「複雑な段取り」をラクラクこなすために

こんにちは。水口です。

明後日の日曜日は「時間管理基礎講座」を行います。
（残席少なくなりました・・・あと３席です。かけこみ申込みまだＯＫです）

とはいっても、今日はその話ではなく、
「段取りツール」　「段取り講座」の話です。


■　「複雑な段取り」に対応するための新しいツール


　　「仕事の段取りがうまくいかない」

　　「なかなか段取りが読めない（変更が多い）状況で大変」


と、感じている人はいないでしょうか。

実は、私がいまそんな感じです・・・。いや、「うまくいかない」とまでは
言いませんが、複数の仕事が交錯してややこしくなっています。

というのは、最近、講演や研修の引き合いを頂くことが多くてありがたいの
ですが、こういう対応は、なかなか大変なところもあるんです。


講演や研修を依頼する側にとって、どんな内容で行われるのか、というのは、
やはり不安なものです（だと思います）。ですから、事前に資料を提出して
ほしいというご要望を頂くことが多いです。

また、その会社の現状の問題点や、対象者によって、内容のご要望もいろいろ
あります。

　　　たとえば、「新入社員向け」にしゃべってくださいといわれるときと、
　　　「全国支店長会議」や「全国○○部長会議」でしゃべってくださいと
　　　いわれるときでは、内容はまるっきり別物になります。


そんなふうに、提出する資料を準備したり、講演内容や研修のカリキュラムを
組み替えたりする仕事が発生してきます。

もちろん、こういった作業も、効率化するようにいろいろ工夫はしていますが、
それでも、それなりに時間はかかってしまいます。

また、研修や講演は、最初にお話を受けてから、内容を詰め、実行するまでの
期間がまちまちだったりします（２〜３週間の場合も、半年以上の場合もあります）。

ですから。こちらも、「Ａ社さん向けは、どこまで進んでたっけ？」と混乱しそうに
なることもあったりします。


こんな状況を改善するためには、「手早い段取り」と、「２つの視点」が必要です。

今日はその話です。


■　「手早い段取り」と、「２つの視点」の両立

こういう状況を上手く整理するためには、まず第一に、

　　「段取り」を手早く行うこと

が重要です。

仕事の手順、進め方を考えておくこと。それも、単に「頭の中」で考えるのではなく、
具体的なタスクに分解して、「見える化」しておくことが重要です。

このときに、「過去に行った似ている仕事」　の段取りを、「再利用」するように
すると、少しくらい複雑な段取りでも、サクサク計画することができます。
（進捗管理も楽になります）


ここまでの話は、「段取り」関係の本にもよく出てきます。
しかし、もう１つ、非常に重要なことがあります。それは、

　　「２つの視点」

を持つことです。


「段取り」とは、仕事の手順を組み立てることです。しかし、「手順を組み立てた」
ことで満足していては、うまく実行できないものです。

必要なのは、「段取り」のなかの、個々の「タスク」を、スケジュールのなかに、どう
やって落とし込んでいくかという部分です。


「２つの視点」というのは、短期的な時間管理にも共通するものなのですが、

・　「仕事の流れ（段取り）」をつかむ視点

・　「個々の日付に何をやればいいか」という視点

の２つです。

「個々の日付に何をやればいいか」ということを、早い段階で具体的に展開して
おかないと、どんな完璧な段取りも、実行できなくなることがあります。

私たちは、複数の仕事の段取りを、並行して進めていくことが多いものです。
しかし、自分自身の体は１つしかありません。ですから、単独で見れば余裕でやれ
そうな段取りも、重なってくると仕事量がオーバーして、パンクしてしまいます。

そうならないためには、早めに日程ベースに落とし込まなければいけません。

　※　たとえば、プロジェクトマネジメントでも、「ＷＢＳ」や「ネットワーク図」などの
　　　 「段取り」があり、それを日程ベースに落とし込んだ「ガントチャート」があります。
　　　 それと同じことです。

