メモの「捨て方」「捨てる基準」

こんにちは。水口です。
今日は、「メモ」の話です。


■　「メモの保存・活用法」について

先月、「メモ」の話を少し書きました。
　　　　　　　　　　↓
メモの保存・活用法（2008年版？）


その記事にコメントを頂きました。
　（『』内は引用です）
　
『いつも、メルマガを楽しみにしております。
御著書も購読しました。発見ある書籍で読み返したいと思います。


>「書いた時点での頭の整理」、次に、「再び見て思い出す・再評価
する」というところにも価値があります。そして、その時点でいらないものは捨てて
しまうことも多いです。

このことに最近気づいて、共感したのです。

捨てることで、より重要なポイントを深めることと、気づかなかった次のアイデアが
連鎖するので、アイデアの拡散と、収縮（捨てる）作業は、欠かせないなと。

今までは、書いてそのままでしたので、拡散と収縮を意識しております。

さて、捨てる際にポイントとしている点はなんでしょうか。』


京さん、ありがとうございます。

「拡散」と「収縮」というのは、アイディアを生み出す上で欠かせないプロセスですよね。
また、「捨てる際のポイント」というのは、重要なことを含んでいるように思います。


■　メモの捨て方：　捨てるかどうかの唯一の基準

何かの「アイディア」を思いついた、というのはうれしいものです。しかし、たとえば
それが「新規事業」「新製品」「新サービス」などの、大きな成果を生むとは限りません。
一説によると1000個のアイディアがあれば、そのなかでモノになるのは３つ程度だとか。

1000に３つなので「センミツ」と言われることもあります。
　・・・せんだみつおの略ではありません。（←古いなあ・・・（笑）　）

1000個に３個というと、0.3パーセントです。

この数字、たまたまだと思いますが、正規分布で（平均値±３σ）から外れる比率と
ほぼ同じなのが面白いです。　±３σというのはCpk（工程能力指数）でいうと1.0に
相当し、品質管理で１つの基準となる値です。（←ちょっとマニアックでスミマセン・・）


0.3％というと、「アイディアって、そんなちょっとしか役に立たないのか・・・」と
がっかりする方もいるかもしれませんが、それはあくまでも「これはすごい」という
アイディアについての話です。

「自分の仕事や自分の行動を少し改善するアイディア」というレベルであれば、もっと高い
比率で役に立つものです。少なくとも10個に３個くらいはあるのではないでしょうか。


また、結果に結びつかなかったとしても、「アイディアを書き留める」こと自体が大事です。
「書き留める」ことで、次のアイディアが生まれてくることは少なくありませんし、「書く」こと
は、その場で（そして後でもう一度）、アイディアを自己評価することにつながります。
このプロセスも重要です。



ということを前提として・・・、「捨てる」話です。

メモを「捨てる」というのは、そのメモを再評価（自己評価）するプロセスとして
必要なものだと（私は）考えています。

それとは逆に、「捨てないで、全部取っておけばいいじゃないか？」と思う人もいると
思いますし、それも１つの考え方として「あり」だとは思います。

しかし、私はせっかく保存するのなら、ある程度、質を高めたものを保存しておきたい
と考えるほうです。そのほうが、ノイズ（不要な情報）が少なくなり、後で見返す作業が
効率的だからです。


では、「メモを捨てる」かどうかの基準ですが・・・、これはいろいろ考えられます。
「面白いかどうか」「役に立つかどうか」「発展性があるかどうか」　等々ありますが・・・、


一番大事なこと・・・というか、唯一の基準を持つとしたら、それは

　　自分の「行動」に結びつくかどうか

という基準で判断すべきだと思います。


たとえば・・・、

自分の仕事に関連して「あれをやってみよう」「こうしてみよう」という
アイディアがあれば、それは、

　Ａ−即行動に移す　（すぐやる）
　Ｂ−保存する　（いつかやる）
　Ｃ−捨てる　（これはどう考えてもやらないなあ・・・）

のどれかになります。このなかで、

Ａは、早く行動に移すこと。そして、「すぐやる」が、「（もう）やった」 になれば、
そのメモは捨ててしまって構いません（取っておいても構いませんが）。

Ｂは、保存する価値の高いものです。

Ｃの、「これは（どう考えても）やらないなあ・・・」というものについては、
捨ててしまっても構わないと考えます。※

この分類（と、先の「行動に結びつくかどうか」という視点）は、メモを捨てるかどうかの
判断に、多少なりとも役に立つと思います。


※　Ｃのようなアイディアは最初から書かないほうが効率的じゃないか、
　　 と思う人もいるかもしれません。しかし、それは危険な考え方です。
　　 「頭のなかで選別してから書けばいい」と考えてると、「アイディア体質」
　　 から、どんどん遠ざかってしまいます（経験上、そう強く感じます）。

　　 「思いついたことを書きとめる」のは、ちょっと道具類を工夫すれば、
　　 ごくごく短時間でできることです。その手間を惜しむのは、本当の
　　 「効率」志向ではありません（・・・と私は思います）。


