文章や報告書の質を上げるために、「ファイル名」は変える！

こんにちは。水口です。

今週は「パソコンの使い方」週間ということで・・・
今日もパソコン話です。


■　ファイル名を変えて保存する

今日は「ファイルを更新する」場合にどうするか？　という話です。

たとえば、何かの書類（報告書など）を作るために、何回かに分けて
作業したり、長めに時間をかけて作業することがありますよね。

そういう場合に、以前の私は、同じファイル名で保存（上書き）を
くり返していました。しかし、今は違うやり方を取っています。


現在は、ある区切りで、ファイル名を変更して保存しています。

たとえば、

　最初のファイル名　：080827○○○○Ver.1.0.ppt
　　　　　　　　　　　　↓
　変更したファイル名：080827○○○○Ver.1.1.ppt

という感じで、バージョンを上げていきます。
（最初の６桁は日付、最後の「.ppt」は拡張子の例です）


これは元々、「何かあったときに前のバージョンに戻せる」ことが目的
だったのですが・・・実際のところ、そういう目的で前のバージョンに
戻すことは、現在はあまりありません。
（今は「ファイルが壊れる」こともほとんどありませんし）


しかし、こうやって変更する前後両方のファイルを保存しておくことは、
私にとって意味のあることなんです。


■　「一度書いてしまったものは消しにくい」心理

文章でもプレゼンでも共通して言えることですが、パソコンで
作業しているときに、

　　「話の流れがいまひとつかな・・・」

と思ったとします。

そこで考え直して、「ここからここまでをカットしようか？」　と
迷い始めることはないでしょうか？　（私は結構あります）


そうやって迷った場合、たいていは思い切ってカットして書き直した
ほうが、良い結果を生むのですが・・・、一度書いたものをカットする
のは抵抗を感じることが多いです。

変に「もったいない」と思ってしまう感じです。（←　貧乏性？　（笑））
特に、パソコンの作業では「一度書いてしまったものは消しにくい」
心理が働くように思います。


■　思い切ってカットするために

しかし、「カットしようか、どうしようか・・・」と悩み続けるのも時間の
ムダです。ですから、そんなときには、先ほどのようにファイル名を
変えて保存することにしています。

　・　カットする前のファイルをそのまま保存
　　　　　　　　　　　　↓
　・　その「いまひとつ」のところをカットする
　　　　　　　　　　　　↓
　・　カット後のファイルを名前を変えて保存

こうすると、「もったいない」心理にとらわれずに、大胆にカットする
ことができます。もし必要になれば、前のファイルを開けばカットする
前の状態で残っていますから。

とはいえ、実際に前のファイルを開くことは、あまりありません。
「カット」してしまった方が、良い結果になることが多いのです。


「じゃあ、保存しておいても意味ないじゃないか？」ということに
なると思うかもしれませんが・・・、ファイル名を変えずに上書き
していく場合、なぜか「思い切ってカット」ができないものなんです。

だまされたと思って、一度お試しください。


■　古いバージョンはどうする？

こういうやり方でファイルを更新していくと、ファイルの数がどんどん
増えていくことがあります。

そうならないためには、古いバージョン（２つ前、３つ前のバージョン）の
ファイルを消してもいいのですが・・・、「このバージョンは消していいか？」
と、いちいち考えるのも手間のかかる話です。

というわけで、私は特に消していません。


ただ、そうやってファイルが多くなり過ぎると、フォルダ内がごちゃごちゃ
してきます。最新版を開いたつもりが、実は旧バージョンだった・・・なんて
ことになってもやっかいです。

というわけで、私の場合、そのフォルダ内に「古いファイル用のフォルダ」を
１つ作り、旧バージョンは全部そこに入れてしまうようにしています。
（こうすると、フォルダ内がごちゃごちゃすることもありません）



特に、長めの文章を書く機会の多い方は、ぜひ試してみてください。
結構いいと思いますよ。文章の質も上がるかもしれません。

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関係ない話ですが、今日の話を書いていて思い出したことを・・・。

私は、書き言葉でも話し言葉でも、「いまひとつ」と同じ意味の言葉の
「イマイチ」を使わないようにしています。
（たまに出てしまうことはありますが、ほとんど使わないクセがついてます）

それはなぜかというと・・・


前の会社で、近くに「今市」（いまいち）という地名があったから・・・
という単純な理由です（栃木県です）。

「今市」から通っている人も多かったので、「イマイチ」と言うと、
一瞬地名と勘違いされることがありました（←嘘のような本当の話）。
それで使わないようにしていたんです。

そういうクセって、なかなか抜けないものですね。不思議なものです。
多分、これからも使わないと思います。


今日の記事作成時間は40分でした。
では、また明日！

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