2008年09月17日     このエントリーをはてなにブックマークこのエントリーを含むはてなブックマーク

会議でもめなくなる(かもしれない) 「お月見会議」


こんにちは。水口です。

昨日は「会議の始め方」でしたので、今日は「会議の進め方」に
ついて、ちょっと気になっていることを、改めて考えてみます。

ちなみに今日は「時間」とは関係ない話です・・・。


■ 「ホワイトボード」の効用

「会議室にホワイトボードがある」という会社は多いと思います。
ホワイトボードは1台あると便利なものです。

特に、書いたものをプリントアウトできるホワイトボードは便利で重宝します。

会議の中で決まったことをプリントアウト → それを持ち帰ったり、配布したり
という使い方は社内・社外を問わず、よく使います。

※ プリントアウトできない場合は、デジカメで撮影するという手もあります。
   メール添付で配布するなど、これも立派に役に立ちます。


でも、単に議事を記録して配布したいだけなら、ホワイトボードを使わなく
てもいいはずです。誰かが書きとめたものを配布しても構わないわけです。

ところが・・・、実際には、ホワイトボードに書いたものを配布する方が良い
と感じることが多いです。「その場で全員が見た」ものを配布することが
重要な気がします。↓

・ 会議の場で見たそのものを配布すると、後で見るときにも記憶を
  呼び起こしやすい

・ 「全員が見た」「合意した」という前提があるので、受け入れられやすい
  (言った、言わないとかで、もめたりしない)

そんなメリットがあるように思います。もちろん、ホワイトボードに書いたもの
が、ある程度まとまっている(ゴチャゴチャしてない)ことが前提です。


こんな、「会議の後に便利な」ホワイトボードですが・・・
便利なのは「会議の後」だけではないような気がします。


■ ホワイトボードがあると、議論が白熱しても大丈夫?

ホワイトボードの他の効果は・・・

・ まず、その場で議論が整理されやすいこと

・ さらに、書かれたものを見ながら議論を進めるので、
  議論が迷走しにくくなること

といったメリットがあると感じます。


そして、もう1つ、

・ ホワイトボードがあると、個人攻撃になりにくい

というメリットがあるように感じています。


「日本人は議論が苦手」とよく言われますが、その理由の1つは、
「議題に対する議論」と「個人攻撃」がごっちゃになりやすいところに
あると言われます。

実際、私の経験でも、「個人攻撃」ではない(と傍から見て思う)発言に
萎縮してしまう人もいますし、逆に。そこにこだわって逆襲する人もいます。

そんなことがあるので、自分が発言するときも、個人攻撃と取られない
ように気をつかってしまうことがあります。

(と他人事のように言っていますが、私自身もエキサイトすることが
 無かったと言えば嘘になります・・・(汗)。 ※最近はないですよ)


これが、ホワイトボードを見ながら議論すると、違ってきます。

面と向かって言い合いするのではなく、ホワイトボード側を見ることが多く
なり、そのおかげで冷静になれるように感じます。



だいぶ昔に聞いたのですが・・・、日本人には「花見」や「お月見」のように、
(「面と向かい合う」のではなく)「一緒に同じもの(同じ方向)を見る」ことで
共感を深める感性がある、という話を聞いたことがあります。
(「お月見」をする人は今ではあまりいませんが・・・)

それと同じように、同じホワイトボードを見ることで、共感や一体感が
得られる効果があるのではないでしょうか?

「一体感」と言うと、やや大げさですし、単に「面と向かい合うよりはマシ」と
いうだけのことかもしれませんが・・・効果はあるように感じます。


つまり・・・、

  「今日は、もめそうだな・・・」という会議は、
  ホワイトボード無しの部屋で行なってはいけない

ということかもしれませんね。


今まであまり意識したことはありませんでしたが、これは結構当たって
いるような気がします。

もし、もめそうな会議があるときには、気をつけて・・・。



今日の記事作成時間は35分でした。
では、また明日!


このエントリーを含むはてなブックマークこのエントリーをはてなにブックマーク
Posted by 水口和彦 at 23:43│Comments(2)TrackBack(0)

時間管理術研究所の無料メールマガジンで
モチベーションアップしてみませんか?
メールアドレスを入力すれば登録できます! → 
バックナンバーはこちら
Copyright (c) 2005-2014 BizARK Inc. All rights reserved.
この記事へのトラックバックURL
(参照リンクの無いトラックバックは受け付けておりません)
この記事へのコメント
初めまして修行する社員と申します。
ライブドア新米ですので、記事を参考にさせていただいております。
今後とも訪問させていただきますのでよろしくお願いいたします。
Posted by 修行する社員 at 2008年09月18日 00:46
水口です。

修行する社員 さん、はじめまして。
コメントありがとうございます。

今後ともよろしくお願い致します。
Posted by 水口和彦 at 2008年09月18日 07:12
 

※ スパムコメントがあまりに多いため「http://」は使用不可の設定にしています。
  URLをご紹介頂く場合は「http://」を省くか全角文字を使用して頂けますと
  幸いです。