2008年04月24日　　　　

意外にバラバラ？　メールのマナー

こんにちは。水口です。

今日は、「Ｅメール」関係の話です。

■　Ｅメール関連のマナー・しきたりの不思議さ

こんなコラムがありました。

テクノロジー解放日記 > Ｅメールマナー研修で困る :
ITmedia オルタナティブ・ブログ

（『』内は引用です）
　
『　皆さんの会社では一体どうしているだろうか？いわゆる「ビジネスマナー講座」の
ような講座や、あるいは書籍では、電子メールのマナーについては詳しく触れられて
いないように思う。（中略）

なぜだろう？答えは明らかだ。まだ「マナー」と呼んでいいような作法の集合が存在
しないのだ。電子メールの作法には、実に沢山の流派がある。（後略）』

とあります。

そう言われると、確かに思い当たる節はありますね。

メールの使い方については、マナーも含め、いろいろ確立されていない部分が
依然として多いという印象がありますね。

■　メールマナー・メールスキルが確立されていない事例：「いつ見るか」問題

マナーというより「スキル」に近い話でも、確立されていない部分はあります。
たとえば、仕事への影響がとても大きい、

　「受信したメールをいつ見るか」問題

です。メールの件数が増えてくると、メールの扱い方１つで、仕事の効率は大きく
変わります。

特に、メールを受信する都度、内容を確認するような仕事のやり方をしていると、
本来やろうと思っていた仕事が中断されてばかりで、仕事の効率が大きく下がり
ます。（「メール対応が主業務」という人でない限り、こうなってしまいます）

しかも、困ったことに、こういう状況では、メールを見ているだけで「仕事をした
気分」になってしまいがちです。実際には、本来の仕事は進んでいなくても、
「仕事した」という感じはある・・・　つまり、自分がいかに効率の悪いことをして
いるのか、なかなか自覚しにくいのです。
（別にそういう人を揶揄したいのではなく、自分を振り返ってそう感じるんです）

それで、『メールが来るたびに反応するな』という意味のことを、このブログでも
書きました。それが2005年のことです。

「メールはいちいち見るのではなく、まとめて見るようにしたほうが効率がいい」
という話は、現在では「時間術」「仕事術」系の本によく登場するようになりました。
しかし、2005年当時は、そういう話を耳にすることは、ほとんどありませんでした。
（私と同様に気づいている人はいたでしょうが、公の場で言う人は少なかった。）

仕事の効率を考えれば当たり前の話なのですが、それが言われ始めたのも、
この２、３年のことでしかないのです。

それだけメールについてのスキルやマナーは、まだ充分に確立されていないと
いうことなのでしょう。

■　メールマナーの流派

さて、「メールの作法」の話に戻ります。先ほどの、
　
『電子メールの作法には、実に沢山の流派がある。（後略）』

という話、思い当たるところはあります。

たとえば、返信メールのなかに全文引用を入れるかどうか、返信メールの件名の
つけ方などがそうです。

先のコラムでは、それらも含め、いくつかの流派の違いを取り上げています。
（『』内は引用です）
　
『・全文引用は失礼だ派（vs. 全文引用しない奴はダメだ派）』

『・署名は長い方が良い派（vs. 長い署名はみっともない派）』

『・HTMLメールは悪だ派 (vs. 気にしない派)』

『・返信の件名は必要に応じて変更すべきだ派
　 (vs. スレッドが途切れるので変更すべきではない派)』

『・冒頭には自分の名前を名乗るべきだ派』

『・To:ヘッダの中で相手の名前を呼び捨てにするのは失礼だ派』

『・全文引用をぶった切ってメールを書く際には、
　「インラインにて失礼します」等の一文を入れる派』

『・免責条項記載派』

『・日本語件名は失礼だ派』

『・夜中にメールするのは失礼派』　　

パッと見て、「何だろ、これ？」と思うものもあると思います（私もありました）ので、
気になる方は、先のコラムのほうも参照されてみてください。

（もう１回リンクを貼っておきます）
テクノロジー解放日記 > Ｅメールマナー研修で困る :
ITmedia オルタナティブ・ブログ

気になったものだけ、コメントしてみます。

・全文引用は失礼だ派（vs. 全文引用しない奴はダメだ派）

　「メールを返信するときに、相手の文章を引用するか？」という話です。
　私見ですが、最近「全文引用派」の人が増えているように感じます。

　私は、短ければそのままのこともありますが、長い場合はカットするように
　しています。２回以上くり返す引用部はカットしてしまうことが多いです。

　その理由の１つは、見た目の問題です。

　ちょっと微妙なレベルの話ですが、メールが長文になると、開いたときに、
　縦スクロールバーのつまむところ（長方形）が、縦に短くなります。ここが
　すごく短いと、「うわ、長文だ・・・」と、一瞬読むのを躊躇します（笑）
　（何回か引用をくり返して、『> 』が何重にも重なると、改行が追加されて
　　すごく長くなってしまうことがありますよね・・・）

