メモの保存・活用法（2008年版？）

こんにちは。水口です。

今日は、「メモ」の話です。


■　先々週のセミナー

先々週の話になりますが（４／１１）、セミナーを行いました。

現在弊社で行っているセミナーは、

・　基礎講座：　時間管理の仕組み作りを中心に行うもの
　　　　　　　　　　基本的な考え方とツールの作り方、使い方

・　上級編（応用編）：　その仕組みをさらに応用するための考え方
　　　　　　　　　　　　　　時間管理のテクニックを自分に合った形で
　　　　　　　　　　　　　　応用するためのノウハウ

という構成にしています。前者はいわゆる「時間管理」、
後者はいわゆる「時間術」に近い内容になっています。

そして、基礎、上級（応用）それぞれについて、

「短期スケジュール（タスクの管理がメイン）」
「長期スケジュール（仕事の段取りと長期スケジュール管理）」
「時間効率の向上（仕事の効率を上げる・ムダを無くす）」

の３つに分かれています。（１コマ90分〜105分です）


先週行ったセミナーは、時間管理の「上級編」の「短期スケジュール」の
ものでした。

これには、いわゆる「タスクの優先順位」的な話も含まれます。

・緊急性-重要性の分類はなぜ実践的ではないのか？
・実践的なタスク分類の方法や、自分なりの方針作りをすること

を中心に紹介しました。


　ちなみに、上級編（応用編）の次回は、長期スケジュール版です。

　・目標設定の方法（ちょっと突っ込んで、仕事のタイプ別の設定方法など）
　・「段取り」の徹底活用（複数の段取り・進行状況の管理法）
　・長期スケジュールのまとめ方・作り方

　といった内容です（５／１６（金）に行います）。


■　メモの保存と利用

そのセミナーのアンケートで、「今回の内容以外に知りたいこと」という
項目にもご回答を頂いています。

今日は、そのなかの１つの話です。


頂いたご質問は、「メモの活用」についてでした。
特に、「保存したものに利用価値をどのように与えるのか？」　というご質問です。

私は紙のメモはかなり多用します。

もちろんパソコン上でメモすることもありますが、パソコンの前にいないときのメモ、
紙ならではの自由度を活かしたメモ、ということになると紙を活用することが多く
なります。

また、紙を積極的に活用したほうが、アイディアは広がる傾向があります。
ざっくりとした使い分けとして、「広げる」ときは紙、「まとめる」ときはパソコン、
というのが使い分けの方針です。


さて、メモの保存と利用についての話ですが・・・、
これはなかなか奥深いものがあります。


■　「メモ術」の前提

まず、前提として言っておきたいことがあります。

それは、書いたメモは100パーセント活用するとは限らないことです。

メモは、まず、「書いた時点での頭の整理」、次に、「再び見て思い出す・再評価
する」というところにも価値があります。そして、その時点でいらないものは捨てて
しまうことも多いです。また、書いたメモを、対象となるプロジェクトの内容に反映
させ終わった場合にも、メモ自体は捨ててしまうことがあります。

「捨てる」ということも、「メモの活用」のためには大事なことだと感じます。
（「捨てる」ことで、「残すもの」の質を上げるということです）

残ったメモは、「すぐには使わないアイディア」的なものが多くなります。


■　メモの保存・活用のために

たとえば、教材やセミナーの制作、本の執筆などをやっていると、こういう種類の
メモは非常に多くなってきます。

その上で、メモを活用するためにどうするかというと・・・、
私は２つのやり方をとっています。


１つは、関連するメモを、分類別にそのまま保管しておくものです。
クリアファイルに放り込んでしまいます。
（特定のプロジェクト関連のメモは、そのプロジェクトのクリアファイルに入れます）


もう１つは、パソコン上に落とし込むものです。
　これは、
　・紙copiを使って、txtファイルに落とすもの（大まかなカテゴリ分けをしています）
　・マインドピースなどを使って、（テーマ別に作った）１つのファイルにアイディアを
　　継ぎ足していくもの（WordやExcelを使う場合もあります）

　の２種類があります。


ただ、紙のメモは量が増えてくると大変なので、最近は特定プロジェクトに関する
もの以外は、できるだけ後者のやり方（最終的にパソコンに落とす）を取るように
しています。

「紙で書く」　→　「もう一度見る」　→　「選別する」　→　「パソコンに落とす」

というサイクルです。いきなりパソコンで記録する場合と比べて面倒そうに
見えますが、最終的なアイディア・情報の質としてはこちらのほうが高まります。
（もうひとつ、パソコンで取ったメモは、結局後で見ないことも多くなりがちで
　そこも気になるところです）

パソコンに落とすのは毎日定期的にやったりはせず、気づいたときにやる感じです。



メモやアイディアの整理法としては、もっと緻密に、データベース的に整理したいと
いう気持ちもあるのですが、なかなか上手い方法がありませんね。

素早く入力できて、ザーッと続けて（次々に）眺めることができて、という意味で
「紙copi」のように使いやすい方法は、まだ他にないように思います。

このへんは、これからも試行錯誤していくことになると思います。


■　メモの使い方

最後に、メモの「使い方」について、少し触れておきます。

私は、「アイディアに困ったときにメモを見る」という使い方は、ブログを書く
ときにはよくやりますが、それ以外のところではあまり行いません。

それでもメモを残しておくのは、「こういう情報があったはず」「こういうアイディア
があったはず」と、思い出したときに探せるようにするという目的が強いです。



また、教材を開発するためには、最初にテーマや課題があって、そこに、
気づいたことなどを継ぎ足していくことが多いです。

この場合、その「テーマ」のファイルを最初に作っておくのがポイントになります。
経験上、このやり方のほうが、うまくまとまるように思います。
（ここ、特に重要だと思います。ぜひお試しください！）

ファイルは「マインドマップ」形式のこともありますが、テキスト情報（文章情報）の
ウエイトが高いときには、単純にWordでファイルを作ることも多いです。
（最近、このやり方が増えました）

単純なテキストファイルでもいいのですが、文字の大きさを（内容によって）変えたい
場合や色分けしたい場合にはWordになります。
（最近は「アウトライン機能」は使わないことが多いです。そのほうが、編集するのが
　かえって速いようにも思うので）。


私の最近のメモ活用は、おもにこんな感じです。

とはいえ、まだまだ試行錯誤中です。これからも、「手間をかけない」、
効率的なメモ術を目指していきます。

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今日の記事作成時間は７０分でした。

では、また明日！

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Comments

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>「書いた時点での頭の整理」、次に、「再び見て思い出す・再評価
する」というところにも価値があります。そして、その時点でいらないものは捨てて
しまうことも多いです。

このことに最近気づいて、共感したのです。

捨てることで、より重要なポイントを深めることと、気づかなかった次のアイデアが連鎖するので、アイデアの拡散と、収縮（捨てる）作業は、欠かせないなと。

今までは、書いてそのままでしたので、拡散と収縮を意識しております。

さて、捨てる際にポイントとしている点はなんでしょうか。

Posted by 京 at 2008年05月01日 15:38