「段取り」を活用するための３つの習慣・活用するためのツール

こんにちは。水口です。

今日は、「仕事の段取り」の話です。


■　「段取りを活用する」　３つの習慣

「段取り」という言葉には、いくつか意味がありますが、最も一般的なのは、
「仕事の手順」という意味でしょう。

最近、「段取り」や「仕組み」に関する本が増えてきたりと、「段取り」について
関心が高まっているように感じます。


実際、「段取りを考える習慣」は、仕事の効率化に欠かせないものです。

私もいろいろな「仕事のできる人」を見てきましたが、いわゆる「できる人」は、
そのほとんどが「段取り上手」だったと感じます。


さらに、「段取りを書き出す習慣」は、仕事を確実に行うために、非常に
役に立つものです。これは私自身も実行してみて、大きな意義を感じました。

前の会社で担当したことのある「品質保証」の仕事は、取引先企業への
提出書類がとても多く、しかも正確さも求められる仕事でした。そんな仕事を
効率的に（しかもミスのないように）こなすためには、段取りを考えるだけでなく
「書き出す」ことが重要だと実感したものでした。


ただ、もう１つ、忘れてはいけない大事なことがあります。
それは、「段取りを見ながら仕事をする習慣」です。

これも、非常に役に立つことです。

「段取り」を見ながら仕事をすることで、「次に何をやるか」思い出す必要が
無くなり、迷いなく仕事を進められます。やり方をわかっている仕事であって
も、「見ながら仕事をする」ことの効果は大きいのです。


しかし、この「見ながら仕事をする」という段階には、「落とし穴」があります。

「段取り本」や、「仕組み本」でも、この落とし穴についてあまり言及される
ことがないのですが・・・、実践する上で非常に大事なことなんです。


■　せっかく作っても使われない「段取り」の例１　：　業務マニュアル

先の「段取りを書き出した」ものの筆頭は、「業務マニュアル」です。現在は、
「業務マニュアル」を作成済みだという企業は多いと思います。
（ＩＳＯ９００１の導入とともに「マニュアル」を作った企業が多いと思います）

ところが・・・、その「マニュアル」も、日常的には使われていないということが
多いのではないでしょうか。人は、ある程度仕事を覚えてくると「マニュアル」
に頼らずに仕事をしようとするものです（私もその傾向があります）。

だから、「マニュアル」は最初のうちしか見ない。という状況はよくあります。
しかし、それがミスの原因になる危険性もありますし、もっと困ることに、
「使われないマニュアルはアップデートされない」という問題もあります。


ですから、本来ならば、「立派なマニュアル」よりも、「使い続けられる
マニュアル」であることを目指すべきなのですが・・・。


■　せっかく作っても使われない「段取り」−２　：　チェックリスト
　
業務マニュアルよりも、もっと簡単で、しかも実践的な「段取り」が、
「チェックリスト」です。

マニュアルは、「その仕事を知らない人に教える」ことを想定して書かれて
いるのに対し、「チェックリスト」は、その仕事を覚えた人が、もれ抜けが
ないか確認するために使うものです。

これは実践的ですし、役に立ちます　（特に定型的な業務に役立ちます）。

※　私が過去に作成したチェックリストのなかで、最も役に立ったと感じた
　　 ものは、（これも前職での話ですが）月に１回作成する、非常に複雑な
　　 書類の作成手順を細かくリスト化したものでした。

　　 そのリスト作成のポイントは、５〜10分、あるいはもっと短時間で終わる
　　 作業にまで分解してリスト化したことでした。こうすることによって、短い
　　 スキマ時間も活用して、少しずつ、確実に仕事を進めることができました。


この「チェックリスト」は、ハマるとものすごく役に立ちますし、それ無しには
仕事を進めたくなくなるくらい手放せないものになります。

しかし、そんな「チェックリスト」も、100パーセント万能ではない。というのが
私の実感です。

過去に自分が痛い目にあった仕事や、日頃面倒だと感じている仕事に
対しては、チェックリストを使おうという気になるのですが、特に問題のない
仕事の場合には、「チェックリストを出してチェックを入れる」ことすら、面倒
だと感じたり、そのうち使わなくなってしまったりすることもあるものです。


■　「段取り」を使わなくなる理由

なぜ、そうなってしまうのか・・・　という答は単純です。

「段取り」のツールは、「仕事の手順を指し示してくれる」ツールである反面、
「仕事のやり方を管理する」ためのツールでもあります。

ですから「仕事の手順を指し示してくれる」というメリットが薄い場合には、
それは「管理ツール」としての役割が強くなってきます。


そして、人は「管理」だけのためのツールは、基本的に嫌いなものです。※

ですから、「管理ツール」としての面もあわせ持つ「段取りツール」を
使わなくなる（使いたくない・無くても支障ないと思うようになる）のも、
無理もない話なのです。


※　なかには自分の「管理」が好きな人もいますが、人数比としては
　　 １割にも満たないくらいだと経験上感じています。
　　 真面目な人（堅い人）も多い、某上場企業でもそのくらいなんです。

※　「時間管理」も基本は同じです。「やれたかどうかの管理」をすることが
　　 主目的である「ＴｏＤｏリスト」は、（仕事が順調でないときなどは特に）
　　 見るのも嫌になってしまうものです。

　　 「時間管理ツール」は、管理のためのツールであると同時に、
　　 「プランニングしやすくしてくれる」「記憶を補助してくれる」といった
　　 面でもメリットを実感させてくれなければ、継続できないものです。


