、
どこか改めて時間をとり、直近やるべき事を確認しているような状況です。
参考にさせて頂きます。
Posted by peco at 2017年10月21日 10:33
 

※ スパムコメントがあまりに多いため「http://」は使用不可の設定にしています。
  URLをご紹介頂く場合は「http://」を省くか全角文字を使用して頂けますと
  幸いです。