モチベーションを上げる仕事術：「リソース管理」の効用

こんにちは。水口です。
今日は昨日の「リソース」についての話の続きです。


■　「リソース管理」とは：　昨日のおさらい（プラスアルファ）

まずは、昨日の話のおさらいを少し。

―――――――――――――――――――――――――――――――――
一般的に、

　　スケジュール管理　＝　アポイントメント管理

であるのに対し、

　　時間管理　＝　アポイントメント管理
　　　　　　　　　　　＋　タスク管理
　　　　　　　　　　　＋　リソース管理

です。

「リソース管理」を簡単にいうと、自分が使える時間に対して、仕事量が多すぎない
ように仕事量をコントロールすることです。

↓こうなるようにコントロールしよう、ということです。

　１週間のリソース　≧　予定している仕事　　＋　　予期しない仕事
　　（使える時間）　　　（アポイントメント・タスク）　　（日常業務・突発の仕事等）

　１日のリソース　≧　予定している仕事　　＋　　予期しない仕事
　　（使える時間）　　　（アポイントメント・タスク）　　（日常業務・突発の仕事等）

―――――――――――――――――――――――――――――――――
（おさらい終わり）

ちなみに、各リソースの量は「残業したくない」という人なら、１日８時間
（週40時間）になります （これより短い職場もあると思います）。

あるいは、「残業を月30時間には抑えたい」という人なら、１日9.5時間
（週47.5時間）が目安となります。この場合、あくまでもこれは目安です。
もし、「この日は定時で帰りたい」という日があれば、その日は８時間に
収まるようコントロールするのが目標になります。

「リソース管理」の目的は、必ずしも「残業ゼロを目指そう」というわけではなく、
「なりゆき」で残業するよりも、事前に考えてコントロールしましょう、ということ。
あるいは、土壇場でギブアップするような仕事の入れ方をしないということです。


さて、この「リソース管理」について、私の大先輩（管理職の方です）から
メールでご意見を頂きました。

そのなかで「飲み会の日は、みんなリソース管理をやってるけどね」　という
話があり、笑ってしまったのですが・・・　これは題材として面白いので、
少し考えてみます。


■　「飲み会」のためのリソース管理

「今日は飲み会だから、定時に終わらせる！」　というのも、一種のリソース
管理になります。

「今日の（定時までの）時間」に収まるように、その日の仕事を終わらせられる
よう、意識して仕事をするわけです。これにも、人によって行動パターンは
いろいろあるように思います。


いくつかパターンを考えてみると、こうなります。

・計画的に動けていない人は・・・
　３時を過ぎたあたりで、「このままじゃ定時までに終わらない！」と気づいて、
　「最低限、今日やっておくべきこと」を見極め、なんとかそれを終わらせる。
　定時まぎわは、かなりバタバタに・・・。　


・もう少し計画的に動いている人は・・・
　お昼過ぎあたりで、「今日は終わりそうか？」と考えて段取りする。
　その結果、もう少し余裕を持って飲み会にのぞめる。


・さらに計画的に動いている人は・・・
　朝の時点で、「今日やる仕事」と「明日（or 月曜）に回す仕事」を切り分ける。
　そのあとは、明日（or 月曜）に回すと決めた仕事には目もくれず、今日やると
　決めた仕事をどんどん終わらせていく。
　（そして定時まぎわにバタバタしないで済む）


そして、

・さらに気の効いた人だと・・・
　前日の時点で、「明日、確実に定時までに終わらせるには、今日はどこまで
　やっておけばいいか？」ということを考えて行動する。必要なら、その日は
　長めに残業して、翌日の定時帰りを確実にしておく。

という感じでしょうか。

この最後のパターンが、「リソース管理ができている」というイメージにだいぶ
近くなります。　というと分かりやすいのではないでしょうか。

もちろん、さらに先の日付に対しても、リソースに対する仕事量の目安を
つけたほうがいいですから、先日紹介したような「日付別リスト」が活きて
くるわけです。（決めたタスクに対しては、何日先でも見られます）


■　「リソース管理」をするから、「その日にやるべきこと」を見極められる

この「リソース管理」を行う目的は、

・仕事を期限までに確実に終わらせられるようにコントロールする

・残業時間を事前に予想してコントロールする

・実行しきれない（多すぎる）仕事は、追い込まれてからダメだと気づくのでは
　なく、事前に気がつくようにする（事前に気づいた方が手を打ちやすい）

・仕事を抱え込みすぎて、「やれないのではないか？」という不安を感じる
　ことを無くす

といったところです。

一言でいうと「先を読みながら仕事をする」ということであり、その結果、
トラブルやストレスも避けられるし、残業時間をはじめとして、自分で
コントロールできる領域も広くなる、つまり、「仕事に振り回される」こと
が少なくなるというわけです。

そしてもう１つ、リソースを管理することによって、

「その日にやるべき仕事」が明確になってくる

という効果もあります。

先ほどの

　　明日（または月曜）に回すと決めた仕事には目もくれず、
　　今日やると決めた仕事をどんどん終わらせていく。

というのに近いイメージです。使えるリソースが明らかになるとともに、
「このタスクはこの日にやろう」という決意が高まるわけです。
結果的に、「今日やるべき仕事」は明確になります。また、その逆に
「今日やらなくてもいい仕事」も明確になります。

こういうやり方をすると、気分良く仕事ができるんですよね。
個人差もあるでしょうが、私の場合そうです。


逆に、「タスクに優先順位をつけて、できるところまでやる」
「やれないものは翌日に回す」 というやり方は、あまりしっくりきません。

タスクは多めにしておいた方が、よりたくさんのタスクをこなそうとして
がんばれる、という意見もあるかもしれませんし、実際にそういう人も
いるかもしれません。しかし、どちらかといえば「今日やるべき仕事」と
して線を引いたほうが、能率の上がる人が多いのではないでしょうか。

言い換えれば、「やれないものは先延ばしにしてもいい」と考えるよりも、
「今日はここまでは絶対やる」と決めたほうが、モチベーションが高まる
ということです。


※　念のために言っておくと、「今日やる仕事」が全部終わったとしても、
　　 そのあと何もしないというわけではありません・・・。

　　 仕事には不確定な要素（ルーチンワークの量や飛び込み仕事）も
　　 ありますから、早く終わる日もあれば、終わらない日もあります。
　　 早く終わった日は、翌日のタスクをやってしまいます。

　　 それがやりやすいように１日単位ではなく、１週間単位のスケジュール
　　 を使用しているんです（１日単位では、こういうのがやりにくいです）。



「リソース管理」の目的というと、まず第一に「仕事量のコントロール」が
あげられます。ですから、ついついそういう説明に走りがちになってしまう
のですが、実際の運用のなかでは、「適度な目標を設定して」「適度に
テンションを高める」という効果も見逃せません。

そのテンションは、「今日飲み会だから、がんばって終わらせよう」という
テンションと少し似ているような気がします。こういうテンションって悪くない
ですよね。

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「管理」というと、「お堅い」「細かい」イメージもあると思いますが、
「ストレス少なく」「仕事を楽しむ」ためのものとしても役に立つ。
と知って頂けるとうれしいのですが・・・。


今日の記事作成時間は６１分でした。
では、また明日！

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