2008年09月13日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

ご質問と回答:「予定通りに終わらなかったタスクはどうする?」


こんにちは。水口です。

今週は「タスク管理」週間として、タスク管理にまつわることがらを
取り上げています。今日は、昨日に続いてタスク管理に関する
ご質問と回答を紹介します。


■ その日に完了できなかったタスクはどうする?

今日のご質問は、株式会社アイ・イーシーさんに提供している通信教材の
受講者の方から頂いたご質問です。

※ 株式会社アイ・イーシー(旧社名 産業教育センター)
   通信教育プログラムの↓この講座を執筆しました(昨年開講です)
   なぜか仕事のスピードが上がる 創意工夫の時間活用術


□ 頂いたご質問

ご質問は、

  (その日に)予定していたタスクが終わらせられなかった場合、
  翌日のタスク欄にまた記入していく形でよいでしょうか?

という意味のご質問でした。


私がお勧めしている時間管理術は、タスクを記入する時点で実行日ごとに
分けて(割り振って)記入していくところに特徴があります。
(タスクの「期限」ではなく、「実行する日」に書くのがポイントです)

そのタスクが終わらなかった場合、どうするかという話です。


□ 私の回答

このご質問に対する回答は、この通信講座だけでなく、私の本を読んで頂いた
方の参考にもなると思います。以下、回答文を載せておきます。

――――――――――――――――――――――――――――――――――
(以下 回答です)

確かに、新しい業務など、不慣れなタスクの場合は予定したタスクが
その日に終わらない場合もあります。これは、経験を積むにしたがって
予測の精度が高まってきます。しかし、それ以外にも、緊急なタスクが
発生した場合には、予定したタスクが終わらないことがあります。


こういった場合、2つの対応方法があります。


1つは、未完了のタスクを翌日(のタスク欄)に転記する方法です。

これがもっとも分かりやすい方法です。タスクの内容をあらためて書き直す
のが面倒な場合は、翌日の欄にチェックボックスだけを書き、タスクから
新しいチェックボックスに矢印を引っ張ってつないでおいても構いません。


もう1つの対応方法として、タスクの記述はそのままにしておき、チェック
されていない状態のまま置いておく方法もあります。

タスクの完了チェック(レ点を打つこと)が確実になされていれば、前日の
タスク欄に残ったままにしても構いません。こうすると、そのタスクが当初
の予定よりも遅れていることがはっきりしますから、それを優先して実行
していけばいいのです。


緊急の予定変更があった場合など、やり残したタスクが出てしまうことは、
完全に避けられるものではありません。実行できなかったタスクは、翌日
以降に取り返していければ構いませんし、もし、取り返すことが難しいよう
であれば、あらためて各タスクやアポイントメントを実行するかどうか、実行
日を変えるかどうかを考えてみてください。

(回答おわり)
――――――――――――――――――――――――――――――――――


タスクを実行日ごとに割り振っていくことは、「仕事量を平準化する」という
意味でも有用なことです。しかし、突発の仕事があったりすると、必ずしも
毎日予定通りに進むとは限りません。

そんな場合には、(タスクの期限までに余裕があることが前提として)
タスクの実行が1日遅れることがあっても構いません。


逆に、当日発生する仕事(突発の仕事やメール等の日常業務)が少ない
日もあるでしょうから、そういう日に予定したタスクが終わってしまったら、
翌日のタスクも前倒しで実行してしまってください。


計画段階では、

・ 実行日ごとに仕事を割り振る
  (仕事量を平準化する=仕事量を均す)

実行段階では、

・ 当日の状況に応じて、タスクが遅れることもあるが、
  逆に前倒しで(先取りして)進めることもある
  (タスク量をもう一度調整しながら進めても良い)

ということです。

もちろん、タスクは予定した当日にやれる方がいいのですが、突発の仕事
に対応する余地も必要です。ある程度調整しながら進めて構いません。


※ このときには・・・

・ タスクの完了・未完了の区別ははっきりさせておく
・ タスクの期限を考えて調整する

ということが必要です。



「実行日をずらしてもいいなら、最初から実行日を決めなくていいのでは?」
という疑問も持つ方もいるかもしれませんが、実行日を決めずに行なうのと、
決めるのでは、大きな違いがあります。

なぜか・・・という説明は長くなるので控えますが、実際に試してみて頂くと、
数日〜1週間も経たないうちに実感できると思います。まだの方は、ぜひ
試してみてください。



今日の記事作成時間は40分でした。
(回答文は別です)

では、また明日!


このエントリーを含むはてなブックマークこのエントリーをはてなにブックマーク
Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

時間管理術研究所の無料メールマガジンで
モチベーションアップしてみませんか?
メールアドレスを入力すれば登録できます! → 
バックナンバーはこちら
Copyright (c) 2005-2014 BizARK Inc. All rights reserved.
この記事へのトラックバックURL
(参照リンクの無いトラックバックは受け付けておりません)
http://trackback.blogsys.jp/livedoor/k_minakuchi/51733652
 

※ スパムコメントがあまりに多いため「http://」は使用不可の設定にしています。
  URLをご紹介頂く場合は「http://」を省くか全角文字を使用して頂けますと
  幸いです。