「ムダな仕事を無くす行動」のための２つの分類法

こんにちは。水口です。

昨日は、ある調査に関連して、「ムダな仕事が多いと感じている人が多い」
という話をしましたので、今日は「ムダな仕事」について、もう少し
突っ込んだ話をしようかと思ったのですが・・・


■　「ムダな仕事」はいろいろありすぎる？

「ムダな仕事」と一口に言っても、いろいろあるものです。

社内の仕事の仕組みや、組織の体質などにもよりますが、自分の周りの
「ムダな仕事」の例を考えてみると、２つや３つ、あるいはそれ以上の例を
すぐにあげられる人は多いのではないでしょうか。


たとえば、「ムダな仕事」のランキングで必ず上位に食い込んでくるのは、
「ムダな会議」や「長すぎる会議」です。

他には、社内の仕組み・システム上のムダもあります。たとえば、パソコン
で処理すれば速いのに、手書きで書かなければいけない書類や、逆に
紙の書類を手打ちでパソコンに入力しなければいけない仕事などです。

さらに、「上司」をムダな仕事の原因としてあげる人も多いです。
思いつきで部下に仕事をやらせて、結局それが全部ムダになったり、
上司が決断してくれないことで、ムダに時間が過ぎてしまったり・・・。
また、上司がパソコンを使えないために発生するムダもあります。


「ムダな仕事」は、他にもいろいろありすぎて困るくらいです・・・（笑）


■　「ムダな仕事」を無くすためには？

「ムダな仕事」に多種多様なものがあるように、「ムダな仕事」を無くす
ための方策もいろいろあるわけですが、その基本は、

　　□　ムダな仕事に気づく
　　　　　　　↓
　　□　ムダな仕事を無くそうと決意する
　　　　　　　↓
　　□　改善する

というステップになります。これは「当たり前」すぎるでしょうか？
でも、ちょっと考えてみる価値があるかもしれません。

ここでこのステップを示したのは、それぞれのステップごとにハードルが
あるからなんです。


■　ムダな仕事に気づくかどうか？

「ムダな仕事に気づく」ことは、簡単なようで、難しい部分もあります。

というのは、人は普段「当たり前」にやっていることの中にあるムダには
気づきにくいものだからです。

「会議のせいで」、「上司のせいで」、「会社の仕組みのせいで」起こる
ムダについては、普段から嫌でも意識させられますし、そういうムダを
減らすことは必要です。


しかし、それ以外にもムダは必ずあるはずです。特に、自分がついつい
やってしまうことについてのムダは、なかなか意識できないこともあります。

たとえば、遅れている仕事を納期に間に合わせようと、あれこれ手を打ち、
なんとか間に合わせた！という状況があったとします。

私も経験ありますが、こんなときには、「がんばったな、俺。」的な達成感を
感じるものです。しかし、よくよく考えてみれば、もっと早くから始めておけば、
スムーズに無理なくできたはずの仕事なのに・・・結果的に余分な手間が
かかってしまっていることが多いものです。

私も経験したこととして厳しめに言うと、これは自分がムダな仕事を作って
しまっているということです。こういうムダは、自分ではあまり自覚しにくい
ものですし、そのときは自覚しても、なかなか改善できないこともあります。


つまり・・・、同じ「ムダな仕事」の中にも、

　　　ふだん意識している「ムダな仕事」
　　　　　・自分以外が原因のものが多い

　　　ふだんあまり意識しない「ムダな仕事」
　　　　　・自分が作ってしまっているもの
　　　　　・会社や業界の慣習として定着してしまっているもの　が多い

の２種類があるということです。前者のムダに対して文句を言うばかりでは
なく、後者のムダについても考えてみる機会は必要です。


■　ムダな仕事を無くそうと決意するかどうか？

上記の

　　□　ムダな仕事に気づく
　　　　　　　↓
　　□　ムダな仕事を無くそうと決意する
　　　　　　　↓
　　□　改善する

というステップの２番目の「ムダな仕事を無くそうと決意する」ことも、
場合によって難しい問題を含んでいます。

たとえば、会社全体の仕組みを変えるとなると、自分の力だけではどうにも
ならないことが多いですし、上司に言っても同じかもしれません。それなら、
変えられるところから変えていくようにした方が、現実的なわけです。

つまり、同じ「ムダな仕事」の中にも、

　　　自分でコントロールできる（減らせる）「ムダな仕事」

　　　コントロールできない「ムダな仕事」

の２種類があるわけです。同じ労力をかけるなら、前者に力を入れた方が
いいですよね。


ただし、この場合によくありがちなのが、「変えられない」という思い込みです。

「うちの課の仕組みとして決まっているから」
「昔からこうやっているみたいだから」

・・・のように、「変えられない」「コントロールできない」と思い込んでいるものも
あるかもしれません。

たとえば、上司に相談してみるだけで解決する事象もあるかもしれませんし、
先輩に相談したら、うまい裏技を教えてもらえるかもしれません。あるいは、
取引先にダメもとで要望してみる等々、聞いてみないと、やってみないと
わからないものも多いはずです。


　　　自分でコントロールできる（減らせる）「ムダな仕事」

　　　コントロールできない「ムダな仕事」

つまり、この枠組みは、必ずしも絶対的なものではなく、自分の思い込みも
ありますし、実際には、やり方しだいで変えられる場合もあるということです。

思い切って行動してみても、変わらないこともありますが、ときには変わる
こともありますから、最初からあきらめるのは損です。
（経験上、本当にそう思います）


この２つの枠組みを考えると、


　　□　ムダな仕事に気づく
　　　　　　　↓
　　□　ムダな仕事を無くそうと決意する
　　　　　　　↓
　　□　改善する


このステップが、ちょっと違ったものに見えてくるのではないでしょうか？



・・・「ムダな仕事」については、まだまだ考えるべきところがあるような
　　気がしますが、今日はこのへんで。

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今日の記事作成時間は５９分でした。

では、また明日！

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