■　この「行動」は広めに考えたほうがいい

上記のようなことを考えるためには、「書いたメモをもう一度見る」というプロセスが
大事になってきます。

この「もう一度見る」というプロセスを意識的に行うために、私はノートよりもメモ帳
（特に切り離せるもの）を使うようにしています。

「切り離したメモがたまってくる」→「整理しよう」　という、わかりやすいきっかけに
なるからです。　（マメな人なら、ノートでもいいと思いますが、書いたら書きっぱなし
になるようなら、メモ帳、または「自分メール」などのほうがいいと思います）


そして、選択の基準である、

　　自分の「行動」に結びつくかどうか

というポイントについてもう少しいうと・・・、ここでいう「行動」は、
あまり狭く考えないほうがいいと思います。


たとえば、「今の自分の仕事」「自分の事業」に直接結びつかないものであっても、
「いつかやってみたい」と思うことであれば、その情報（メモ）は残しておけばいいですし、
「誰かに教えてあげたい」「○○さんの仕事に役に立つかも」といったものも、残して
おくといいと思います。

「自分の行動を変える」というのが基準だと言いましたが、その「行動」は「現在の行動」に
限定しない（未来の行動も含める）ほうがいいですし、さらに、「人に教えてあげる」という
のも１つの行動だということです。

こういうメモは、結局、直接の役に立たないこともありますが、一種の「遊び」「余裕」の
ようなものとして、あってもいいと思っています。



私は過去の自分を振り返って思うのですが、会社勤めをしている人は、
自分の「思いつき」「アイディア」に対する貪欲さが足りないと思います。
（自分自身もそうだったと思います）

それは、「下手にアイディアを出すと、自分の仕事が増えてしまう」という
一種の防衛本能（？）かもしれません。しかし、それはとてももったいない
ことです。

これは私の勝手な持論ですが・・・、「目の前の問題を解決する」ことに
対して優秀な人は、ちょっとした「アイディア出し」の習慣を継続すること
によって、さらに広く活躍できる人材になるのではないかと考えています。

そういう意味で、私は、現在の日本の会社の中には、まだまだ「宝」が
埋もれていると思っています。


あなたも、ちょっとした「メモ」をバカにせず、続けてみませんか？

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「アイディアを出す」「発想する」というのは、生産性を高めるためにも
非常に重要なことですし、私のなかで「時間管理」関係の次に大事な
テーマでもあります。

ビジネスパーソンが「アイディア」「発想」の習慣を持つために、何か
できることがあれば・・・とも思うのですが。

・・・ちょっと思いついたことがあるので、早速メモします（笑）


今日の記事作成時間は９４分でした。
では、また明日！

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Comments

失礼します、こんにちは。

コメント返しで、ご返答いただけるものと思っていましたが、記事として取り上げていただき光栄です。

返答は、じっくりと読みまして、また書かせていただきます。

取り急ぎ、お礼まで。

Posted by 京 at 2008年05月05日 20:51

水口です。

京さん、こんにちは。

「メモ」や「アイディア」系の話は「実践することが大事」という意味では
とてもシンプルな話ですが、具体的な方法については奥が深い部分もあります。

・・・というわけで、実は、この記事でもまだ言い足りないことが
あるような気もしています。

ご質問やお考えなどございましたら、またお聞かせください。
よろしくお願い致します。

Posted by 水口和彦 at 2008年05月06日 08:00

記事を拝見しました。

ずばり行動に繋がるかどうか。と、水口先生が端的に述べられており合点がいきました。
私の基準を、包括している視点が嬉しかったです。

メモの道具も、なにを使っていらっしゃるか気になっていましたが、

>私はノートよりもメモ帳
（特に切り離せるもの）を使うようにしています。

とあり、この点も同意見でした。しばらくこちらで行こうと思います。

メモを持ち歩くようになって、一番かわったのはどこでも、考えや整理の書斎になりうる。という点です。
その場その場で書き留めたり、整理できたりと少し余裕ができました。

いずれは、メモ書きが進化してプライベートや仕事上での判断時間が短くなることを目指したいと思います。
そこまでの方法論が複雑でなくあればいいのですが、私でも試行錯誤してみようと思います。

Posted by 京 at 2008年05月07日 00:43

水口です。

京さん、こんばんは。
ありがとうございます。

『メモを持ち歩くようになって、一番かわったのはどこでも、考えや整理の書斎になりうる。と
いう点です。その場その場で書き留めたり、整理できたりと少し余裕ができました。』

とのお言葉、これはまさに私も感じていることです。

たとえば、移動中や外出先で時間が空いたときに、メモで考えをまとめる場合と、
メールを見たり打ったりする場合では、その時間の充実度が違うように実感します。
（もちろん、メールも必要なものですから使うのですが）

メモの仕方、使い方は、私もまだ試行錯誤しているところもあります。
（これって一生試行錯誤するのかもしれませんが・・（笑））

また、メモの話も書いていきますね。

Posted by 水口和彦 at 2008年05月10日 21:27