2008年09月14日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

ご質問と回答:「自分のペースで仕事ができない場合はどうする?」


こんにちは。水口です。

先週から、「タスク管理」週間として、タスク管理にまつわることがらを
取り上げています。今日は、昨日の続きでタスク管理に関する
ご質問と回答を紹介します。


■ 自分のペースで仕事ができない場合はどうする?

今日のご質問も、昨日と同じく、株式会社アイ・イーシーさんに
提供している通信教材の受講者の方から頂いたご質問です。


□ 頂いたご質問

ご質問は、

  現在、窓口業務がある部署のため、お客様対応をする必要があって、
  自分のペースで仕事ができない。この場合の対応や考え方は?

という意味のご質問でした。


□ 私の回答

以下、回答文を載せておきます。

―――――――――――――――――――――――――――――――――
(以下 回答です)

窓口で対応する仕事と、自分1人で進める仕事の両方をこなさなければ
いけない場合、タスクのペース配分が難しくなります。

窓口業務が多ければ、元々予定したタスクがあまり実行できませんし、
窓口業務が少なければ、予定したタスクが完了しても時間が余ることも
あります。この場合、日によってタスクのために使える時間が変動するのを
前提に考える必要があります。

具体的な対応としては、

・ まず、それぞれのタスクの実行日は、期限に対して充分な余裕を持たせて
  設定してください。

・ その上で、時間が空いたときにタスクを実行していくようにします。

・ 日によって予定したタスクが終わらないこともありますが、逆に時間的に
  余裕のある日も出てくるはずです。

  そこで、タスクが終わらない日には、そのタスクを翌日に回したり、逆に
  余裕がある日は、翌日に予定しているタスクを前倒しで実行してください。

・ このときに、タスクを完了したかどうかのチェック(レ点を打つなど)は、
  しっかり付けておいてください。

このように、日によって実行できるタスクの量が違うとしても、やれる日、
やれない日を平均して、タスクが実行できているようなら、それで構いません。

1週間のスケジュールの中でバランスが取れていれば、それで構わないと考えて
ください。ただし、もし、やれないタスクがたまっていくばかりであれば、タスクの
量を見直すこと(「やらない」と判断する仕事を増やすこと)も必要になってきます。

その日のタスクはその日に実行してしまいたい気持ちは誰にでもありますが、
窓口対応や、突発的な飛び込み仕事が多い人の場合、このように柔軟に
対応することも必要です。

(回答おわり)
―――――――――――――――――――――――――――――――――


こういう状況は、窓口業務に特徴的なものですが、他のデスクワークでも
多少はこれに近い状況があります。

上司に呼ばれたり、電話がかかってきたり・・・という、予定外の仕事は
多かれ少なかれ、誰でもありますよね。それのことです。


このように、「タスクを行なう自分」の稼働時間が変動してしまうなかで、
確実に仕事の期限を達成したければ、稼働時間の変動に耐えられるだけ
の時間的な余裕を持つ必要があります。

ですから、タスクの実行日は期限ギリギリではなく、余裕を持って設定する
ことが必要になってきます。また、新しく仕事を引き受けるときにも、変動
する可能性を踏まえて、納期を交渉する必要があります。

※ もちろん、むやみに余裕を持ちすぎること(=仕事の先延ばし)には
   ならないようにすべきです。


また、窓口対応の多い仕事をしていると、窓口業務が一段落したときに、
ついホッとして、ダレてしまうことになりがちです。
(窓口だけでなく、突発対応の仕事についても同じです)

逆に、空き時間を見つけたら、タスクをやれるものからどんどん実行して
いく積極性を持てるのが理想です。


この理想を実現する一番のコツは、(手帳を使う場合は)手帳のタスク欄
を「見る」ことです。「見て」「タスクを思い出す」ことが、何よりも重要です。

ただし、「忘れずに見なければ」と思っていても、見るのを忘れてしまうのが
人間です。ですから、「見る」ことを意識するよりも、「目に入る」ようにする
のがベストです。

できれば、「手帳は開きっぱなしで置いておく」のがベストです。
それが無理なら、「マメに手帳を開いて見る」ことだけは、外せない
習慣になります。

※ パソコンを使う場合も同じです。できるだけ見る(目に入る)よう
  工夫することがとても重要です。




さて、お気づきの方もいるかもしれませんが、このご質問は、昨日のご
質問とかなり共通点があります。

また、先日書いた↓、「タイムテーブル式のタスク管理」はしない方が良い
という話は、こういう場合の調整のしやすさについての話でした。

「タスクの完全アポ化」をすると、イライラするのはなぜだろう?




今日の記事作成時間は34分でした。
(回答文は別です)

では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

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