2008年09月16日　　　　

会議を定刻通り始めるための「キーワード」（と、その他の作戦）

こんにちは。水口です。

昨日は「会議をしない会社」の話でしたので、
今日は「会議をする会社」について考えてみましょうか。

■　会議が定刻通り始まらない！！

「会議をする会社」というのは、当たり前の会社ですが、
その会議が当たり前に始まらないというのはよくある話です・・・。

むしろ、会議のスタート時刻に全員がきっちり揃っている会議の方が少ない、
という会社も多いと思います。５分や１０分遅れてくる人がたくさんいると、
会議がなかなかスタートできなくて困るものです。

こういう場合、いったいどうすればいいのか？

・・・といっても、実際のところ、やることは１つしかありません。

それは、単純に「定刻通り始める」ということです。

全員揃っていなくても、時には決裁権限を持つ人が来ていなくても、
例外は作らず、定刻通り始めるしかありません。

なぜかというと・・・

何らかの理由によって、会議が定刻通り始まらないことがあると、出席者の
頭に、「この会議は時間通り始まらない」とインプットされてしまい、次からは
「どうせ時間通り始まらないから・・・」と、ますます遅れて来る人が増えて
しまいます。つまり、一種の悪循環になってしまうわけです。

個人差はありますが、特に「待たされるのは嫌」というタイプの人は、そう
なりがちです。私自身、昔は「遅れて来るのが当たり前の人」になってしまって
いた時期がありますから、その気持ちがわかります。

この悪循環を断ち切るには、単純に「定刻通り始める」ことをくり返していく
ことが、最も有効です。

■　会議を定刻通り始めるアイディア

会議を始めようか、というときには、ついつい「全員揃ってないから」「○○
さんが来てないから」といって、スタートを遅らせたくなります。そこをぐっと
こらえて、定刻通り始めてしまうべきです。

□　定刻通り始めるための「キーワード」

そのためには、他の理由をつけずに、

　　「定刻になりましたから始めましょう」

と言って始めてしまうのが手っ取り早いです。

「定刻になりましたから」と一言いってから始めると、「もうちょっと待とうよ」と
言う人は案外少ないものです。このキーワードは思った以上に効果的なんです。

その他のやり方として、私が聞いたことのあるものは・・・

□　締め出し作戦

かなり強引なやり方で私自身はやったことがありませんが、面白い方法を
聞いたことがあります。それが、

　　定刻になったら、会議室に鍵をかけてしまう

という方法です。かなり効果があるそうです。（・・・そりゃそうでしょう　（汗）　）
なかなかできないかもしれませんが、一応参考に。

□　席順作戦

また、別の話で、

　　席の位置を固定しないで、来た順に奥から座る

ということをしている会社もあるそうです。たとえば、社長であろうと、遅れて
来たら、入り口近くの席に座るということです。誰が遅く来たか一目瞭然に
なりますから、「遅れちゃいけない」と思わせる効果はありそうです。

■　「定刻にスタートしないムダ」を見逃してはいけない

この「会議が定刻通りに始まらない」というのは、考えてみればとてもムダな
ことですし、本来ならば見過ごすべきではありません。

そうアピールしたいときには、数字で考えてみると効果的です。

たとえば、20人が出席する会議が誰か１人のせいで１０分遅れたとします。
残りの待たされる人がムダにしてしまう時間を、全員分合わせると、

　　１０分 × １９人＝１９０　分（×１人）

となります。つまり、合計で３時間以上×時給分のムダになります。

「３時間分なら大したことない」と感じるかもしれませんが、これを他の種類の
「ムダな経費」に換算してみると、驚きの結果になるんです。

１９０分の人件費を「他のムダ」に置き換えてみると、少なめに見積もっても、
これくらい↓に相当します。

・　ムダなコピーで言えば、軽く1000枚分以上

　　あるいは、

・　事務所の照明の電気代で言えば、丸４日間以上つけっぱなし
　　（80Wの蛍光灯が50基程度の、結構広い事務所を想定しています）

「会議の１０分の遅れ」による人件費の損失を、他の無駄なコストと比較して
みると、こんな数字になるのです。

※　これが信じられない方は、自分の会社の数字を使って計算してみて
　　ください。人件費（自分がもらう時給ではなく、会社が支払う人件費）
　　を使って計算することに注意してください。

この数字は、「会議を定刻通り始めたがらない人」を説得したい場合に、
使ってみるといいかもしれません。普段、コピーや電気代のことについて
うるさく言う人ほど効果的かもしれませんね。

今日の記事作成時間は７９分でした。
では、また明日！

Posted by 水口和彦 at 23:55│Comments(0)│TrackBack(0)