大量のｃｃメールを素早く処理するために

こんにちは。水口です。

今日は、昨日の続きで「Ｅメール」の話です。


■　「Ｔｏ：」ヘッダの中が敬称略（呼び捨て）でいい場合、ダメな場合

昨日の記事のなかで、メールの「Ｔｏ：」ヘッダの部分（宛先表示の部分）は
呼び捨てでもいいのかどうか？　という話をしました。

これが、少し言葉足らずだったかもしれません。


ちなみに、私は基本的に「様を付ける派」なのですが・・・、
たとえば、相手が社内の人の場合、「様」は省略しても構わないとも
思います。特に「cc」欄などに大量のアドレスがある場合など・・・（汗）

特に、社内の人がネットやメールに対してそれなりに精通している場合、
敬称略でも気にしない人がほとんどと思います。
（もともとそういうものだと思っているので）


この「様をつける？／つけない？」問題は、相手にもよりますね。

たとえば、パソコンやネットにまだそれほど馴染みのない人に送る場合、
「様」付きのほうが安心だと思います。基本的に、社外の場合は付けておく
ほうがいいのではないでしょうか。


もう１つ、昨日書いていなかったことがありました。

私の場合、「様」付きが基本ですが、これには例外もあります。

　・メールアドレスのみで名前がない場合
　・名前がアルファベット表記の場合

には「様」はつけません。たとえば、「Kazuhiko Mizuguchi 様」　というのは
変ですし、「Mr.」をつけるのも何だか妙な感じがするので・・・。

要するに、「漢字表記で敬称略」という表記の仕方は違和感があるので
敬称をつける、いうことになります。


■　メールのタイトルのつけ方

メールのタイトルのつけ方は、「内容がわかりやすいように」というのが基本だと
思いますが、皆様はどうされているでしょうか。

私の場合（誰から教わったかは忘れてしまいましたが・・・）、タイトルに自分の
名前（または社名）を入れるようにしています。タイトルだけを見ても、何の
メールかわかってもらいやすいようにということです。


これは検証をしたことはありませんが、メールのタイトルは目立つようにしておく
ほうが、早く返信してもらえるような気はします。

たとえば、内容を表す言葉の前に、「【水口です】 」と入れることが多いです。

このときに、【　】　（すみつきカッコ）を使うのがこだわりです。普通のカッコより
も多少目出つというだけのことですが・・・（笑）


■　大量のｃｃメールをさばく

話は変わって・・・、ある程度大きい組織の中にいると、ｃｃで送られてくるメール
の数が多くて困ることもあります。

私の場合、現在はそんなことはありませんが、前の仕事では、（多い日は）１日に
数十通のｃｃメールや、社内メーリングリストのメールが来ることもありました。

現在はｃｃメールは少なくなりましたが、その代わりにメールマガジンなどが
増えました。「目を通すだけメール」があるという状況はあまり変わっていない
かもしれません。

そして、こういうメールは、１つずつを開いたり閉じたりするのも面倒です。
この対策として、「プレビューウィンドウ」を使いながらメールを見ていくように
しています。

※　プレビューウィンドウというのは、ウィンドウを縦２つに分割して、メール件名
　　の一覧表示と、選択したメール本文の内容表示を同時に表示させる機能
　　のことです。


特に、「目を通すだけでいいｃｃメール」　が多い環境では、このやり方はとても
効率的です。さらにカーソルキーと（マウスの）スクロールホイールをうまく使え
ば、大量のメールに本当に素早く目を通すことができます。

※　一切クリックしないで、次々メールを見ていけるという方法です。
　　（これは「時間管理基礎講座Ｃ」の中でも少し実演しました）



こういうスピード処理が当たり前になってくると、Ｗｅｂメールを使う気はしません。
件名をクリックしないと中身が見えない（しかも反応が少し遅い）ですから。

というわけで、私はこれからもメールソフトを使います。普段使いのメール
アドレスとして純粋に作業効率を追求するには、そのほうがおすすめですよ。

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ちなみに、メールソフトは「ThunderBird」を使っています。

スパムメールの学習機能があまり高くない（特に日本語メール）という
悲しさはあるものの・・・それ以外は気に入っています。


今日の記事作成時間は４５分でした。

では、また明日！

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