2008年08月28日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

フォルダ整理はどっちがいい?: 枝分かれを減らす? or 階層数を減らす?


こんにちは。水口です。

今週は、なぜか「パソコン週間」ということで、
今日はフォルダの整理の仕方の話をしようと思います。


■ まず、共有するフォルダと個人持ちのフォルダの違い

パソコンの中のファイルが増えてくると、目的のファイルが探しにくくて・・・
というのは、誰もが経験することではないでしょうか。

私もいろいろ試行錯誤をしました。現在はそれなりに満足いく形で
整理できているのですが、この問題は「永遠の課題」?的なところが
ありますね。


さて、Webや書籍で「フォルダの整理の仕方」について書かれている
ことも多いですし、参考になる情報もあります。

ただ、その情報には2種類あることに気をつけなければいけません。
1つは、「共有するフォルダ」の場合、もう1つは「個人持ちのフォルダ」
の場合です。

「当たり前」のことかもしれませんが、一応念のために・・・。
「共有するフォルダ」と「個人持ちのフォルダ」では、整理方法は基本的に
まったく異なります。


たとえば、共有するパソコンやサーバー、LANハードディスクなどの中の
フォルダは、分類やフォルダ名の付け方を「誰でも分かる」ようにすること
が必要です。フォルダ名の付け方や分類体系が重要になります。

一方、個人持ちのフォルダで、「自分さえ分かればいい」というのであれば、
体系づけた分類にこだわる必要はありません。
(体系づけて整理するのは、手間の割にメリットが小さいです)

この2つをごっちゃにすると、話がややこしくなりますので、今回は
主に「個人持ち」のフォルダの話だと考えてください。



■ 「枝分かれの数」を減らすか? 「階層の数」を減らすか?

パソコンのファイルを、フォルダを作って整理していくときには、
「フォルダ内のフォルダ数」に気をつける必要があります。
「フォルダ内のフォルダ数」が増えすぎると、探しにくくなるからです。

しかし、フォルダ内のフォルダ数を少なくしようとすると・・・今度は
フォルダの階層が増えてきます。目的のファイルにたどり着くまでに、
何階層もフォルダがあると、これも探すのが大変です。

これらは、どちらかを取れば、どちらかを妥協しなければいけない、
トレードオフ(背反)の関係にあります。「どちらが正しい」と言い切れる
ものではありません。自分にとって使いやすい方法を探していくしか
ありません。


これにはいろいろ考え方があり、たとえば、こんな説もあります。

・ 1つのフォルダ内に作るフォルダ数(1つ下の階層のフォルダ数)は、
  7つ前後に抑えた方がいい

フォルダ階層の中で、1つ下の階層に「枝分かれ」する数は少なめの方が
いいという説です。

しかし、こういう「枝分かれ」が少ない(=階層数が多い)整理法は、最初は
いいですが、データが増えてくると使いにくくなる。というのが私の実感です。


  【フォルダは「7つ前後」説に対する疑問(反論?)】

  先の「7つ前後」説は、短期記憶で覚えられる項目(チャンク)の数が7つ
  前後だという説(G.A.ミラーという人が提唱した説:結構有名な話です)を
  元にしているようです。

  しかし、私はこれは「フォルダ」には当てはまらないと思います。自分の
  データフォルダ(たとえば「My Documents」フォルダ)内を探すときには、
  ある程度記憶を頼りに探すものです(自分の本棚の本を探すように)。

  このように「記憶を頼りに」探す過程では、短期記憶だけではなく長期記憶
  も使っています。ですから、短期記憶について言われる「チャンク数は7±2」
  という数字にこだわる必要はなく、数多くても対応できるものです。
  (実際、本棚の本の位置などは、意外に覚えていたりしますよね)
  【おわり】


階層数を少なめに・・・といっても、下の階層への枝分かれの数が、
多すぎても使いにくいですし、「ある程度」 に抑える必要があります。

その「ある程度」がどのくらいかが問題です。私はその数は
自分が「さっと探せる範囲」内で多めにする
のが良いと、経験上感じています。


■ フォルダ名の付け方がポイント

その「さっと探せる範囲」が何個になるかというと・・・、
それはフォルダ名の付け方とも関連してきます。

フォルダ名の付け方が悪いと20個程度のフォルダでも、探しにくいと
感じたりしますが、名前の付け方が良ければ30個以上のフォルダが
あっても目的のフォルダをすぐ見つけられます。

(もっと多くても大丈夫な場合もありますが、あまり増えすぎると
 スクロールするのが面倒になってきます・・・)


どんな名前の付け方がいいか?というのは、「センス」の問題でもあり、
一言では言えないような気もします。私も工夫はしていますが、名前の
「センス」に自信があるわけではありません・・・(汗)

ですが、すぐ使える「便利な技」もありますので紹介しておきます。


□ いつ頃のファイルか分かるように、日付を入れる

たとえば、「案件ごと」のデータフォルダなどは、フォルダ名の先頭に
日付を入れるのがおすすめです。

  私は6桁(例:2008年8月28日 → 080828)の数字を
  半角で入れています。

ポイントはフォルダ名の先頭に入れることです。こうすると「名前」で
並び替えたときに、日付順になってくれます。

※ この方が「更新日時」で並び替えるよりも使いやすいと思います。
  (中のファイルを更新しても順番が変わることがないのがいいです)


□ 先頭に記号を付ける

日付を入れていないフォルダもありますので、そういうフォルダの中には
先頭に記号を入れているものもあります。

たとえば、全角の「※」などをよく使います。

こうすると、「名前」で並び替えたときに、まず「※」付きのフォルダが並び、
その後に「※」無しのフォルダが並びますから、見やすくなります。


□ 極端に短いフォルダ名は避ける

極端に短いフォルダ名は、見つけにくいことがあるので、
なるべく避けています。


■ 探し方のポイント

探し方にも1つポイントがあるような気がしますので、ついでに・・・。

□ フォルダについては「並べ替え(ソート)」を変えない

フォルダを探すときには、記憶の力をある程度借りています。そのせいか、
「並べ替え(ソート)」は、いつも同じにした方が探しやすいように感じます。
(私の場合「名前」順にしています)

位置を固定する(並べ替えをしない)方が探しやすくなるのは、本棚の本と
同じですね。使っているうちに「大体このへん」と、(ビジュアルで)記憶して
しまうものですから、その記憶を活かせばいいわけです。

※ これは「フォルダ」そのものよりもアクセス頻度が低い
  「ファイル名」についてはあまり当てはまらないように思います。
   (多分、記憶するところまでいかないのだと思います)
   ファイルを探すときは、「更新日時」の並べ替えもよく使います。



今回紹介した方法は、基本的に「自分だけが使うフォルダ」を対象にした
ものです。この方法で整理したものが、他の人は探しやすいとは限りません
ので、ご注意ください。

他の人がアクセスするフォルダについては、体系立てた分類を決めて
整理していくしかありません。もれ・ダブりのない分類体系が理想ですが、
仕事の内容とも関わってくる話なので、一概にこうすればいいとは言い
にくいものです・・・。実際、これは結構難しいと思います。



今日の記事作成時間は68分でした。
では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

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