2008年09月16日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

会議を定刻通り始めるための「キーワード」 (と、その他の作戦)


こんにちは。水口です。

昨日は「会議をしない会社」の話でしたので、
今日は「会議をする会社」について考えてみましょうか。


■ 会議が定刻通り始まらない!!

「会議をする会社」というのは、当たり前の会社ですが、
その会議が当たり前に始まらないというのはよくある話です・・・。

むしろ、会議のスタート時刻に全員がきっちり揃っている会議の方が少ない、
という会社も多いと思います。5分や10分遅れてくる人がたくさんいると、
会議がなかなかスタートできなくて困るものです。


こういう場合、いったいどうすればいいのか?


・・・といっても、実際のところ、やることは1つしかありません。


それは、単純に「定刻通り始める」ということです。

全員揃っていなくても、時には決裁権限を持つ人が来ていなくても、
例外は作らず、定刻通り始めるしかありません。


なぜかというと・・・

何らかの理由によって、会議が定刻通り始まらないことがあると、出席者の
頭に、「この会議は時間通り始まらない」とインプットされてしまい、次からは
「どうせ時間通り始まらないから・・・」と、ますます遅れて来る人が増えて
しまいます。つまり、一種の悪循環になってしまうわけです。

個人差はありますが、特に「待たされるのは嫌」というタイプの人は、そう
なりがちです。私自身、昔は「遅れて来るのが当たり前の人」になってしまって
いた時期がありますから、その気持ちがわかります。

この悪循環を断ち切るには、単純に「定刻通り始める」ことをくり返していく
ことが、最も有効です。


■ 会議を定刻通り始めるアイディア

会議を始めようか、というときには、ついつい「全員揃ってないから」「○○
さんが来てないから」といって、スタートを遅らせたくなります。そこをぐっと
こらえて、定刻通り始めてしまうべきです。


□ 定刻通り始めるための「キーワード」

そのためには、他の理由をつけずに、

  「定刻になりましたから始めましょう」

と言って始めてしまうのが手っ取り早いです。

「定刻になりましたから」と一言いってから始めると、「もうちょっと待とうよ」と
言う人は案外少ないものです。このキーワードは思った以上に効果的なんです。


その他のやり方として、私が聞いたことのあるものは・・・

□ 締め出し作戦

かなり強引なやり方で私自身はやったことがありませんが、面白い方法を
聞いたことがあります。それが、

  定刻になったら、会議室に鍵をかけてしまう

という方法です。かなり効果があるそうです。(・・・そりゃそうでしょう (汗) )
なかなかできないかもしれませんが、一応参考に。


□ 席順作戦

また、別の話で、

  席の位置を固定しないで、来た順に奥から座る

ということをしている会社もあるそうです。たとえば、社長であろうと、遅れて
来たら、入り口近くの席に座るということです。誰が遅く来たか一目瞭然に
なりますから、「遅れちゃいけない」と思わせる効果はありそうです。


■ 「定刻にスタートしないムダ」を見逃してはいけない

この「会議が定刻通りに始まらない」というのは、考えてみればとてもムダな
ことですし、本来ならば見過ごすべきではありません。

そうアピールしたいときには、数字で考えてみると効果的です。


たとえば、20人が出席する会議が誰か1人のせいで10分遅れたとします。
残りの待たされる人がムダにしてしまう時間を、全員分合わせると、

  10分 × 19人 = 190 分(×1人)

となります。つまり、合計で3時間以上×時給分のムダになります。


「3時間分なら大したことない」と感じるかもしれませんが、これを他の種類の
「ムダな経費」に換算してみると、驚きの結果になるんです。

190分の人件費を「他のムダ」に置き換えてみると、少なめに見積もっても、
これくらい↓に相当します。


・ ムダなコピーで言えば、軽く1000枚分以上


  あるいは、

・ 事務所の照明の電気代で言えば、丸4日間以上つけっぱなし

  (80Wの蛍光灯が50基程度の、結構広い事務所を想定しています)


「会議の10分の遅れ」による人件費の損失を、他の無駄なコストと比較して
みると、こんな数字になるのです。

※ これが信じられない方は、自分の会社の数字を使って計算してみて
   ください。人件費(自分がもらう時給ではなく、会社が支払う人件費)
   を使って計算することに注意してください。


この数字は、「会議を定刻通り始めたがらない人」を説得したい場合に、
使ってみるといいかもしれません。普段、コピーや電気代のことについて
うるさく言う人ほど効果的かもしれませんね。



今日の記事作成時間は79分でした。
では、また明日!


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Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)TrackBack(0)

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