　あと２つの理由があります。

　□　２回以上前の引用箇所を参照することは、あまりない

　　何回も前の引用箇所を参照することは、あまりありませんし、
　　もしそれが多いようなら、仕事のやり方に少し問題があると
　　思います。

　　毎回のやり取りで決めるべきことを決めていれば、何回も前の内容を
　　参照する必要が生じることは少ないはずなんですよね。
　

　□　進行中の仕事に関するメールは、保存してある（削除しない）ので、
　　　必要なときには参照できる

　　進行中の仕事に関するメールは削除すべきではありません。余程の
　　ことがない限り、「言った、言わない」のトラブルになることはないで
　　しょうけど、念のためです。

　　保存してあれば、メールソフトで「送信者」でソートすれば、やり取りの
　　推移がわかります。こちらのほうが日時等の経過も把握しやすいですし、
　　「事実の確認」という意味でも確実ではないでしょうか。

基本的に、「全文引用」するしないは、個人の自由ですし、全文引用する人
を責めるつもりもまったくありません。

しかし、私としては長いのはカットしますし、「カットしちゃいけない」なんて
マナーが一般化するのだけは避けたいと思います。

長くなってしまったので、あとは簡単に。

・HTMLメールは悪だ派 (vs. 気にしない派)

　仕事関係でHTMLメールを見ることは、この数年無いですね。
　少なくともビジネス上は、このままでいてほしいです。

　そもそも、ブログを書いている人でもなければ、HTMLを編集する
　習慣ってあまりないものです。メールソフト上で編集するスキルを身に
　つけても、他に応用できませんし・・・。

　添付ファイル（またはアップしたファイルのＵＲＬ）でやり取りする
　スタイルは、これからも変わらないのではないでしょうか。

・To:ヘッダの中で相手の名前を呼び捨てにするのは失礼だ派

　これ、意外に気づいていない人が多いと思います。私は15年間
　Ｅメールを使っていますが、意識したのは２年ほど前でした。

　相手が送信するメールには、メールアドレスとともに「○○太郎」のような、
　（メールソフトに設定してある）名前が入っています。

　このメールを返信すると、メールアドレス欄（本文でなく）にメールアドレスと
　ともに、「○○太郎」と、相手の名前が敬称略（呼び捨て）で表記されます。

　・・・　これってどうなの？　　という話です。

　メールソフトを普通に使えば、そうなるようになっていますから、「別に
　いいんじゃない」という考えもあると思います。

　しかし、普段のマナーと比べると、どうでしょうか？

　・　たとえば、結婚式の招待状の返信ハガキに　「ご芳名」　とあれば、
　　　「ご芳」の部分を抹消する線を引いたりしますよね。

　・　あるいは、返信用のハガキや封筒に　「○○行き」　となっていたら、
　　　「行き」を消して、「様」や「御中」をつけたりします。

　そういった一般のマナーに比べて、「Ｅメールだから敬称略のままでいい」
　というのは、さすがに不自然な気がしませんか？

　・・といいながら、10年以上「様」無しメールを打ち続けてきた私ですが・・（汗）、
　一昨年くらいから、「様」（相手によって「御中」）をつけるようにしています。
　メールソフトによって違うかもしれませんが、１クリックして「様」と打つ
　だけですから、慣れれば３秒もあればできることです。

　　※　困ったことに、アドレス帳に「様」つきで登録してあっても、返信時
　　　　には、元メールの情報をそのまま引き継ぐメールソフトが多いですね。
　　　　メールアドレスが同じなら、相手メールの署名ではなく、アドレス帳の
　　　　名前で送れるように設定できるといいのですが・・・。

別に、「敬称略」のメールを受け取っても失礼とは思っていませんし・・・、
「こだわり」に近いものかもしれませんけどね。
ちゃんとしたほうが、（自分の）気分的にいいように感じます。

他にも、メール関係では、マナーに類することでいろいろありそうですね。

気になること、こだわっていることなど、教えて頂けると幸いです。

今日の記事作成時間は８０分でした。

では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55 │Comments(0) │TrackBack(0)