■　「段取りツール」の改善

先に述べた、

　「段取りを考える習慣」

　「段取りを書き出す習慣」

　「段取りを見ながら仕事をする習慣」

の３つは、どれも仕事を効率化する上で役に立つものです。

しかし、上に述べたような理由で、３つめの「見ながら仕事をする習慣」は、
なかなか定着しにくいものです。

私自身、「チェックリスト」の効果を知っているくせに、中には使わなくなる
チェックリストが出てくることがあるくらいです。


こういった状況を打破するためには・・・
単なる「マニュアル」や「チェックリスト」の枠を超えて、

「もっと使いたくなるツール」、「もっとメリットの多いツール」で
あることが、「段取りツール」に求められているのです。


■　改善のカギは「ＰＲＩＭＯ」

「段取りツール」をもっと便利に、もっとメリットのあるものにしたい
という試行錯誤を重ねてきて気づいたことがあります。


（この話は、明後日行うセミナーの話の一部ですが、先行して公開します）

そのカギは「ＰＲＩＭＯ」です。


□　Ｐｌａｎ　（計画）　：　具体的な手順・やるべき項目リスト
　　　　　　　　　　　　　　（予想所要時間を入れると時間管理にも効果的）

□　Ｒｅｓｕｌｔｓ　（結果）　：　どこまで実行したか
　　　　　　　　　　　　　　　（やれたかどうかの状況の「見える化」）
　　　　　　　　　　　　　　　（所要時間と関連させれば「進捗率」にもなる）

□　Ｉｎｆｏｍａｔｉｏｎ　（情報）　：　その仕事のやり方の詳細・参考情報
　　　　　　　　　　　　　　　　　　（「業務マニュアル」の内容に近い）

□　Ｍａｔｅｒｉａｌ　（材料）　：　その仕事に使うファイル・フォルダなどの情報
　　　　　　　　　　　　　　　　　　（あるいは使用するサイトへのリンクなど）

□　Ｏｂｊｅｃｔｉｖｅｓ　（目標）　：　その仕事の納期・納入形態・納入方法
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 などの参考情報
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（メールでもらったりすることが多い）


この「ＰＲＩＭＯ」の各要素を一緒にまとめると、「段取りツール」は、
「仕事の道具」として使いやすい、メリットの大きいものになります。

そうすると・・・、段取りツールを積極的に使うようになる。というわけです。

※　ちなみに、これらの要素は思いつきで決めたものではありません。
　　 ５年以上かけた試行錯誤が下地になっています。


これは、次の考え方に基づいています。

・「段取りツール」を、「管理のためのツール」として運用するのではなく、
　「便利な仕事の道具」として使えるようにする。

・そうすると（使うのが習慣になると）、「管理」的なことをついでにやるのも
　苦ではなくなる

この考え方、とても実効性がありますよ。


※ そして、残念ながら、「業務管理」のためとして販売されているシステムには
　　こういう観点はあまり盛り込まれておらず、もっぱら「管理」のためのシステム
　　になっているように思えます。

　　最近、某社の「時間管理用」と銘打ったシステムの説明を読んでいて、
　　頭がクラクラしそうになりました。仕事の進捗管理、工数管理ばかりの
　　システムです。こういうのは管理者には便利ですが、管理のためだけに
　　インプットを強要される人たちには気の毒すぎます・・・。


■　「ＰＲＩＭＯ」を集めろ

では、「理想の段取りツール」があるとすれば、どんなものか？

という質問の答は難しいですが、単なる「管理ツール」に成り下がるのでは
なく、上記の「ＰＲＩＭＯ」と組み合わせるべきだというのは間違いありません。


私が現在構築している「ＰＲＩＭＯ」のツールは、説明すると長くなるのと、
金曜日のセミナーのネタばらしになってしまうので、ここでは紹介できないの
ですが・・・（すみません）。

ＰＲＩＭＯの各要素を（頭のなかも含めて）バラバラの場所に置いていると
いう状況を改善する工夫は、小さなところも含めていろいろあるはずです。

※ 例をあげれば、ある仕事（商品、書類、プログラム等々）の最終の納期や、
　　納品方法、納品する形態などについて確認するために、以前にもらった
　　メールを探す・・・　といった行動は、多くのビジネスパーソンが割と日常的に
　　行っていることだと思います。

　　しかし、そんなことをするよりも、あとで必要になる情報は、「コピー貼り付け」
　　で一ヶ所にまとめておいたほうが、ずっと仕事は効率的になります。

　　貼り付ける場所さえ用意してあれば、「コピーペースト」するのはほんの数秒。
　　あとでメールを探して、必要な情報を見つけるのは、どんなに検索ツールが
　　便利になっても、まあまあ良くて数十秒、悪ければ数分あるいはそれ以上の
　　時間と手間がかかります。


というわけで、

ＰＲＩＭＯ視点で仕事のやり方・段取りツールを改善できるところがあれば、
ちょっとした手間を惜しまず、改善してみてはいかがでしょうか。

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この「ＰＲＩＭＯ」も紹介するセミナーは、日程も迫ってきましたが（金曜日）、
まだ受付できますので、ご興味のある方はどうぞ。↓

（弊社ＨＰ内・セミナー紹介へのリンクです）
時間管理講座上級編−２（Ｅ講座）のご案内

Excelを利用したタイプですが、「段取りツール」もお持ち帰り・・・
いや、ダウンロードできます。


今日の記事作成時間は１０５分でした。
では、また明日！

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Comments

北海道のど田舎在住なので、
なかなかセミナーには参加できませんが、
EXCELを利用した「段取りツール」、
う〜ん、魅力的です、、、、ﾖﾀﾞﾚ

Posted by makoto at 2008年05月21日 01:27