　　　 ただし、普通の「ガントチャート」は、タスクレベルまでの落とし込みや、
　　　 複数のプロジェクトのタスクを合わせて整理することができません。
　　　 「自分の日程管理」のためには、粗っぽすぎるツールなんです。


■　複雑化した「段取り」に対応するツール

こういった「段取り」は、長期スケジュール（週ごとに区切った管理が便利）と、
短期スケジュール（１週間のなかでタスクのレベルまで見る）を駆使して行うのが
私のスタイルなのですが、段取りが複雑化してくると、この両方の間を埋める
ために、もう１つツールがほしくなってきます。

しかし、むやみにツールを増やすことは、管理の手間を増やすというデメリットも
生みますから、慎重に考えるべきです。特に、中途半端な、いまひとつ使いにくい
ツールを足してしまうと、良くない結果を招いてしまいます。

シンプルで、必要な要素をカバーするツールが理想です。


そんなものは、なかなかあるわけではないので、パソコンを使って、
「徹底的に使いやすいツール（自分用）」を作ってみました。

※　「タスク管理」的なＷｅｂサービスや、「プロジェクトマネジメント」用のツールは、
　　 今回の目的には合致しないので・・・自分で作りました。
　　 （自分で使いながら改善していかないと、いいものにならない気がしたので）


「作る」といっても、Excelを使って作成したものです。普段は、関数だけで「自動
更新するカレンダー」くらいなら作ってしまうのですが、今回はさすがにそれでは
重すぎました・・・ですから、ＶＢＡも組んでいます。

（プログラマーではない私ですが、ＶＢＡは昔使っていたＢＡＳＩＣに似ているので、
　なんとかなりました。Web上に参考資料が多くて感謝！です）


さて、先ほどの「２つの視点」ですが、１つはこれです。


（クリックで少し拡大したものが開きます）

仕事を「タスク」に分解したリストと、「各タスクの所要時間」の表です。
ポイントは、

・　リストの部分が非常に単純なこと（２列の表です）
・　リストはコピー貼り付けが可能なこと

前にやった「似た仕事」の段取りを、コピペして手直しすれば使えるので、
段取りを考えるのが、非常に楽になります。


これが基本で、あとは「実績時間」を記録できるようにしてあります。

　　実績は「開始時刻」「終了時刻」をそれぞれインプットする方式と、
　　（Excelの場合、「Ctrl」キーと「：」で、現在時刻がインプットできますから、
　　これを使うと非常に便利です）

　　もう１つ、その記録ができなかった場合に、後から「所要時間」として
　　インプットする方式のどちらでも使えるようにしてあります。

また、それ以外に、

・　「未了」「完了」のチェックボックス
・　「進捗率（％表示と縦棒グラフ）」
・　「見込みと実際の時間の差（縦棒グラフ）」

などが、自動で表示されるようにしてあります。

しかし、インプットするのは・・・、
計画段階は、「タスク名」と「見込みの所要時間」
実行段階は、「実績時間」　だけです。あとは何もいりません。
（いや、あと「プロジェクト名」は、いりました・・・）


さて、ここまでをやるためのツールなら、他にもあるのですが、「もう１つの視点」
も使えるようにしたのが、今回のミソです。

それがこちら↓



横方向に日付、縦方向に各プロジェクト（アクティビティと呼んでいます）があり、
プロジェクトの番号と、タスクの番号を数字でインプットすれば、内容が表示される
ようになっています。
（薄黄色の部分にインプットすると、文字が自動で表示されます）

「どのタスクをいつやればいいか」ということを考えるために、これが便利なんです。
数字をペチペチ打ち変えながら、最適な段取りを考えるというわけです。
（突発的な依頼などたあった場合の対応も助かります）


また、各日付の「総タスク量（総所要時間）」が計算されるようになっているので、
それぞれの日に、「入れても大丈夫か」ということがわかりやすくなっています。

※　そのために、各プロジェクト以外に、時間を取られるアポイントメントなどが
　　ある場合、その時間をインプットしておくこともできます。
　　（これが上段のほうです）


