『ムダな会議』を減らすための説得方法

こんにちは。水口です。

今日、こんなニュースがありました。


仕事も「ダイエット」計画…松下電工　年５０時間目標
: 経済 科学 ピックアップ : 関西発 : YOMIURI ONLINE（読売新聞）


■　年間５０時間の「減量」

上記のニュースから引用します。（『』内は引用です）
　
『「シゴトダイエット」と名付けたユニークな社内プロジェクトを、松下電工が始めた。
重要度が低い仕事を社員１人あたり年間５０時間「減量」し、５０時間の半分を
自己啓発や家庭サービス、残り半分を従来の枠にとらわれない新たな仕事に
充てようという取り組みだ。仕事の効率化と暮らしの充実という一石二鳥を狙う。

　まず上期（４〜９月）は「会議ダイエット」と銘打ち、優先度の低い会議の出席者や
開催時間を減らす。出席者数と時間をかけた「人・時間」を単位に会議ごとの数値
をはじき、成果が見えやすいようにする。』

『シゴトダイエット』　『会議ダイエット』　というネーミングは、なかなかいいと思う
のですが・・・私は。（←センスにあまり自信なし）　　どう思いますか？


さて、この「ムダな仕事を年間５０時間減らそう」という試みですが、気になる点
が１つだけあります。

それは・・・、５０時間浮かせたとしても、その５０時間は通常の業務に食われて
しまうのではないか、という懸念です。普通にやっていると、そうなってしまう人
のほうが多いくらいだと思います。


※　そうならないように、浮いた５０時間を確実に『自己啓発・・・等々』に
　　 投入できるようにするためには・・・

　　一番確実なのは、週１時間の「○○タイム」（○○の内容は人によって違う）
　　を設けることです。そうやって意識づけと軽い強制力を持たせれば、かなり
　　確実になってくるはずです。


それはともかくとして、「ムダな仕事」を減らす、特に「ムダな会議」を減らすと
いうのは、いいことだと思います。

会議というものは、油断すると増えていくものですから、「減らす」意識を持つ
ことはとても大事なことです。しかし、１人がヤイヤイ言ってもなかなか体質が
変わるものでもないですから、きっかけがあるといいですよね。


さて、先ほどのパナソニック電工、いや松下電工の「５０時間」という数字に
ついて、ちょっと考えてみます。　（社名変更は１０月からです・・・（笑） ）


■　会議の時間は比率で考えよう

年間５０時間は、ざっくりいうと「週１時間」です。

もともと会議が少ない会社でないなら、会議関係の時間を「週１時間」
減らすのは、それほど難しくないと感じる人が多いのではないでしょうか。
（複数の会議の合計で１時間短縮すればいいわけです）

「会議をもっと短くしたい、少なくしたい」というニーズはあるでしょうから、
こういう（全社活動としての）大義名分が立てば、会議の中のムダを取る
きっかけになっていいと思います。

そもそも、開始時間厳守、終了時間厳守で行われている会議ですら、
少ないという会社のほうが多いと思います。それを徹底するだけでも
１会議当たり数分〜十数分はカットできます。

そして、議事進行の予定（ざっくりとしたタイムテーブル）を立てて行えば、
さらに改善効果があるはずです。

・・・別に会議を目の敵にしているわけではないのですが、前の仕事では
いろいろなタイプの会議に出席し、いろいろ思うところもあったので、
「まだまだ効率化できる」という思いは強いかもしれません。



さて、あなたの会社で、「ムダな会議を減らしたい」「時間短縮したい」と
いう場合に、周りの人たちを説得するのに使えるロジックを１つ、紹介
しておきます（本などで書いたこともある話です）。


　　たとえば、週に１回、２時間のムダな会議があったとします。
　　その会議による損失は、どれだけあるでしょうか？


その損失の計算は、ＭＨ（人数×時間）に人件費をかけて出しても
いいのですが、もっと簡単な方法があります。

単純に、

　　週に１時間　＝　全体の　２〜２．５パーセント

という計算です。定時ベースで計算すれば約２．５％、残業込みで
計算すると約２％になる人もいるかもしれません。

ということは、週１回、２時間の会議は、４〜５％に相当します。


「５％くらいだったら、たいしたことないよ」　なんて言ってはいけません。
たとえば、会社のなかで言えば、

　　全社の売上が、前年比５％ダウン

　　工場の生産性が５％低下

といったことが起こったら、どうなるでしょうか？　関係する部署や
担当役員は、それこそ大騒ぎして原因調査や対策を行いますよね。

５パーセントという数字は、それだけの重みがあるはずです。

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「だから、会議の時間を短縮しましょう」

という話で、関係者を説得してみたら、もしかしたら、
前向きに時間短縮に取り組んでくれるかもしれません。


効果のほどは保証しませんが・・・
機会があれば、使ってみてください。

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今日の記事作成時間は４３分でした。

では、また明日！


いよいよ明日です↓
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