細かいところは、やはり週間スケジュールを使ったほうがいいのですが、その週間
スケジュールに、どうタスクを当てはめればいいか、ということを試行錯誤するため
には、こういうツールが便利です。


ちなみに、上段の日付の左下が、赤くなったり、オレンジになったりしているのは、
それぞれの日のタスク量（所要時間）に応じて変わるようになっています。
（ヤバくなるほど、「緑→オレンジ→赤」と変わっていきます・・・（笑）　）

※　両方の画面にある青いボタン（のようなもの）は、それぞれのページを、
　　 ワンクリックで行き来するためのリンクです（こういうの、あると便利です）。


使用感は、なかなかのものです。

「スケジュール管理ソフト」を使っているというイメージよりは、まさに「段取り」をして
いるという感じです。紙の上で段取りしていると、複雑になるとごちゃごちゃになって
きますが、それを思う存分考えながら組み立てていける、というイメージです。

また、継続中の「段取り」の進行状態が、１ヶ所にまとまっているので便利ですし、
このプロジェクトと、実際の書類やデータの整理方法をリンクさせておくと、
それもまた非常に便利です。



ただ、これはちょっと「特殊事情」のためのツールかもしれません。少なくとも、
「すべての人におすすめ」というわけではありません。

できるだけ簡単にはしてありますが、それでも多少は手間がかかりますから・・・
まずは普通の時間管理を（「ＫＫＪ」メソッドで）やるだけでも充分だと思います。

実際、私も以前の仕事だったら、このツールは使わないと思います。その仕事は
強烈に忙しいことも多かったのですが、「短期的」な対応（２〜３週間くらい）が
多い仕事だったので、ここまでやる必要がないというわけです。


おすすめなのは・・・今の私と同じく、「長短織り交ぜた段取り」が交錯している人。

また、プロジェクト別の「進捗率」や「所要時間（所用工数）」を算出しなければ
いけない人は、こういう管理をすると便利だと思います。

（「段取り」と「見込み所要時間」が最初にできていれば、あとは完了チェックを
　していけば、進捗率が分かるというわけです。また、実績時間を入れていけば
　進捗率の算出精度もだんだん上がっていきます）

自分の仕事の内容（段取りの長さや数）を見極めて、ツールを選択して
頂ければ、と思います。



ここで、少し告知をさせてください・・・。

こういった、「段取り上級編」の話は、来週（金曜日）の講座で、もっと詳しく
お届けします。「段取り」について、グッと突っ込んだ話をする機会はなかなか
ないので、こういう機会を作りました。

↓こちらです

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　　時間管理講座上級編ー２　（Ｅ講座）
　　　仕事の段取りの「仕組み化」とやる気を引き出す目標設定・実行法
　　 http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080516.php
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　日時：　5／16（金）　19：00〜20：45　 （18:30開場）
　場所：　東京都千代田区神田錦町3‐21　
　　　　　 ちよだプラットフォームスクウェア　506会議室

こちらの講座も（日曜日の「基礎講座」と同様に）

↓こういう感じのテキストを使って行います。


↓こんな感じです（今回はプロジェクターも使いますが）



「段取り」をググッとレベルアップしたい方、
「段取り」で特に困っている、という方におすすめです。

ご参加頂いた方には、先の「Ｅｘｃｅｌ段取りツール」もお試し頂ければと思います。
（Ｗｉｎｄｏｗ上で動作していて、Ｍａｃ上で動くかどうかが不明ですが・・・すみません）


　お申込みは、↓こちらのＵＲＬから　（弊社ＨＰです）

　　 http://www.bizark.co.jp/seminar/seminar20080516.php

　お申込みはお早めに！

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今日の記事作成時間は１０５分でした。
（長かった・・・最後までお読み頂き、ありがとうございます）

では、また明日！

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